Jakie składniki wynagrodzenia kierowcy międzynarodowego mogą być wliczone do płacy minimalnej w pakiecie mobilności 2023?
Pakiet mobilności kojarzy się nam z płacami minimalnymi zagranicznymi, ale i z likwidacją delegacji międzynarodowych (zwrot kosztów za noclegi i diety). Zagraniczna płaca minimalna jest z branżą transportową od dawna. Pierwsze zasady tzw. Milog i Loi Macron weszły do obiegu w transporcie międzynarodowym w 2015 roku i wywołały wtedy ogromne emocje.
To nie Pakiet Mobilności zlikwidował diety zagraniczne!
Zapoczątkowane wtedy zasady regulacji oddelegowania kierowców uzyskały w miarę końcowy kształt i weszły w życie 02-02-2022 jako Pakiet Mobilności. Zmiana definicji delegowania, wyłączenie tranzytu i przewozów bilateralnych złagodziły koszty wynikające tzw. płac sektorowych (część transportu polskiego jest wyłączona z delegowania), ale niestety przy okazji polski sejm zmienił definicję podróży służbowej (nowelizacja Ustawy o czasie pracy kierowców).
Czy kierowca w transporcie drogowym może mieć wypłacane diety zagraniczne?
Niestety nie. Kiedyś, wypłacane ryczałty za noclegi i diety zagraniczne w ramach zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowych, były elementem wypłat dla kierowców (oprócz normalnego wynagrodzenia z umowy o pracę), zatem wyrównywały również wymagalną kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę za granicą (w ramach międzynarodowych przewozów drogowych). Diety i noclegi naliczane były z tytułu podróży służbowej na zasadach należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Były to normalne tzw. „delegacje” zagraniczne.
Obecnie nie możemy już wypłacić kierowcy ryczałtów za noclegi zagraniczne, ani diet zagranicznych, gdyż w świetle obecnych przepisów kierowca w transporcie międzynarodowym nie jest w podróży służbowej. Pozostałe składniki wynagrodzenia, które wliczaliśmy do tej pory pozostają bez zmian (dodatki za nadgodziny, dyżur czy pracę w porze nocnej).
Jak rozwiązać problem wypłat w transporcie międzynarodowym?
Po likwidacji diet zagranicznych powstała luka finansowa, czyli jak wypłacać umówione dniówki, kilometrówki kierowcom, skoro nie można tych pieniędzy „ubrać” w diety? Najczęstsze pytania jakie pojawiają się na konsultacjach telefonicznych:
- „Jak wypłacać to, na co się umówiliśmy z kierowcą!?”
- „jak, nie mając składników z tytułu podróży służbowych, wypłacić kierowcy pieniądze?”
- „Jak nazwać ten składnik żeby podczas kontroli nie było problemów i żeby podatkowo się wszystko zgadzało?”
- „Czy dowolny składnik płacy polskiej będzie uznany za część płacy zagranicznej?”
Czyli po prostu – JAK ŻYĆ w transporcie drogowym!
Niektórzy przedsiębiorcy, z braku lepszych pomysłów i wiedzy, wrócili do starych czasów płacenia „pod stołem”, nieoficjalnie, pomijając listy płac i ukrywając składniki przed oskładkowaniem i opodatkowaniem. Skoro nie ma już możliwości wypłaty oficjalnie takich nieoskładkowanych pieniędzy (jako diety), to postanowili płacić je nieoficjalnie.
Warto jest pamiętać, że równocześnie system podatkowy w Polsce zmienia się tak, aby takie praktyki uszczelniać, czyli spowodować nieopłacalnym oszukiwanie systemu. I to jest skuteczne. Polski Ład, opodatkowanie składki zdrowotnej, zmiany w podatku CIT, przepisy o ukrytej dywidendzie, a równocześnie obniżenie podatku dla pracowników – to wszystko ma spowodować, że wypłacanie poza listą płac kierowcy jest droższe, niż oficjalna wypłata i pełne oskładkowanie korzystając z ulg na ZUS i PIT w transporcie międzynarodowym (dla każdego kierowcy realizującego trasy zagraniczne).
Jak obniżyć podstawę wymiaru składek ZUS, co to jest 6935 zł brutto, skąd obniżenie podatku dochodowego?
Z diet wirtualnych. I całkiem na miejscu jest teraz pytanie: „a co to są diety wirtualne?” – to jakieś niby-diety? Wypłacamy je czy liczymy wirtualnie?
Likwidując diety dla kierowców w transporcie międzynarodowym, ustawa o czasie pracy kierowców określiła zasady obliczania podstawę wymiaru składek zus i podstawę podatku dochodowego z uwzględnieniem obniżenia tych elementów o wartość prognozowanych kosztów wyżywienia, gdyby taki kierowca miał ponieść takie koszty. Stąd pojęcie „wirtualne”. Obliczamy „wirtualnie”, technicznie wartość diet, ale ich nie wypłacamy, tylko odpowiednio obniżamy podstawę naliczania składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy.
Co to jest dieta wirtualna?
DIETA WIRTUALNA, to parametr techniczny w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej zagranicznej, służący do obniżenia podstawy wymiaru składek ZUS oraz podstawy opodatkowania. NIE JEST to element do wypłaty!!!
To całe zamieszanie trzeba dodatkowo połączyć z Pakietem Mobilności i wymaganiami płacy minimalnej za granicą. Uwzględniając wyłączenia niektórych odcinków, trzeba sprawdzać polskie przychody kierowców i należności przysługujących kierowcom zagranicznym realizującym podobne trasy.
Niestety każdy kraj europejski ma nieco inne zasady wynagrodzeń – dlatego nie da się wprost porównać składników na listach płac czy rachunkach za pracę jakie występują w zagranicznych firmach. Świadomość tych różnic i brak jakichkolwiek wytycznych do porównywania składników międzynarodowych ze sobą pozwala zastosować ogólne zasady porównywania przychodów ale trzymając się przede wszystkim polskich zasad wynagradzania i obliczania składników list płac.
Skoro polskie składniki nie mają odzwierciedlenia w zagranicznych przepisach płacowych i odwrotnie – porównywać należy na możliwie najwyższym poziomie ogólności, czyli kwoty brutto-brutto, jaką pracodawca przeznacza na wynagrodzenia dla kierowcy, bez względu jaką część wynagrodzenia pobiera skarb państwa, ZUS czy komornik.
Jak porównywać polskie wynagrodzenia i płace sektorowe (zagraniczne)?
Po pierwsze: mechanizmy obliczania elementów polskich wynagrodzeń, trzeba świadomie porównywać z rzeczywistymi wymaganiami stawek zagranicznych, bez względu na to czy nastąpiło obniżenie podstawy ZUS czy nie.
Zróżnicowanie systemów ubezpieczeniowych i podatkowych w krajach UE nie pozostawia wątpliwości, że nie da się tego logicznie powiązać. Wiemy, na podstawie dotychczasowych kontroli, że porównuje się ogólnie wartości kwot, które pracodawca przeznaczył na wynagrodzenia, świadczenia i daniny państwowe w imieniu kierowcy.
Jak połączyć polskie mechanizmy wynagradzania z porównywaniem płac zagranicznych?
Zmiany w przepisach postawiły polskich pracodawców w trudnym położeniu. Teraz oni muszą się dostosować i niejednokrotnie zadają pytanie jak skonstruować umową dla kierowcy, żeby nie popełnić błędu i żeby wypłacone składniki pokryły wyliczenia wynikające z przepisów Pakietu Mobilności.
Świadomość mnogości sposobów tworzenia list płac wymaga odwagi we wskazywaniu, jakie składniki wynikają z wykonywanej pracy oraz realizowania przewozów podlegających pod Pakiet Mobilności. Również warto pamiętać, że powinniśmy porównywać kwoty BRUTTO-BRUTTO z kwotami zagranicznymi, bo to takie wartości są ostatecznie przekazane pracownikowi zatrudnionemu w firmie transportowej.
Jakie zatem mamy składniki wynagrodzenia w Polsce, które będą służyły do porównywania z płacami zagranicznymi?
Składniki polskie wynikające z wyliczenia ewidencji czasu pracy kierowcy
Licząc ewidencje czasu pracy kierowcy mamy różne składniki wynagrodzenia. Są takie które wprost wynikają z umowy:
- wynagrodzenie zasadnicze (z umowy o pracę, niekoniecznie równe minimalnej stawce)
- ryczałt za dyżur (za czas przerw w pracy, oczekiwania, podwójnej załogi)
- ryczałt za pracę w porze nocnej (dodatkowe wynagrodzenie za pracę)
- ryczałt za nadgodziny (oszacowane wynagrodzenie dodatkowe za pracę)
- dodatek za pracę w UE (oszacowany dodatek wyrównujący płace zagraniczne)
Powyższe składniki „budują” kwotę łącznego wynagrodzenia i można je odpowiednio również ukierunkować, np. dodatek w umowie za pracę UE jest dedykowany tylko na godziny pracy wymagające wyższej stawki zagranicznej. Tzn, że np. kwota 2000 zł jest rozliczana tylko z np. 20 godzinami pracy w trasie cross trade między Niemcami a Francją. Co oznacza, że 2000 zł 20 godzin pracy, daje nam konkretne wyrównanie w wysokości 100 zł / h, czyli ok 22 eur/h – a to na pewno spełnia wymóg stawki minimalnej za granicą.
W ten sposób można konstruować umowy tak, aby łatwo spełnić wymogi zagraniczne i jednocześnie być w zgodzie z polskim systemem podatkowym, Kodeksem Pracy i ZUS-em.
Czy wynagrodzenie UE może być częścią polskiej stawki minimalnej 3490 zł / 3600 zł?
Tak.
Z jakich składników tworzymy płacę minimalną w Polsce?
Nie wszystkie składniki wynagrodzenia możemy zaliczyć do minimalnej stawki w Polsce. Reguluje to Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu. Mówi ona czego NIE WOLNO brać pod uwagę przy obliczaniu wymagań stawki minimalnej. Są to:
- wynagrodzenie za nadgodziny
- wynagrodzenie za pracę w porze nocnej
- dodatek stażowy
- odprawa emerytalna
- nagroda jubileuszowa (nie mylić z nagrodami motywacyjnymi)
Zatem, konstruując umowę dla kierowcy mamy bardzo często wykorzystane trzy składniki, które składają się na stawkę minimalną:
- wynagrodzenia zasadnicze (może być 100 zł, 1000 zł, 2500 zł – nie ma żadnego ograniczenia)
- ryczałt za dyżury (powinien być oszacowany na podstawie obliczeń)
- dodatek za pracę w UE (przewidywane wyrównanie do płac w delegowaniu)
Taka struktura umowy pozwala dopasować wysokość składników, podstawy do stawki godzinowej (stawka zasadnicza) do specyfiki pracy kierowcy , np. wyższy ryczałt za dyżur, gdy kierowcy pracują w zespole a mniejsza stawka dopłaty UE, bo kierowcy mają mniej realnej aktywności pracy (młoteczków, jazdy).
Możemy stworzyć umowę gdzie wprowadzimy na wynagrodzenia zasadnicze 1000 PLN, na dyżury 540 PLN i na dodatek za pracę w UE 1950 PLN. Oczywiście wysokość ryczałtów i dodatków za pracę w UE powinno być wartością wynikająco z oszacowania potrzeb, wyliczoną na podstawie ostatniego kwartału, bądź zaplanowaną na podstawie najbliższych zleceń, kontraktów.
Jakie składniki polskie mogą być wliczone do płac zagranicznych?
Dodatkowe składniki wynagrodzenia (oprócz tych podanych powyżej), które mogą się pojawić wynikają z wyliczeń, a nie mamy określonych ryczałtów lub nie wystarczają one na pokrycie wyliczonej pracy, to:
- wyliczone nadgodziny/wyrównanie ryczałtu za nadgodziny
- dyżur/wyrównanie ryczałty za dyżur
- praca w porze nocnej/wyrównanie ryczałtu za prace w porze nocnej
- dopłata do pracy w UE
System płacowy w Polsce ma bardzo dużo dowolności w ustalaniu nazw i typów składników, dlatego ostatnią grupą, która jest bardzo szeroka, posiada niezliczone metody obliczania, przyznawania i argumentowania ich wysokości. Ważne jednak aby stosować je maksymalnie świadomie i znać interakcje między tymi składnikami.
- zasadnicze – wpływa na stawkę godzinową dodatków, dyżurów,
- premia, dopłaty regulaminowe, przepisowe – wpływają na podstawę nadgodzin, wynagrodzenie urlopowe
- regularność nie jest tożsama z wymagalnością – czyli nagroda wypłacana co miesiąc jest regularna, ale jeśli może nie być wypłacona (przyznana uznaniowo) to już nie jest regularna i nie może być elementem roszczeń pracownika (stosowanie nagród wymaga świadomości jej ograniczeń w zapisach w umowie)
- każdy składnik wynagrodzenia jest domyślnie oskładkowany i opodatkowany, chyba, że następuje obniżenie podstawy o diety wirtualne (nie decyduje o tym nazwa składnika, tylko sposób obliczania)
Sposób wyliczenia minimalnego wynagrodzenia za prace za granicą
Wynagrodzenie minimalne wynikające z pakietu mobilności jest wyliczane tylko kierowcą w ramach przewozów kabotażowych i cross-trade. Przewozy bilateralne zostały zwolnione z obliczania dopłat UE.
Rozliczenie wynagrodzenia za pracę za granicą liczymy na podstawie rzeczywistego czasu pracy kierowców w transporcie międzynarodowym. Czyli dokładnie sumujemy czas jazdy i czas pracy. Pozostałe aktywności nie są uwzględniane.
Znając czas jaki kierowca pracował za granicą możemy go pomnożyć przez odpowiednią stawkę i w taki sposób otrzymujemy minimalne wynagrodzenie za pracę w Niemczech/Francji/Austrii/…
Wiele państw Unii Europejskiej określiło minimalną stawkę za godzinę pracy. W Niemczech stawka ta wynosi obecnie 12 EURO, we Francji między 11,27 a 11,88 EURO i jest to uzależnione od kwalifikacji kierowcy i wykonywanych przez niego zadań.
Składniki wchodzące do wynagrodzenia minimalnego UE
Doświadczenie nasze pokazuje, że w wielu krajach umowy mogą być bardzo różne. Przepisy danego kraju definiują różne składniki, które nie są równoznaczne składnikom w innym kraju.
Z tej przyczyny do kontroli nie ma potrzeby przedstawiać informacji szczegółowej o wynagrodzeniu, o tym z jakich pozycji składa się kwota brutto. Wystarczy przedstawić tylko kwotę brutto, w którą wliczamy wszystko co zostało kierowcy wypłacone, czyli to co jest na umowie kierowcy, to co wyrównaliśmy i ewentualną nagrodę, którą przyznaliśmy kierowcy.
