Artykuły

Kto może rozliczać kierowców? – zarabiaj na swojej wiedzy, pracy i konsultacjach dla firm transportowych

Zapotrzebowanie na dobre usługi rozliczania kierowców wzrosło w tym roku o ponad 60%. Część biur rachunkowych przestała obsługiwać firmy transportowe po zmianie przepisów Pakietu Mobilności. Inne dostrzegły w tym swoją szansę na zwiększenie dochodów przez specjalizację pod transport.

Temat nie jest łatwy, ale mając podstawową wiedzę o płacach pracowników potrzebujesz zrozumieć styl pracy kierowców i możesz obliczać płace podobnie jak zwykłego pracownika. Zestawienia z programów komputerowych pozwalają importować gotowe kwoty do listy płac. Trudne pytania od klientów możesz przekierować do nas…

Pozwolenie na rozliczanie czasu pracy kierowców

Co trzeba wiedzieć? Jakie trzeba mieć certyfikaty? Kto może świadczyć komercyjne usługi rozliczania czasu pracy kierowców?

Na rynku brakuje specjalistów od płac, umysłów ścisłych, którzy są w stanie ogarniać tematy obliczania wynagrodzeń kierowców. Redukcje zatrudnienia, tsunami gospodarcze, popyt na usługi księgowe, doradcze, nadzoru nad pracownikami z zagranicy generuje nowe inicjatywy.

Po zmianach przepisów w lutym 2022 dla kierowców zatrudnionych w transporcie drogowym liczba pytań o kursy z rozliczanie czasu pracy kierowców wzrosła z 2-3 w miesiącu do ok 20-25. Tyle osób szuka wiedzy, metod i wsparcia w rozliczaniu wynagrodzeń kierowców.

Faktycznie część z tych zapytań jest od osób, których praca od wielu to „czas pracy kierowców”. Takie osoby szukają wiarygodnych źródeł potwierdzenia swoich pomysłów na usługi wspierające firmy transportowe, bo niestety nie ma od tego szkół ani uczelni.

Tematyka czasu pracy kierowców jest bardzo niejednoznaczna. Slang branży transportowej zupełnie nie pomaga w komunikacji. Czym innym jest „pauza” gdy rozmawiają kierowcy krajowi, a inaczej ten skrót myślowy rozumieją kierowcy międzynarodowi, gdy pytają o „długą pauzę w kabinie”.

Slang branży transportowej i nieporozumienia w komunikacji

Gdy rozmawiamy o pobieraniu danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, to jedni rozumieją to jako „kasowanie pamięci” karty kierowcy i tachografu, a dla bardziej wyuczonych to skopiowanie danych do pliku komputerowego. Dane w karcie kierowcy oraz w tachografie normalnie zostają. Nie da się ich skasować „na żądanie” – muszą być kompletne i wiarygodne dla kontroli drogowej.

Tzw. pliki DDD, to nic innego jak plik komputerowy, który zawiera informacje zapisane wcześniej podczas pracy kierowcy. Zawartość takiego pliku jest szyfrowana, dlatego nie da się go podglądać jak zwykłe zdjęcie czy plik tekstowy. Ale można wykorzystać aplikacje dedykowane, dostępne w internecie oraz na smartfonach. I znowu pojawia się „slang” – DDD to po prostu rozszerzenie pliku: „nazwa_pliku.ddd”. Plik z czasem pracy może mieć rozszerzenie .esm, .dtg, .dtc, ale nie to jest ważne – zawartość pliku jest zawsze zgodna z wymaganiami technicznymi i każdy z takich plików jest akceptowany przez programy do obsługi kierowców.

Na podstawie danych z plików tworzy się ewidencję czasu pracy kierowców, a na jej podstawie oblicza wynagrodzenie za nadgodziny, pracę w nocy czy dyżury. Ewidencja czasu pracy kierowcy jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających czas pracy kierowców wymaganych przepisami. Od 29 maja 2022 dokument ten ma określoną formę i musi zawierać określone dane, które udowadniają kiedy i jak pracował kierowca. Składniki nietypowe wynikają z ustawy o czasie pracy kierowców, ale sporo zależy również od wiedzy i doświadczenia osoby rozliczającej te dane. Większość parametrów ustawionych w programach komputerowych jest powiązana ze specyfiką firmy i w żaden sposób nie wynika z przepisów. Jeśli specjalista używa szablonu do wszystkich firm jakimi się zajmuje, to raczej na pewno część z tych firm ma niedopasowane wyniki i traci. Traci na źle obliczonych podstawach do ZUS, zdublowanych nadgodzinach, których nie ma oraz wywołuje frustracje u kadrowej, która nie wie jak ma czytać taką ewidencję i stworzyć z niej listę płac.

Z czym trzeba się mierzyć przy analizie i rozliczaniu pracy kierowców?

Wielowątkowe powiązania różnych ustaw i rozporządzeń to spore wyzwanie dla prawników, a niestety osoby zatrudnione w firmach transportowych to w większości nie są prawnicy. Potrzeba zrozumienia tych przepisów uaktywnia mechanizmy „radź sobie!”. To oznacza, że każdy trochę po swojemu dostosowuje się do sytuacji i wymyśla swój styl podejścia do przepisów. Każdy robi jak potrafi. Jeśli kadrowa zostaje obarczona obowiązkami rozliczania kierowców wykorzystuje analogie do pracowników zwykłych (produkcyjnych, administracyjnych). Jeśli nie rozumie ewidencji czasu pracy kierowcy, to pomija niektóre składniki lub zalicza je do elementów listy płac, które naliczają podwójne kwoty za nadgodziny.

Ewidencja czasu pracy kierowców” na stronach internetowych raz oznacza zwykły rejestr pracy kierowców z podziałem na dni w miesiącu. W większości przypadków bezużyteczna dla biura rachunkowego czy działu kadr w firmie produkcyjnej. Gdy pomagamy „odkręcać” dokumenty na potrzeby kontroli PIP okazuje się, że nikt nie zapytał kadrowej – jaki wzór dokumentu jest dla niej przydatny. Nieporozumienia ciągną się od wielu lat i nikt już nie pamięta, dlaczego taka metoda liczenia została wybrana, jakie były pierwotne założenia do wynagrodzeń i jak to powinno być wczytane do programu kadrowo-płacowego wg dzisiejszych zasad. Nie ma specjalistów – więc wszyscy robią „jak zawsze” – tylko nikt nie wie jak to ostatecznie powinno być.

Brakuje specjalistów od rozliczania czasu pracy kierowców

Warto wspomnieć, że pracowników wyspecjalizowanych brakuje w każdej branży. Kryzys systemu edukacji, brak szkół zawodowych, technicznych, praktyk – niestety powoduje, że cały ciężar stworzenia zasobów potrzebnych do funkcjonowania przedsiębiorstw spada na samych przedsiębiorców. Ci z kolei, mając milion spraw na głowie, pochopnie zlecają temat „do załatwienia” np. do biura rachunkowego. Takie biuro obsługuje od zawsze „standardowe” firmy, przed 2022 kierowca był zwykłym pracownikiem z umową na 3000-3500 zł brutto i dietami, których nie trzeba było rozliczać na liście płac. Było łatwo.

Jeśli szukasz podstawowej wiedzy o delegacjach kierowców zobacz nagranie webinaru, gdzie wyjaśniamy jak obliczać wyjazdy zagraniczne po 2 lutego 2022.

Teraz – biura obarczone odpowiedzialnością – nie są w stanie dostosować się z dnia na dzień do wymagań i zaproponować dobrej metody liczenia płac kierowcy. Zaczynają szukać pomocy w sprawie dokumentacji pracowniczej (już połowa sukcesu, że im się chce) lub niestety ignorują takie wymogi i działają nadal „po staremu”. Jest listopad 2022, a niektóre firmy nadal wypłacają diety zagraniczne, pomimo, tego, że od 10 miesięcy przepisy na to nie pozwalają.

Kto może rozliczać kierowców i jakie są wymagania?

Każdy. I z jednej strony to jest dobre, a z drugiej to przekleństwo. Bo jak zaufać? Jak znaleźć kogoś kto nie jest przez nikogo weryfikowany kompetencyjnie?

Czy inspektor transportu drogowego ma wystarczające kompetencje do rozliczania płac i księgowości? – Zależy. Bo fundament znajomości przepisów o czasie pracy kierowców jest idealny do dalszego szlifowania w celu tworzenia dokumentacji płacowej. Nauka to druga natura człowieka, więc trzeba się uczyć – sukces przyjdzie sam.

Czy były spedytor da sobie radę z rozliczaniem kierowców w biurze rachunkowym? Tak, ale musi się trochę pouczyć. Biura rachunkowe zna się na ZUS-ach podatkach i płacach – niestety nie mają w większości przypadków wiedzy o pracy kierowców. Zatem można w ten sposób uzupełnić kompetencje w dwie strony przydzielając odpowiednio zadania w procesie rozliczania wynagrodzeń kierowcy. W sprawie dokumentacji pracowniczej i czasu pracy kierowców, takie biuro już całkiem dobrze sobie poradzi.

Czy osoba bez specjalnego wykształcenia może rozliczać kierowców? Tak – bo nie jest potrzebne do tego żadne wykształcenie. Potrzebna jest wiedza i dobrze jak po jakimś czasie przyjdzie doświadczenie. Praktyka, ciągła nauka – i można być jak inspektor ITD, spedytor czy kadrowa – umieć rozliczać kierowców.

Stanowisko rozliczacz kierowców: wymagania specjalne – brak.

Umiejętności rozliczającego, jak wygląda ewidencja czasu pracy kierowcy?

Proces rozliczania wynagrodzenia kierowcy obejmuje:
  • pobranie danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego
  • analiza danych w celu sprawdzenia naruszeń (i skomentowania ich dla kierowcy) oraz wykryciu oczywistych błędów obsługi (rejestrowania pracy)
  • ustalenie dni nieobecności usprawiedliwionych (urlopy, chorobowe)
  • wygenerowanie na podstawie granic zapisanych na karcie kierowcy odcinków zagranicznych, do obliczenia diet wirtualnych (do obniżenia ZUS od wynagrodzenia)
  • ewidencja czasu pracy kierowców – obliczenie zależności miedzy dniami pracy, naliczenie nadgodzin, pracy w nocy i dyżurów (specyficzne okresy dla transportu)
  • na podstawie ewidencja czasu pracy kierowców – obliczenie kwot brutto wynikających z liczby godzin poszczególnych elementów na ewidencji czasu pracy kierowcy
  • (opcjonalnie) dopasowanie kwot brutto do ustaleń nieformalnych z kierowcą (do kwoty netto za dzień czy kilometrówki)
  • stworzenie zestawień dla biura rachunkowego wg ustalonych zasad, tak aby kadrowa szybko i komfortowo mogła rozliczyć płace

Czy powyższy proces jest straszny? Raczej nie. Jest to konkretny ciąg operacji, które są powtarzane co miesiąc i wspierane przez dostępne na rynku programy komputerowe. Dlatego praca rozliczacza kierowców nie jest „straszna” – wymaga tylko skupienia, zdolności kojarzenia faktów i czytania (przepisów) ze zrozumieniem.

Czy da się zarobić na rozliczaniu czasu pracy kierowców?

Oczywiście. Nasza firma jest idealnym przykładem – od 20 lat zajmujemy się tematem i jeśli typowa cena za rozliczenie kierowcy co miesiąc to 120-150 zł netto/kierowcę, to łatwo obliczyć, że opłaca się pouczyć tych przepisów.

Koszt oprogramowania do świadczenia usługi to 8-10 zł netto/kierowcę w abonamencie (miesięcznie), czyli pozostała część to budżet na organizację całej firmy i dobrą obsługę klienta. Szkolenia (są płatne), ubezpieczenie, obsługa prawna, koszty zatrudnienia pracowników….

Zatem jako kadrowa, spedytor czy inspektor ITD/PIP, prawnik, informatyk, mechanik czy górnik… każdy może rozliczać kierowców. Nie jest to wielka sztuka. Sztuką jest znaleźć na taką usługę Klienta!

Czy tanie usługi są sposobem na biznes?

Ci, którzy nie mają pomysłu na lepsze usług robią to tanio. Wszystko robią sami, nie mają czasu na naukę, działają szablonowo, nie są w stanie doradzać klientowi. Mają swoich odbiorców, niewymagających, którzy w innych płaszczyznach biznesu też oszczędzają na czym się da. Takich klientów też ktoś musi obsługiwać.

Uczciwość i wartości jakie wyznajemy nie pozwala mi jednak tam bardzo spłycić tak ważnej sprawy. Rozliczanie kierowcy, to odpowiedzialność. Obliczamy jego wynagrodzenie. Naliczamy jego wypłatę i należności z których opłaci ratę kredytu, utrzymanie swojej rodziny czy leczenie bliskiej osoby. Czy jeśli firma wypłaca kierowcy nieformalnie umówione 7000-8000 zł do ręki, czyli ostatecznie ponosi koszt ok. 12000 zł, to faktycznie warto jest oszczędzić na dokładności i dostępności do wiedzy specjalisty 50 czy 80 zł miesięcznie.

Zapotrzebowanie na dobre usługi rozliczania kierowców wzrosło w tym roku o ponad 60%. Część biur rachunkowych przestała obsługiwać firmy transportowe po zmianie przepisów Pakietu Mobilności. Inne dostrzegły w tym swoją szansę na zwiększenie dochodów przez specjalizację pod transport.
Temat nie jest łatwy, ale mając podstawową wiedzę i płacach pracowników potrzebujesz zrozumieć styl pracy kierowców i możesz obliczać płace podobnie jak zwykłego pracownika. Zestawienia z programów komputerowych pozwalają importować gotowe kwoty do listy płac. Trudne pytania od klientów możesz przekierować do nas – wspieramy biura rozliczeniowe dostarczając wiedzę i usługi wspomagające.

Niestety, gdy słyszymy od potencjalnego klienta, że nasza konkurencja robi to samo za 50 zł, to odpowiedź jest jedna: „Niestety w tej cenie nie jesteśmy w stanie dobrze zrobić tego czego Pan(i) potrzebuje. Życzymy dobrego dnia.”

Jaka jest odpowiedzialność osoby rozliczającej czas pracy kierowców?

Taka jak każdego świadczącego usługi. Jako pracownika firmy transportowej (wewnętrzny dział rozliczeń) jest to potrójna wysokość otrzymanego wynagrodzenia. Firma zewnętrzna odpowiada za swoją usługę do wysokości szkody jaka powstała w wyniku tej usługi. W praktyce chodzić może o odsetki za spóźnione składki czy podatek w wyniku niezrealizowania w terminie usługi, odszkodowanie za błędy w obliczeniach, itp. Na takie zagrożenia można się ubezpieczyć od odpowiedzialności i można uniknąć kosztów finansowych, ale niesmak pozostanie. Źle obliczone wynagrodzenie dla kierowcy podważa wiarygodność firmy transportowej, marka pracodawcy traci, a to może oznaczać utratę kierowców i zagrożenie realizacji kontraktów…

Czy rzeczywiście chcesz zaoszczędzić 50 zł na usłudze obliczania wynagrodzeń kierowców?

Jeśli zastanawiasz się nad samodzielnym rozliczaniem kierowców lub interesuje Cię ten temat – skonsultuj swoje pytania z nami. Pomożemy Ci zrozumieć Twoją sytuację i obrać dobry kierunek dalszych działań.

Tagi

Jak o nas mówią?

„Kancelaria Transportowa ITD-PIP do tej pory kilkukrotnie przeprowadzała dla Lubuskiego Oddziału Krajowej lzby Doradców Podatkowych szkolenia z zakresu naliczania wynagrodzeń i rozliczania czasu pracy kierowców zatrudnionych w transporcie krajowym i międzynarodowym. Szkolenia te kierowane były do doradców podatkowych oraz pracowników ich kancelarii. Poziom merytoryczny jak również wiedza i umiejętności jej przekazania przez specjalistę prowadzącego szkolenia zostały bardzo wysoko ocenione przez uczestników. Sprawne i rzetelne przeprowadzenie szkoleń oraz dobra współpraca pozwala polecić Kancelarię Transportową ITD-PIP jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę usług szkoleniowych. Z przyjemnością polecamy Kancelarię Transportową ITD-PIP jako godnego zaufania partnera w zakresie usług szkoleniowych dla branży transportowej.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Mariola Chełmińska
Przewodnicząca Zarządu Lubuskiego Oddziału KIDP

„Zawsze staramy się stawiać na najwyższą jakość usług, dlatego szukaliśmy najlepszego dla nas rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Potrzebowaliśmy wsparcia firmy, która doskonale odnajduje się w tej tematyce. W celu usprawnienia pracy naszej firmy zdecydowaliśmy się na zakup programu SuperTacho oraz współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako profesjonalnym partnerem w zakresie analizy i rozliczania czasu pracy kierowców. Program SuperTacho jest bardzo intuicyjny i przyjazny w obsłudze, a zatem praca na nim bardziej efektywna. Dzięki częstym aktualizacją mamy pewność, że program jest dostosowany do pracy w obowiązującym stanie prawnym. Zawsze możemy liczyć na fachowe i rzetelne wsparcie serwisowe, oraz pomoc wykwalifikowanych i doświadczonych prawników oraz radców, którzy wyróżniają się znakomitą znajomością prawa transportowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Emilia Indeka
Kadra zarządzająca PTSU INDEKA IWONA

„Jako firma prowadząca działalność transportową od 30 lat, z pełną odpowiedzialnością możemy polecić współpracę z Kancelarią ITD-PIP. Z Prezesem tej firmy Panem Mariuszem Hendzel współpracuję od 15 lat. Zarządza zespołem, który zawsze staje na wysokości powierzanych zadań, służąc pomocą oraz wsparciem merytorycznym. Doceniamy wkład oraz zaangażowanie każdego działu, z którym mamy kontakt. Jednocześnie też, jako w pełni odpowiedzialna firma transportowa, która dba o poprawność rozliczeń z naszymi kierowcami, możemy bez zawahania rekomendować program Super Tacho. Oprogramowanie jest narzędziem, które w znaczący sposób usprawnia i przyspiesza rozliczanie ewidencji oraz optymalizację kosztów jednocześnie na bieżąco wprowadzają aktualizację. ”

Rozwiń treść Zwiń treść
Andrzej Rybak
Koordynator ds. transportu Skrzypczyk-Trans

„Obracając się wiele lat w branży transportowej, przyszło nam się zmierzyć z wieloma problemami. Kłopoty z kierowcami, interpretacjami rozporządzeń, przepisów, czy też kontrole były dla nas niemalże codziennością. Zdecydowaliśmy się na współpracę z Kancelarią ITD-PIP w ramach usługi Wsparcie Prawne z zamiarem analizy naszych dotychczasowych działań oraz możliwości sięgnięcia po pomoc prawną i ekspercką w każdym możliwym momencie. Z pełną stanowczością możemy rekomendować współpracę z działem prawnym Kancelarii. Działania realizowane są z najwyższą stanowczością oraz pełnym profesjonalizmem.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Krzysztof Kukułka
Współwłaściciel Kukułka Transport

„Kancelaria ITD-PIP jest naszym partnerem biznesowym od roku 2019. Współpracę rozpoczęliśmy od programu do rozliczania czasu pracy kierowcy SuperTacho. Kolejnym elementem był zakup urządzeń do sczytywania danych z kart kierowców i tachografów – TachoDroid, które pozwoliły na usprawnienie procesu przesyłania danych przez Klientów. Usługa, z której także korzystamy jest obsługa prawna. Dzięki tej usłudze mamy możliwość korzystania z usług prawnych w zakresie wystarczającym dla naszej działalności bez potrzeby posiadania własnego działu prawnego. Wszystkie narzędzia oraz usługi realizowane przez Kancelarię ITD-PIP charakteryzują się wysokim poziomem wiedzy merytorycznej i profesjonalizmu. Polecamy Kancelarię ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Beata Pożarlik
Właściciel eKOFT

„Z przyjemnością rekomendujemy współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako partnera w zakresie dostawy oprogramowania do rozliczania kierowców SuperTacho. Jako firma usługowa wymieniliśmy dotychczasowe oprogramowanie na produkt Supertacho i jesteśmy bardzo zadowoleni z jakości, szybkości działania oraz opieki serwisowej. Z firmą Kancelaria Transportowa ITD-PIP współpracujemy od wielu lat i oceniamy tą współpracę rewelacyjnie. Wysoka jakość usług, rzetelność i profesjonalizm pozwala nam polecić firmę Kancelaria Transportowa ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Agnieszka Woźny
Właściciel F.U. Tacho-Dekret

„Nasza firma współpracuje z firmą Kancelaria ITD-PIP od 2022 roku. Jednak w tym czasie weszło wiele zmian w związku z „Pakietem Mobilności” oraz „Polskim Ładem”, co było nie lada wyzwaniem, jeśli chodzi o dostosowanie oprogramowania do zmieniających się przepisów. Profesjonalizm, kompleksowe podejście do każdego z powierzonych zadań, sprawiły, że współpraca na każdym etapie była owocna a duże doświadczenie i wysokie kwalifikacje pracowników, pod których opieką znalazła się nasza firma przełożyły się na efekty, które całkowicie spełniły nasze oczekiwania. Szczególnie cenimy sobie duże zaangażowanie i wysokiej jakości obsługę. Nasza współpraca przebiega sprawnie, dlatego z całym przekonaniem rekomendujemy Państwa firmę jako specjalistę w swojej branży oraz rzetelnego i godnego zaufania partnera biznesowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Oleksandr Hrebeniukov
Prezes Zarządu PWP GROUP Sp. z o.o.