Praca zdalna – kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy w trybie home office?

Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy unormowała zagadnienie pracy zdalnej, która od czasu pandemii COVID-19 stała się bardzo popularna i często mylona była z tzw. telepracą, czyli stałym (regularnym) wykonywaniem pracy poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r. Istotnym novum tej regulacji są przypadki, kiedy pracodawca nie może sprzeciwić się, aby pracownik wykonywał pracę w formie zdalnej.

Praca w trybie home office powinna zostać uregulowana w porozumieniu lub regulaminie, zarówno pod kątem zasad jej wykonywania, jak i przepisów BHP, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa oraz RODO.

Praca zdalna

Praca zdalna wykonywana jest całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika lub w innym miejscu, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Uzgodnienia w przedmiocie wykonywania pracy zdalnej mogą nastąpić już przy zawieraniu umowy, jak również w trakcie zatrudnienia, na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy.

Wniosek pracownika może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Uzgodnienia dla swej skuteczności nie wymagają formy pisemnej, jak to ma miejsce w przypadku standardowej zmiany warunków umowy o pracę, zgodnie z art. 29 § 4 KP.

W przypadku ustalenia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy, pracodawca obowiązany jest w warunkach zatrudnienia:

1) określić jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;

2) wskazać osobę lub organ odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli wykonywanie pracy zdalnej zostanie ustalone w trakcie zatrudnienia, powyższe informacje powinny zostać przekazane pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Pracodawca powinien umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej, co do zasady, określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie lub wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W porozumieniu lub regulaminie określa się w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaną pracą zdalną;

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnego sprzętu lub ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej;

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Wniosek pracownika w przedmiocie wykonywania pracy w formie zdalnej, pod pewnymi wyjątkami, nie musi zostać uwzględniony przez pracodawcę.

Pracodawca, co do zasady, jest obowiązany uwzględnić wniosek:

1) pracownika – rodzica dziecka, także po ukończeniu 18. roku życia, posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) pracownika – rodzica:

a) dziecka, także po ukończeniu 18. roku życia, legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

b) dziecka, także po ukończeniu 18. roku życia, posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w obowiązujących przepisach;

3) pracownicy w ciąży,

4) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,

5) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Jeżeli wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika.

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca musi poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Jest to odformalizowany rodzaj pracy zdalnej, uzasadniony potrzebami pracownika. Wniosek składany przez pracownika nie wymaga uzasadnienia, a pracodawca obowiązany jest taki wniosek uwzględnić.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów, a pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia sprzętu i przeprowadzania szkoleń.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– o ile pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie pracy zdalnej może zostać cofnięte przez pracodawcę z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Pracodawca obowiązany jest do niezwłocznego cofnięcia polecenie wykonywania pracy zdalnej, w przypadku poinformowania przez pracownika o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej.

Koszty pracy zdalnej i sprzęt do jej wykonywania

Pracodawca jest obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Pracodawca może ustalić z pracownikiem zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone przepisami BHP.

W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia ww. kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zwrot kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu ustawy PIT.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu lub regulaminie. Kontrolę należy przeprowadzić w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Pracodawca obowiązany jest dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeżeli w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzone zostaną uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – pracodawca winien zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik powinien rozpocząć pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

BHP  i wykaz prac nieobjętych pracą zdalną

Pracodawca, co do zasady, obowiązany jest realizować w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki BHP w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy. Odpowiednie zastosowanie znajdują również przepisy dotyczące wypadku przy pracy. Od oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej można odstąpić, jeśli zespół powypadkowy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Pracownik powinien zorganizować stanowisko pracy zdalnej w taki sposób, aby uwzględnione zostały wymagania ergonomii.

Jeśli wykonywanie pracy zdalnej zostało uzgodnione w umowie i dotyczy wykonywania pracy na stanowisku administracyjno-biurowym, szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy może zostać przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia.

Praca zdalna nie obejmuje prac:

1) szczególnie niebezpiecznych;

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;

5) powodujących intensywne brudzenie.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;

2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;

3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;

4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Praca zdalna o ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa i RODO

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca obowiązany jest określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Pracownik wykonujący pracę zdalną musi potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z powyższymi procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

Istotnym jest również określenie ochrony danych firmowych, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa i zasady dochowania ich poufności.

Obowiązki związane z bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych zostały wprost wskazane w nowych przepisach i wymuszają na pracodawcach konieczność uregulowania procedur ochrony danych osobowych i przeprowadzania kontroli w tym zakresie. Z tej przyczyny konieczna będzie weryfikacja posiadanej dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych, w tym rejestru czynności przetwarzania, klauzul informacyjnych, oraz przeprowadzenie i udokumentowanie analizy ryzyka i oceny skutków dla ochrony danych osobowych.

Interesują Cię także wcześniejsze zmiany Kodeksu pracy? Przeczytaj nasz nasz ostatni materiał – Kontrola trzeźwości kierowców.