Artykuły
(case study) Redukcja o 16.000 zł dopłaty za nadgodziny kierowców w miesiącu
Wyzwanie
Firma od lat rozliczała kierowców ręcznie – bez danych z tachografów, na podstawie papierowych ewidencji prowadzonych przez byłego kierownika. Księgowość tworzyła listy płac bez wiedzy transportowej, co prowadziło do nieścisłości. Po zmianie osoby zarządzającej transportem wykryto narastający problem nadgodzin – tylko za jeden miesiąc łączna dopłata sięgnęła 16 000 zł. Nowy kierownik nie był pewien, czy dane są poprawne ani jak je interpretować.
Jak zamieniliśmy wątpliwości kierownika transportu na 16000 zł oszczędności miesięcznie?
- Branża: Produkcja i transport krajowy
- Liczba kierowców: 12
- Osoba kontaktowa: kierownik transportu
- Problem wyjściowy: 16 000 zł dopłaty za nadgodziny w jednym miesiącu
Wyzwanie
Firma od lat rozliczała kierowców ręcznie – bez danych z tachografów, na podstawie papierowych ewidencji prowadzonych przez byłego kierownika. Księgowość tworzyła listy płac bez wiedzy transportowej, co prowadziło do nieścisłości. Po zmianie osoby zarządzającej transportem wykryto narastający problem nadgodzin – tylko za jeden miesiąc łączna dopłata sięgnęła 16 000 zł. Nowy kierownik nie był pewien, czy dane są poprawne ani jak je interpretować.
Nasze działania
- Rozliczenie i analiza dla 8 kierowców za luty 2025 na podstawie danych z kart kierowców (.ddd).
- Weryfikacja ewidencji czasu pracy i porównanie jej z rzeczywistą aktywnością z tachografu.
- Analiza struktury wynagrodzenia i list płac – brak ryczałtów, nadgodziny liczone błędnie wg systemu podstawowego.
- Rekomendacje i optymalizacja – zaproponowano przejście na system równoważny, wprowadzenie składników wynagrodzenia i zmian w dokumentacji.
-
1
Niedopasowany system zatrudnienia kierowców
System podstawowy jest domyślnym dla pracowników biurowych i produkcyjnych. Stosowany szablonowo w firmach bez transportu. Ale system należy dopasować do specyfiki pracy, liczba sztucznych nadgodzin to czasem 40% wszystkich nadliczbowych. -
2
Nieprawidłowe operowanie selektorem tachografu na „młoteczkach”
Bez świadomości jak wyglądają sztucznie dopisane aktywności przez kierowców, firma nie miała możliwości ocenić skali strat finansowych. Stała kontrola naruszeń oraz wymiaru „innej pracy” pozwala reagować na odstępstwa od normy -
3
Blokowanie jakichkolwiek zmian przez kierowców z powodu poczucia utraty dochodów
Nieprawidłowe zaszłości w dokumentacji kierowców stały się standardem i pozwalały na manipulacje zarobkami. Stały nadzór na tachografami i analiza finansów pozwala zachować wysoki poziom zarobków bez niepotrzebnych strat po stronie pracodawcy.
Zobacz, jak taki projekt mógłby wyglądać w Twojej firmie
W trakcie bezpłatnej analizy sprawdzimy, jakie obszary Twoich rozliczeń z kierowcami wymagają poprawy.
Efekty wprowadzonych rozwiązań
-
1
Mniej nadliczbowych średnio o ok. 25 godzin miesięcznie na 1 kierowcę.
Symulacja rozliczeń tych samych danych po zmianie na system równoważny zredukowała niedopasowanie i nadmiar nadgodzin. -
2
Obniżenie sztucznie zawyżonej stawki urlopowej.
Świadomość wpływu sztucznych składników na inne elementy wynagrodzenia pozwala podejmować świadome decyzje o podwyżkach lub zatrudnieniu nowych kierowców. Nadmiar pracy może być bardziej kosztowny niż nowy pracownik w zespole.
-
3
Identyfikacja błędnych wpisów manualnych kierowców (tzw. „młotki”) zawyżające czas pracy.
Podczas analizy danych można wykryć odstępstwa u niektórych kierowców w zakresie stosowania tzw. młoteczków – dzięki temu widać, że na podobnych trasach są nieprawidłowości w obsłudze tachografu. -
4
Potwierdzenie dopasowania struktury składników wynagrodzenia
dzięki czemu przy tej samej wypłacie dla kierowców (netto) obniżono łączny koszt pracodawcy. -
5
Usuniecie ryzyka roszczeń m.in. nieprawidłowo naliczanego urlopu
i różnice w dokumentacji płacowej a wypłatami ustalonymi w dziale transportu (inaczej interpretowane rozliczenia).
Wnioski
Wstępna diagnostyka szybko wykazała możliwe obszary generujące znaczne koszty dla firmy transportowej. Na tej podstawie zasadnym było wykonanie szczegółowej, płatnej analizy danych klienta i wykazanie konkretnych kwot jakie przynoszą straty w finansach firmy.
Dzięki temu możliwa była szczera rozmowa i przyjęcia planu na wdrożenie koncepcji zmian w dokumentacji kierowców, przygotowanie od nowa zasad komunikacji z działem kadr i płac oraz przywrócenie wiarygodności dokumentacji kierowców, która ma być spójna z kwotami, jakie w praktyce otrzymują na konto wg uzgodnień w dziale transportu.
Klient zdecydował się na indywidualne, dedykowane wdrożenie proponowanych rozwiązań przez naszą firmę, dzięki czemu wspólnie przeprowadziliśmy pierwsze rozliczenia kierowców w nowej formule.
Stan obecny:
Przewoźnik został naszym klientem na stałej usłudze rozliczania i doradztwa transportowego. Wszelkie pomysły biznesowe konsultuje z naszymi opiekunami, dzięki temu unikniemy w przyszłości strat finansowych. Zmiany wdrażane są stopniowo, w ramach standardowej współpracy, dzięki temu Klient nie ponosi dodatkowych kosztów poza normalną obsługą.
Zobacz, jak taki projekt mógłby wyglądać w Twojej firmie
W trakcie bezpłatnej analizy sprawdzimy, jakie obszary Twoich rozliczeń z kierowcami wymagają poprawy.
