Jak rozwinąć biuro rachunkowe w branży transportowej – wywiad z Eweliną Pierzynowską

Cyfry to księgowa, a księgowa prawdę Ci powie. Dlaczego nasza Księgowa powiedziała TAK branży transportowej?

Młoda, dynamiczna z uśmiechem na twarzy. Czy to może być opis zestresowanej księgowej, zajmującej się transportem? Sporo osób zaprzeczy, bo księgowość w transporcie wywołuje raczej frustrację i niepewność niż uśmiech, ale jednak Ewelina wyspecjalizowała się w swojej profesji i świadczy usługi księgowe właśnie dla branży transportowej. Ewelina Pierzynowska, główna księgowa biura rachunkowego EwiCenter, właścicielka własnej działalności gospodarczej – typowa przedstawicielka branży usług księgowych i kadrowych. Czy jej historia może pomóc innym? Czy inspiruje?

W ciągu roku zwiększyła 4-krotnie swój zespół i potroiła przychody firmy… Zobaczmy jak to się zaczęło.

Czy obawiałaś się założenia własnego biura?

– „Wcześniej, patrząc z perspektywy etatowego pracownika, nigdy nie sądziłam, że właśnie tak potoczy się historia, że dziś będę w tak pięknym miejscu. Tak, obawiałam się i to bardzo. Prawdopodobne każdy, po kilkunastoletniej pracy na etacie, czuje obawy. Obawy, ale i pewien rodzaj radości, ciekawości. Sama decyzja zajęła sporo czasu. Gdy ją podjęłam nie było odwrotu. Wiedziałam tylko, że rozpoczynając nowy etap mam wokół siebie ludzi, którzy pomogą w każdej sytuacji.”

Jakie miałaś obawy?

– „W swoim środowisku byłam kojarzona bardzo długo z poprzednim miejscem pracy. Na dokładkę wszystko utrudniało pojawienie się covid-19. Większość lokalnych firm ograniczała pracę, właściciele mówili o trudnych czasach, firmy zwalniały pracowników, transport został bardzo utrudniony przez obostrzenia, a ja…. otworzyłam działalność! Obawiałam się nie tyle pracy i obowiązków, ale tego, czy będzie z kim i dla kogo pracować? Jak będzie wyglądać współpraca? Czy przetrwam i podołam zmianom? Takie pytania były codziennością. Na początkowym etapie nie sądziłam nawet, że zacznę być odpowiedzialna za inne osoby, a jest to spore wyzwanie.”

Co odróżnia księgowość firmy transportowej od innych branż?

– „Każda z branż ma swoja specyfikę. Inaczej myśli się w kontekście firmy budowlanej, inaczej przy lekarzu, jeszcze inaczej w transporcie. Wyróżnia nas chociażby specyfika pracy kierowcy. Hasło „transport” zapala w większości księgowych ostrzeżenie, że to skomplikowane, bo należy się znać na czasie pracy kierowcy, umieć czytać jego rozliczenia (ciekawy artykuł na ten temat znajdziesz TUTAJ). Owszem, ale znając to można zrozumieć wiele – i pracodawcę i kierowcę.  Transport to również niestandardowe faktury, dokumenty, paragony często w dużych ilościach. Dokumenty, które kierowca dostarcza wracając na bazę niejednokrotnie bardzo późno patrząc na terminy podatkowe. Transport jest również branżą, w której mamy bardzo dużo zmian. Sam rok 2022 jest tego idealnym przykładem. Coś, co było proste i logiczne zostało wywrócone całkowicie. Myślę tutaj o wynagrodzeniach kierowców w transporcie międzynarodowym. Osoby zajmujące się płacami w firmach transportowych musiały nagle umieć dostosować się do nowych realiów, nowego sposobu wyliczania pensji, a księgowe do prawidłowego ujęcia tego w kosztach firmy. Jeszcze rok temu mieliśmy wielką niewiadomą.”

Co jest najtrudniejsze w przypadku prowadzenia księgowości firmy transportowej?

– „Możemy mieć np. 5 firm transportowych wykonujących podobną, albo i taką samą pracę, jeżdżących  w te same rejony UE. Jednak każda z nich ma swoją własną politykę, zasady, specyfikę, każda osoba jest inny i ma inne przekonania. Coś co wydaje się oczywiste w pierwszej firmie i co jest istotne dla drugiej, już takie nie musi być dla trzeciej i kolejnej. Najtrudniejsze to początkowe poznanie firmy, zrozumienie się wzajemne i dostosowanie „szalonego” słownictwa księgowych w rozmowach z właścicielami lub osobami oddelegowanymi do kontaktu z nami. Mówimy te same rzeczy, myślimy o tym samym, jednak inaczej. Nieporozumienia wtedy są pewnikiem.

Niejednokrotnie oczekuje się od nas znajomości typowo transportowych przepisów i regulacji. Padają różne pytania, dotyczące różnych tematów. Miło jest usłyszeć zaskoczenie Klienta, gdy przypadkiem okaże się, że wiemy coś więcej.

Najtrudniejsze to przekazywanie klientowi nieciekawych informacji odnośnie obciążeń podatkowych do zapłaty.”

Czy prowadzenie księgowości dla firmy transportowej jest tożsame z prowadzeniem kadr firmy?

– „Księgowość możemy nazwać w uproszczeniu jednym z działów firmy obok np. działu transportu, czy tzw. spedycji. Kolejnym będzie dział kadr, dodam nawet kadr i płac. Są to działy ściśle zależne i współpracujące ze sobą, gdzie musi być nieustanny przepływ informacji. Księgowość to faktury, dokumenty, to przychód ze sprzedaży, koszty firmy, a finalnie dochód (i podatki do zapłaty – a czemu znowu Pani tak dużo policzyła?). Księgowość to bilanse, sprawozdania finansowe, to należności, które mają do nas spłynąć i zobowiązania, które jesteśmy komuś dłużni. Księgowość zna pojęcia z ustawy o PIT, CIT i  VAT. Brakuje w tej wyliczance właśnie pracowników, naliczania wynagrodzeń, umów o pracę, teczek akt osobowych, naliczonych składek ZUS do zapłaty. Tymi sprawami, jak i wszelkimi przepisami z Kodeksu Pracy zajmuje się dział kadr i płac. Księgowa nie zawsze musi umieć powiedzieć z jakim kodem zawodu zarejestrować pracownika w ZUS, jak wystawić poprawnie świadectwo pracy w momencie zakończenia współpracy z pracownikiem, ile dni urlopu mu przysługuje patrząc na staż pracy, lub jak będzie wysokość wynagrodzenia chorobowego czy urlopowego. Często myślimy, że mając księgową mamy wszystko – tak, jeśli ktoś zna przepisy podatkowe i pracownicze od strony Kodeksu Pracy. Jednak wszystkich przepisów jest ogrom. Osobiście dla mnie to dwa działy, różna tematyka i różne pojęcia.”

Czy obecność partnera biznesowego pomogła w rozpoczęciu i prowadzeniu biura księgowego?

– „Zdecydowanie tak! Do tego momentu byłam malutkim bytem, firmą, która jest i działa, jednak… Czegoś brakowało. Zawsze dominującą branżą w moim przypadku był transport. Nawiązanie współpracy z zespołem EwiCenter dodało wiatru w przysłowiowe żagle. Wspólne połączenie wiedzy i doświadczenia dało rozmowy i dyskusje, często do późnych godzin. To działało i działa nadal pozytywnie. Kiedy mamy gorsze momenty, kiedy coś pójdzie nie po naszej myśli nie zostajemy wtedy z tym sami. Obecnie jest wokół cała masa specjalistów i ekspertów, a w rzeczywistości pozytywnie zakręconych ludzi, którzy potrafią wywołać uśmiech. Nawiązanie współpracy to również nowe możliwości, nowe perspektywy, nowe ścieżki, ale i inny sposób patrzenia i dostrzegania oczekiwań rynku.”

Zobacz relację z Konferencji Transportowej, gdzie Ewelina Pierzynowska zadebiutowała na scenie jako ekspert księgowości i płac w transporcie:

Czy powtórzyłabyś swoją decyzję o działalności?

– „Oczywiście tak. Z jednej strony zastanawiam się dlaczego odważyłam się na ten krok tak późno, a gdzieś w podświadomości wybrzmiewa, że na wszystko przychodzi odpowiednia pora. Przejście z luksusu, jakim jest etat, na własną działalność zawsze będzie wiązać się z ryzykiem i obawami. To nienormowany czas pracy, gdyż zawsze znajdzie się temat warty uwagi i dopracowania. Już szef nie pochwali za efekty, nie udzieli urlopu, nie da podwyżki. Czy tego żałuję, czy tego brakuje? Nie. Ważniejsza obecnie jest dla mnie niezależność na każdej z tych płaszczyzn. Rozpoczynając swoją przygodę miałam świadomość, że czeka mnie ogrom pracy i poświęceń. Teraz stoję po drugiej stronie będąc odpowiedzialnym za pracowników, współpracowników, klientów. Nie ma czasu na momenty zwątpienia.”

Czyli nie taki diabeł straszny jak go malują! – Dziękujemy za tę rozmowę!

Stres przed listą płac kierowcy w Pakiecie Mobilności? ZOBACZ ARTYKUŁ: https://ewiexpert.pl/artykuly/lista-plac-kierowcy-w-transporcie-jakie-skladniki-wyrownujace-w-gore-sa-dopuszczalne/