Wynagrodzenia kierowców, ZUS i diety wirtualne w 2026 roku: Pytania i Odpowiedzi

W formie jakiej teraz jest, wszedł w życie już kilka lat temu, w lutym 2022 roku, ale gdy pojawiają się zapowiadane kontrole ZUS w zakresie diet wirtualnych – warto zweryfikować o co dokładnie chodzi. Obniżanie ZUS, metody obliczania diet wirtualnych – budzą wątpliwości księgowych, kierowców, rodzą się pytania do WŁAŚCICIELA FIRMY TRANSPORTOWEJ, a podobno wszystkiemu jest winien Pakiet Mobilności. Jak jest w praktyce?

1. Kierowca krajowy raz w miesiącu wyjeżdża w trasę międzynarodową – czy muszę płacić ZUS od 9420 zł?

Nie. Kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, która w 2026 roku wynosi 9420 zł brutto, nie jest sztywną podstawą wymiaru składek dla każdego kierowcy.

• Zależność od przychodu: Wysokość składki ZUS zależy od faktycznych przychodów kierowcy i czasu spędzonego za granicą.

• Rozliczenie sporadycznego wyjazdu: Jeśli kierowca jeździ głównie po Polsce (gdzie przysługują mu standardowe diety krajowe, obecnie 45 zł), a raz w miesiącu wyjedzie do Niemiec, to tylko za ten krótki czas zagraniczny wyliczamy mu tzw. dietę wirtualną.

• Zasada ograniczenia podstawy: Dieta ta służy do ewentualnego pomniejszenia podstawy ZUS. Pamiętajmy jednak, że podstawa ZUS kierowcy międzynarodowego nie może być po odliczeniach niższa niż 9420 zł, chyba że jego faktyczne wynagrodzenie brutto (przed odliczeniami) jest niższe.

• Przykład praktyczny: W przypadku kierowcy z niską podstawą zasadniczą na poziomie aktualnej płacy minimalnej (4806 zł brutto), rzeczywistą podstawą ZUS będzie jego realne wynagrodzenie, a nie kwota 9420 zł.

2. Czy w umowie o pracę kierowcy muszę wpisać wynagrodzenie zasadnicze minimum 9420 zł?

Absolutnie nie. Ani Pakiet Mobilności, ani polskie przepisy nie nakazują pracodawcom ustalania wynagrodzenia zasadniczego na poziomie prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

• Wymóg minimalny: W umowie o pracę musisz zapewnić kierowcy co najmniej krajowe minimalne wynagrodzenie za pracę, które w 2026 roku wynosi 4806 zł brutto.

• Konstrukcja umowy: Elastyczne zapisy w umowie powinny uwzględniać dodatki (np. za pracę za granicą, dyżury, premię regulaminową).

• Cel bezpiecznej umowy: Taka struktura gwarantuje, że ostateczna pensja spełnia wymogi płac minimalnych krajów UE, do których kierowca jeździ, a zarazem chroni budżet firmy, gdy kierowca nie wyjeżdża w trasy.

3. Diety wirtualne – czy należy je fizycznie wypłacać kierowcy?

Nie, diet wirtualnych się nie wypłaca. Kluczową zmianą przepisów było wyłączenie kierowców w transporcie międzynarodowym z definicji podróży służbowej (art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców).

• Narzędzie księgowe: Dieta wirtualna to wyłącznie wskaźnik rozliczeniowy.

• Zastosowanie dla ZUS: Służy do obniżenia podstawy wymiaru składek ZUS (odliczenie 100% wartości diet wirtualnych za dni pobytu za granicą, o ile przychód przekracza próg 9420 zł).

• Zastosowanie dla PIT: Służy do obniżenia podstawy opodatkowania PIT (odliczenie 30% wartości diet wirtualnych za każdy dzień).

• Charakter ulgi: Kierowca nie otrzymuje tych pieniędzy do ręki – stanowią one jedynie legalną ulgę dla budżetu pracodawcy oraz pracownika.

4. Diety krajowe – czy należą się zawsze, gdy kierowca jeździ po Polsce?

To zależy od charakteru przewozu, a nie od samego faktu przebywania na terytorium RP:

• Transport ściśle krajowy: Jeśli kierowca realizuje przewóz krajowy (początek i koniec w Polsce, bez przekraczania granicy), traktowany jest jak pracownik w podróży służbowej. Przysługuje mu dieta krajowa w wysokości 45 zł, o ile podróż trwa dłużej niż 8 godzin.

• Transport międzynarodowy (odcinek krajowy): Jeśli kierowca realizuje przewóz międzynarodowy (np. jedzie z Gdańska do Pragi), to odcinek od miejsca załadunku w Gdańsku do granicy państwa nie stanowi krajowej podróży służbowej. Ponieważ kierowca międzynarodowy jest wyłączony z przepisów o podróżach służbowych, za odcinek krajowy poprzedzający przekroczenie granicy tradycyjna dieta krajowa (45 zł) mu nie przysługuje.

5. Przewóz bilateralny (dwustronny) a ulgi ZUS i PIT

Zgodnie z ustawą o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, przewozy bilateralne (zarówno rzeczy, jak i osób) oraz powiązane z nimi ograniczone operacje dodatkowe (np. załadunek lub rozładunek w drodze) są wyłączone z przepisów o delegowaniu. Oznacza to brak konieczności wyrównywania wynagrodzenia kierowcy do stawek lokalnych (płacy minimalnej) kraju, przez który przejeżdża (np. Niemiec czy Francji).

Czy za taki przewóz przysługują diety wirtualne? Tak. Wyłączenie z przepisów o delegowaniu nie oznacza utraty prawa do ulg podatkowo-składkowych. Rodzaj operacji transportowej (bilateralny, cross-trade, kabotaż) nie wpływa na możliwość stosowania art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców. Każde przekroczenie granicy RP w celu wykonywania międzynarodowego transportu drogowego uprawnia do naliczenia diet wirtualnych i obniżenia podstawy ZUS oraz PIT.

6. Umowa zlecenie – czy kierowcy-zleceniobiorcy też mają ulgi ZUS i PIT?

Tak. Przepisy ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (obowiązujące od sierpnia 2023 roku) w pełni zrównały prawa kierowców-zleceniobiorców z kierowcami zatrudnionymi na etacie w zakresie ulg publicznoprawnych.

• ZUS i PIT: W przypadku umów zlecenie stosuje się identyczny mechanizm diet wirtualnych do obniżania podstawy składek ZUS (do progu przeciętnego wynagrodzenia) oraz odliczenie 30% wirtualnej diety od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym (PIT).

• Minimalna stawka: Należy pamiętać, że w 2026 roku minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców wynosi 31,40 zł brutto, co musi zostać uwzględnione w ewidencji czasu pracy i rozliczeniu finansowym.

7. Dodatek UE / dodatek za delegowanie w umowie – czy płacić, gdy kierowca nie wyjechał z Polski?

Odpowiedź zależy wyłącznie od konstrukcji zapisów w umowie o pracę lub regulaminie wynagradzania:

• Błąd w konstrukcji: Jeżeli w umowie wpisano stały, sztywny składnik (np. „Dodatek zagraniczny: 2000 zł”) bez określenia warunków jego przyznawania, pracownik nabywa do niego prawo za sam fakt pozostawania w stosunku pracy. Jeżeli w danym miesiącu nie wyjedzie z Polski (np. z powodu naprawy pojazdu), pracodawca i tak musi ten dodatek wypłacić.

• Prawidłowe rozwiązanie: Dodatki wyrównawcze z tytułu delegowania powinny mieć charakter zmienny. W dokumentach wewnątrzzakładowych należy wprost wskazać, że dodatek jest wyliczany proporcjonalnie i przysługuje wyłącznie za czas faktycznego wykonywania operacji transportowych na terytorium innego państwa członkowskiego

8. Czy Pakiet Mobilności sprawił, że kierowcy zarabiają więcej?

• Wpływ na stawkę netto: Pakiet Mobilności nie przyniósł automatycznego, drastycznego wzrostu pensji „na rękę” (netto), ponieważ te kwestie dyktuje rynek i indywidualne ustalenia (np. stawki za dzień pracy).

• Zmiana struktury płac: Całkowicie zmieniła się struktura tego wynagrodzenia. Przed zmianą przepisów kierowca otrzymywał niską podstawę, a resztę wypłaty stanowiły nieopodatkowane i nieozusowane diety oraz ryczałty noclegowe.

• Korzyści i koszty: Dzisiaj te same pieniądze muszą być wypłacane jako czyste wynagrodzenie, od którego (po odliczeniu diet wirtualnych) odprowadzane są składki. Dla kierowcy oznacza to wyższą podstawę do przyszłej emerytury czy chorobowego, a dla przewoźnika – znacznie wyższe koszty pracownicze.

Odpowiadając więc na zadane w nagłówku pytanie możemy śmiało stwierdzić, że Pakiet Mobilności nie spowodował, że kierowca zarabia więcej, natomiast zmiany polskich przepisów spowodowały, że otrzymuje te same pieniądze, ale już wyłącznie z tytułu wynagrodzenia, a nie częściowego zwrotu kosztów.

ZOBACZ NASZE NAGRANIE O WYNAGRODZENIACH W PAKIECIE MOBILNOŚCI

9. Czy w transporcie poza UE można korzystać z ulg PIT i ZUS?

Tak. Zasady obliczania diet wirtualnych i obniżania podstawy ZUS oraz PIT dotyczą wszystkich kierowców zatrudnionych w polskich firmach, którzy wykonują międzynarodowe przewozy drogowe.

• Kierunek bez znaczenia: Nie ma znaczenia, czy kierowca jedzie do Niemiec (UE), czy do Wielkiej Brytanii, Turcji, Serbii lub Kazachstanu (poza UE).

• Zasada rozliczenia: Za każdy dzień pracy poza granicami Polski przysługuje odpowiednie odliczenie oparte na oficjalnych stawkach diet dla danego kraju.

9. Czy w transporcie poza UE można korzystać z ulg PIT i ZUS?

Tak. Zasady obliczania diet wirtualnych i obniżania podstawy ZUS oraz PIT dotyczą wszystkich kierowców zatrudnionych w polskich firmach, którzy wykonują międzynarodowe przewozy drogowe.

• Kierunek bez znaczenia: Nie ma znaczenia, czy kierowca jedzie do Niemiec (UE), czy do Wielkiej Brytanii, Turcji, Serbii lub Kazachstanu (poza UE).

• Zasada rozliczenia: Za każdy dzień pracy poza granicami Polski przysługuje odpowiednie odliczenie oparte na oficjalnych stawkach diet dla danego kraju.

10. Czy kierowcy międzynarodowemu będzie przysługiwać „zagraniczna emerytura”?

• Podległość pod polski system: Samo jeżdżenie po Europie ciężarówką zarejestrowaną w polskiej firmie nie daje prawa do emerytury z Niemiec, Francji czy Holandii.

• Rola ZUS: Kierowca podlega pod polski system ubezpieczeń społecznych, ponieważ polski pracodawca tutaj odprowadza za niego składki. Emerytura kierowcy będzie zatem wypłacana wyłącznie przez polski ZUS.

• Wyjątek: Aby uzyskać prawo do emerytury z innego kraju, należy być zatrudnionym bezpośrednio przez firmę mającą siedzibę w tym państwie i tam odprowadzać składki.

11. Wydłużenie czasu jazdy o 1 lub 2 godziny – o czym trzeba pamiętać?

Przepisy pozwalają na wydłużenie dziennego i tygodniowego czasu jazdy o maksymalnie 1 lub 2 godziny w celu dotarcia do bazy pracodawcy lub miejsca zamieszkania na odpoczynek tygodniowy. Możliwość ta obwarowana jest surowymi warunkami:

• Wymagana przerwa: Wydłużenie o 2 godziny wymaga zrobienia 30-minutowej przerwy bezpośrednio przed tym dodatkowym czasem jazdy.

• Wydruk to podstawa: Kierowca musi wpisać powód odstępstwa (art. 12 rozporządzenia 561/2006 WE) na wydruku z tachografu najpóźniej po przybyciu do miejsca docelowego.

• Konieczność rekompensaty: Każde takie wydłużenie czasu jazdy musi być zrekompensowane równoważnym okresem odpoczynku przed końcem trzeciego tygodnia następującego po danym tygodniu.

Więcej zobacz TUTAJ

Pakiet Mobilności – temat do łatwych nie należy

Od lutego 2022 r minęło sporo czasu i wydawałoby się, że wszyscy powinni już wszystko wiedzieć. Nic bardziej mylnego.

Temat nadal budzi dużo emocji, wątpliwości i niejasności. O definicjach jakie wprowadził Pakiet Mobilności możesz przeczytać w artykule Co to jest kabotaż, cross trade i przewóz bilateralny w Pakiecie Mobilności? Czy przysługują diety wirtualne?

Chcesz porozmawiać o pakiecie mobilności? Zapisz się na bezpłatną konsultację, oddzwonimy w 15 minut (w godzinach pracy biura)