EwiExpert – oprogramowanie i usługi rozliczania kierowców w transporcie
Dopasowujemy różnorodne metody rozliczeń z kierowcami (dniówki, premie) do zasad dokumentowania wynagrodzeń w księgowości i dla kontroli PIP i płac zagranicznych.
Rozliczanie czasu pracy kierowców to wyzwanie, które połączone jest z problemem analizy kosztów firmy transportowej, obliczania zysku ze zleceń czy możliwości pozyskiwania nowych klientów.
Wnioski jakie wyciągamy z codziennej obsługi ponad 1000 firm zatrudniających kierowców w transporcie drogowym, są bardzo podobne:
- częsta zmiana przepisów transportowych i wynagrodzeniowych
- duże skomplikowanie metod wynagrodzeń, które ciężko wyjaśnić kierowcom
- stosowanie skrótów branżowych do negocjacji stawek z kierowcami (dniówki)
- brak doradztwa ze strony firm rozliczających co wymaga dodatkowej pracy
- niezrozumienie potrzeb działu kadr i płac w zakresie przejrzystości dokumentów
Powierzchowne rozumienie przepisów prawnych wywołuje brak poczucia bezpieczeństwa przed ewentualną kontrolą. Każdy właściciel ma w głowie, że taka kontrola PIP lub ITD prędzej czy później się zdarzy i wtedy dobrze byłoby mieć komfort przebiegu takiej weryfikacji.
Czas pracy kierowcy jest skomplikowany – to fakt!
Czas pracy kierowcy nie rozlicza tak łatwo jak pracę w biurze. Różne godziny rozpoczęcia, przerwy drogowe, nagminne przekraczanie norm pracy w dniu czy praca nocna – to wyróżniki branży transportowej.
Co to jest ulga ZUS, 1/3 diety jako ulga na PIT, sanitariaty?
Ulga na ZUS, dwa terminy wypłaty, jak skorygować podstawę do zaliczek na podatek dochodowy – z takimi tematami borykają się teraz kadrowe w firmach transportowych. Jak rozliczać czas pracy kierowcy? Jak obliczyć dietę wirtualną w czasie prowadzenia pojazdu?
Rozliczenie czasu pracy po nowemu wymaga, aby ewidencję czasu pracy kierowcy tworzyć razem z rozliczaniem zadania służbowego realizowanego przez kierowcę poza granicami Polski.
Zmiana w ustawie o czasie pracy kierowców pozwala obliczać podstawy oskładkowania wynagrodzenia wg Pakietu Mobilności na zasadach zbliżonych do pracowników delegowanych. Likwidacja diet zagranicznych (nie można ich wypłacać) powiązana jest z rozliczaniem czasu pracy kierowców na składnikach w 100% nazwanych jako wynagrodzenie. Nie jest to już zwrot kosztów, tylko pełnoprawne wynagrodzenie kierowcy.
Wypłata do 10-tego – nowy (stary) obowiązek
Wynagrodzenie za pracę, za dany miesiąc, np. za maj – musi być wypłacone pracownikowi (kierowcy) najpóźniej 10-tego dnia następnego miesiąca, czyli do 10-tego czerwca. Nie jest zatem formalnie możliwe utrzymanie starej zasady dwóch wypłat:
- podstawa do 10-tego,
- diety do 25-tego.
Zgodnie z przepisami wynagrodzenie (czyli wszystkie pieniądze jakie teraz są wypłacane poza dietami krajowymi) muszą być w dyspozycji pracownika nie później niż 10-tego.
Czy są jakieś sposoby na obejście tego obowiązku? Aby zachować poprzedni system wypłat i przyzwyczajeń? Tak. Wiąże się to ze stosowaniem zaliczek na poczet przyszłego wynagrodzenia i odpowiednie sterowanie zawartością listy płac za dany miesiąc.
Kiedy i jak rozliczyć ulgi ZUS i PIT za dany miesiąc
Księgowanie kosztów przedsiębiorstwa, a rozliczenie diet wirtualnych z podstawą ZUS i PIT za dany miesiąc, to dwie różne sprawy.
Po zmianach Polskiego Ładu, termin rozliczenia składek ZUS i księgowania kosztów wynagrodzeń zostały wydłużone dla jednoosobowych działalności do 20-stego dnia, a dla spółek prawa handlowego – do 15-stego dnia miesiąca.
Natomiast, aby skorzystać z ulgi na ZUS za dany miesiąc, pieniądze, które chcemy skorygować, muszą być wypłacone w terminie zgodnym z listą płac za dany miesiąc, czyli – wypłata musi zostać przekazana pracownikowi do 10-tego.
Radzenie sobie z terminem takiej wypłaty wymaga dopasowania indywidualnych możliwości o zasady naliczania umówionych kwot – dlatego, jeśli masz z tym problem – UMÓW SIĘ NA KONSULTACJE Z NAMI – może dopasujemy jedno ze znanych nam rozwiązań terminowości wypłat.
Wirtualna podróż służbowa – odliczenia ewidencji czasu pracy kierowców
Czas pracy kierowców w transporcie drogowym bazuje na zapisach z tachografu cyfrowego lub wykresówek, a dla pojazdu o DMC < 3,5t korzysta się z zapisów systemu GPS lub ręcznie uzupełnianych zestawień w excelu.
Takie rozliczenie czasu pracy kierowcy wygeneruje kwotę netto (wg dniówek) lub brutto, na którą składa się wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, czasu dyżuru, wyrównanie ryczałtów za nadwyżki pracy.
Oprócz takich obowiązkowych składników mogą się pojawić elementy uznaniowe – np. nagroda. Jej zadaniem jest podwyższenie wynagrodzenia pracownika wg uznania pracodawcy. Stosujemy tą metodę obliczając ustalone indywidualnie wartości dniówki netto czy innych nieformalnych zasad naliczania płac dla kierowcy.
Dla przewozów podlegających delegowaniu – naliczać należy wyrównania do wysokości płac sektorowych w krajach UE. Warto jednak pamiętać, że zasady tzw. „milogów” z 2021 roku od lutego 2022 są inne. Nie podlegają naliczeniom trasy z ładunkami wywożonymi z Polski lub importowanymi do Polski.
Rozliczenie czasu pracy – tańsze i szybsze?
Dlatego może się zdarzyć, że nowa rzeczywistość jest łatwiejsza do rozliczenia niż poprzednie wymogi. Spora część firm w tej sytuacji wraca do pomysłu samodzielnego rozliczania – chcąc zaoszczędzić na kosztach droższej obsługi firmy zewnętrznej.
Ten trend jednak blokuje strach przed niewiedzą, brakiem doświadczenia – dlatego potrwa jeszcze kilka miesięcy przyzwyczajanie swojej branży transportowej do łatwiejszych metod, uproszczenia wynagrodzeń i wtedy powrót do tańszej samodzielności.
Teraz, gdy przewidywany czas trwania usługi rozliczenia kierowcy to ok. 7-20 dni, zdarza się, że pieniądze dla kierowcy są wypłacane zaliczkowo, w sposób oszacowany – bo największym wyzwaniem branży transportowej jest połączenie rozliczonej ewidencji czasu pracy kierowcy z listą płac programów kadrowo-płacowych.
Nagroda A B (C) D – uniwersalny sposób na księgowanie ulgi ZUS i PIT
Analogicznie do elementów listy płac, które dodaje się przy okazji wprowadzania świadczeń np. za pranie odzieży czy pakiety medyczne, podobnie w nowych zasadach dla kierowców, definiuje się składniki:
- „A” – wlicza się do podstawy ZUS / wlicza się do podstawy PIT
- „B” – wlicza się TYLKO do podstawy PIT
- „C” – wlicza się TYLKO do podstawy ZUS
- „D” – zwolnione z ZUS i PIT
W powyższej metodzie chodzi o to, aby systemy płacowe poradziły sobie w sposób uniwersalny z korektą podstawy ZUS i PIT, gdy nie są dostosowane przez producentów do rozliczania kierowców. Dzięki tej metodzie podziału składników wyrównujących większość rozliczeń zgadza się co do 1 grosza.
Nagroda czy sanitariaty?
Standardem z przeszłości, gdy praca kierowcy była opłacana na podstawie dokumentów (umowy, ewidencja czasu pracy) oraz rozliczenia kosztów podróży służbowych, były świadczenia dla kierowcy określane stawką „na rękę” za dzień. Tak, aby te ustalenia były proste do rozliczenia. Od zawsze zatem funkcjonują tzw. „dniówki” np. 350 zł za dzień.
Uwzględniając, że ewidencja czasu pracy kierowców za prowadzenie pojazdu, czynności spedycyjne, pracę w porze nocnej nie jest w stanie wygenerować takich kwot, gdy nie występuje delegowanie (np. w przewozach bilateralnych lub częściowo wyłączonych z delegowania) pojawiła się potrzeba podniesienia wynagrodzeń dla kierowców w zamian z brak diet – udzielanie dodatkowych nagród lub (od sierpnia 2023) wprowadzenie oficjjalnych zwrotów kosztów, tzw. sanitariatów.
Ostatecznie kwota wypłaty dla kierowcy jest wynikiem ustaleń umówionych kwot netto, wyzwaniem jest przeliczenie tego potem na prawnie wymagane kwoty BRUTTO. Tak jak do wystawiania faktur czy bilansów księgowych, tak i do rozliczenia wynagrodzeń kierowców służą specjalistyczne systemy komputerowe. Obliczają one odpowiednio zdarzenia z tachografu, układają w dobie, sprawdzają porę nocną i tworzą dokumentację dla działu płac.
Netto do brutto – pomagamy kadrowym w przygotowaniu listy płac
Dzięki takim mechanizmom – przelew kwoty netto umówione za trasę / dniówkę, można zrobić już nawet 2-go dnia po zakończeniu miesiąca i potem dopiero do takiego przelewu dopasować kwoty brutto.
Jeśli chcesz sprawdzić jak to działa – jak szybko można obliczyć brutto dla ZUS z oczekiwanej kwoty netto – pobierz pełną wersję programu i obliczaj swoich kierowców przez 14 dni bezpłatnie.
Czas pracy kierowcy, czy oczekiwane netto?
Uproszczenie polega na tym, że już mniej ważne jest obliczanie z kart kierowców, a zwracanie uwagi na rodzaj wykonywanej czynności, czas spędzony na stanowisku pracy – ale teraz wszystko i tak załatwia oczekiwana kwota netto, która kompensuje wszelkie dopłaty zagraniczne i wymaga tylko sprawnego i dokładnego wyliczenia odpowiadającej kwoty brutto dla kadrowej.
Czy można prościej = taniej?
Czynności związane z ewidencjonowaniem czasu pracy kierowcy firmy transportowe identyfikują z bardzo skomplikowanymi operacjami – stąd strach przed nieznanym. Ale już po szybkim instruktażu i konfrontacji swoich przemyśleń z ekspertem, który wyjaśni jak wykorzystać przepisy do uproszczenia obowiązków – rozliczenie ewidencji czasu pracy kierowców nie jest trudniejsze niż fakturowanie usług czy pozyskanie zlecenia z giełdy.
Ewidencjonowanie czasu pracy kierowcy wg przepisów Państwowej Inspekcji Pracy jest obowiązkowe zarówno w przewozach regularnych, jak i dla firm stosujących ryczałty za nadgodziny, opcję nieusprawiedliwionych postojów w prowadzeniu pojazdu, czy systemu zadaniowego. Jednak w sytuacji powszechnej cyfryzacji procesów – automatycznych odczytów tachografów, granic zaznaczanych w karcie kierowcy i uproszczonych umów dla kierowców – samodzielne rozliczanie przepisów dotyczących płac kierowców jest dostępne dla każdego, w zdecydowanie korzystniejszych cenach niż obsługa przez firmy zewnętrzne.
