Licencja transportowa traci ważność za dwa dni, czyli o postoju floty blisko 200 pojazdów…

Wiemy z doświadczeń naszych Klientów, że dobiegająca ważność licencji transportowej może doprowadzić do bezsenności, kiedy w perspektywie jest zatrzymanie się z dnia na dzień floty blisko 200 pojazdów w całej Europie.

Jak to jest możliwe, że firma mogła nie otrzymać licencji na czas?

Robienie rzeczy wewnątrz firmy, które można oddelegować do wyspecjalizowanych firm doradczych, partnerów z którymi współpracujemy.

Urzędy są często bezwzględne i wystarczy najmniejszy błąd, aby wniosek nie został przyjęty albo jego realizacja wstrzymana.

Przewoźnik zawnioskował o wydane kolejnej licencji, w swojej ocenie z odpowiednim wyprzedzeniem i należyty sposób przygotowanym wnioskiem. Niestety czekał kolejne tygodnie, w których dzwonił, pisał maile, sprawdzał w systemie status wniosku. Wniosek jest rozpatrywany. Tak lakoniczne stwierdzenie nic nie wnosiło do sprawy. Nie wiedział co robić a jego transport międzynarodowy był coraz bardziej zagrożony. Licencja transportowa nadal nie była wydana.

Czy to naprawdę miało miejsce?

Niestety tak, ta historia jest prawdziwa. Jest dzień przed naszą trzecią konferencją we Wrocławiu. Jedną nogą jesteśmy już na sali, dopinamy szczegóły, prowadzimy ostatnie przygotowania, jest intensywnie a przed nami bardzo ważne wydarzenie.

Dzwoni telefon. Nasz Klient – prezes firmy, krótko opowiada sytuację. Za dwa dni wygasa licencja transportowa. Z wnioskiem o nową licencję wspólnotową wystąpili, zdawałoby się, z dużym wyprzedzeniem. Niestety czasu okazało się zbyt mało. Firma starała się interesować postępowaniem i dowiadywać o jego status na infolinii urzędu, ale to nie przyniosło rezultatu. Z doświadczenia wiemy, że kontakt z tą instytucją nie jest łatwy, ale możliwy.

Deklarujemy pomoc, choć na co dzień nie jest naszym zajęciem wyrabianie zezwoleń na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego czy też licencji na transport. Jest pożar, trzeba pomagać gasić, bo jak nie my to kto pomoże Klientowi?

Co się dokładnie wydarzyło?

Przychodzi mail opisujący kilka tygodni oczekiwania na rozpatrzenie wniosku o wydanie licencji wspólnotowej w transporcie drogowym rzeczy, zakończony słowami – jesteście Państwo naszą ostatnią deską ratunku. Co robimy w takiej sytuacji? To nie zakres naszych obowiązków, ale nasz Klient jest w potrzebie. Bardzo dużej jak się okazuje, ponieważ jest czwartek a licencja wygasa w sobotę. Pozostaje jeden dzień roboczy na zbadanie problemu, znalezienie rozwiązania, doprowadzenie do wydania licencji i jej odebranie.

Ruszamy nasze zasoby i sprawdzamy, kto może pomóc najlepiej

Wniosek o wydanie licencji sporządzony był solidnie. Między innymi został podany adres bazy eksploatacyjnej spełniającej określone warunki, certyfikat kompetencji zawodowych, wykaz pojazdów, dokumenty potwierdzające zabezpieczenie finansowe, np. gwarancja bankowa – nic nie powinno stać na drodze do uzyskaniu licencji.

Okazuje się, że przesłana korespondencja zawiera także wymianę maili między Klientem a pracownikiem Głównego Inspektoratu Drogowego w Warszawie. Klient próbował w taki sposób kontaktować się z instytucją i uzyskał informację zwrotną od pracownika tejże instytucji – wniosek kompletny. Czuł się spokojny, lecz dni i tygodnie mijały a licencja transportowa nadal nie była wydana. Po drodze są kolejne zapytania Klienta – co ze sprawą, skoro wszystko kompletne.

Pojawia się w historii kolejna wiadomość od GITD, kluczowa dla sprawy. Problem w tym, że jest czwartek a licencja transportowa jest ważna do soboty. Jak się okazuje firmy są można powiedzieć dwie, ale traktowane jak jedna. Zawiłe? Wiemy. Jeden podmiot będący spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, tworzy także spółkę komandytową. Okazuje się, że obie firmy mają zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, a jako że jedna stanowi cześć drugiej, to jeden podmiot nie może posiadać dwóch dokumentów.

Inspektor prowadzący w treści maila podaje szczegółowo jakie kroki należy podjąć, aby licencja transportowa została wydana. To się chwali, ale pojawia się pytanie – dlaczego dopiero teraz, skoro wniosek został złożony kilka tygodni temu? Czy był sposób, aby się przed taką sytuacją obronić? Był, ale o tym później.

Ile kosztuje dzień pracy prezesa dużej firmy transportowej?

Są wytyczne, ale łatwo nie będzie a tym bardziej, że mamy na to jeden dzień roboczy. Rozmawiamy w naszym zespole, sprawdzamy kto ma jakie możliwości. Dzwonimy do naszego partnera branży transportowej z Warszawy. Na szczęście odbiera telefon i szybko przechodzi do konkretów, bo czas nagli. Bada sprawę w zakresie transportu drogowego i kontaktuje się z naszym Klientem. W rozmowie telefonicznej tłumaczy, jakie wyzwania i działania stoją przed prezesem tej firmy.

Tłumaczy zawiłość przepisów i kroki jakie muszą zostać podjęte, aby licencja transportowa została jutro wydana wraz z wypisami. Usilnie namawia do osobistego zjawienia się w GITD dnia następnego, aby osobiście z ramienia prezesa zadbać o postępowanie, osobiście złożyć stosowne wyjaśnienia, deklaracje i nowe dokumenty, tak aby inspektor prowadzący chciał wydać dokumenty.

Możemy się na to obrażać, denerwować i wewnętrznie czuć sprzeciw, ale pamiętajmy że to człowiek a nie system, w takim przypadku decyduje o pozytywnym czy też negatywnym zakończeniu naszej sprawy.

Zawsze podkreślamy, wybierajmy najlepszą drogę do celu (w tym przypadku do uzyskania licencji) a nie rozmawiajmy o tym, kto miał rację i czy w postępowaniu zostały popełnione błędy, czy to z ramienia pracownika czy też pracownika urzędu. Na ocenę przyjdzie czas i wyciągnięcie wniosków, kiedy niezagrożona postojem flota będzie mogła kontynuować wykonywanie transportu drogowego.

Licencja transportowa odebrana na czas

Pan Prezes pojechał w piątek do Warszawy. Poświęcił na to cały dzień pracy. Kierując się wskazówkami naszego konsultanta, doprowadził do sytuacji, że licencja transportowa została wydana wraz z wypisami na czas. Jaką poczuł ulgę, wie tylko sam Klient. My jesteśmy dumni i szczęśliwi, że mogliśmy pomóc w tak trudnej i stresującej sytuacji. Udało się uratować sytuację, ugasić pożar. Ale czy nie lepiej do niego nie doprowadzać?

Bądź czujny. Jak złożyć wniosek na licencję transportową?

Przedsiębiorco, kierowniku transportu drogowego w organizacji, sprawdź czy w przypadku Twojej działalności gospodarczej, jest potrzebne zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego czy musisz mieć licencję wspólnotową.

Bezwzględnie rozeznaj formę prawną firmy, do której przypisany jest, bądź ma być, dokument. Licz się z koniecznością spełnienia szeregu wymagań. Sprawdź, czy certyfikat kompetencji zawodowych jest w czytelnej kopii. Aby uzyskać licencję transportową reprezentacja firmy, zgodną z KRS wraz z zarządzającym transportem musi wykazać się zaświadczeniem o niekaralności, nie starszym niż 3 miesiące. Sprawdź aktualność szykowanych wniosków i załączników, np. wykaz pojazdów, oświadczenie dotyczące bazy eksploatacyjnej. Gwarancja bankowa, ubezpieczenie a może sprawozdanie finansowe – co będzie Twoim poświadczeniem sytuacji finansowej do licencji transportowej.

Masz wątpliwości – skonsultuj się, skorzystaj ze wsparcia firmy zewnętrznej szykując dokumenty. Wiemy, że współpraca z urzędami bywa trudna także w zakresie uzyskania licencji transportowej. My i nasi konsultanci zewnętrzni, jesteśmy od tego, aby wspierać firmy transportowe na różnym szczeblu działań formalnych, prawnych, operacyjnych związanych z dokumentami. Pomożemy zapewnić bezpieczeństwo Twojej firmie.

Ile kosztuje jeden dzień postoju floty?

Całkowity koszt licencji transportowej to opłaty urzędowe (opłata główna, wypis licencji), uzależnione od ilości posiadanych pojazdów we flocie. Jeśli skorzystacie Państwo z pośrednika, który zadba o poprawność dokumentów oraz prawidłowy przebieg postępowania o udzielenie licencji, trzeba do tej ceny doliczyć stawkę firmy zewnętrznej. Jaki jest koszt jednego dnia postoju Państwa floty? Przyjęło się mówić, duży może więcej. Może też i więcej stracić, kiedy usługi transportowe zostają zawieszone.

Nie ryzykuj, nie kalkuluje się

Jeśli cenny jest dla Ciebie Twój biznes, Twój czas i spokój – współpracuj z firmami zewnętrznymi, które tak jak i Ty, drogi Kliencie, znają się na swojej pracy. Potrzebujesz konsultacji w sprawie licencji transportowej lub zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego? A może nie wiesz, czy w ogóle dotyczy Cię obowiązek posiadania licencji na transport międzynarodowy? Zapytaj, porozmawiajmy bez stresu.