(case study) Wdrożenie nowego modelu wynagrodzeń kierowców

Jak dopasować technologię do oczekiwań firmy transportowej?

• Branża: Transport międzynarodowy
• Liczba kierowców: 100+
• Osoba kontaktowa: kierowniczka działy kadr i płac
• Problem wyjściowy: brak opcji rozliczenia wynagrodzeń metodą „dniówek netto”

Rozpoczęcie działań

Jedna z firm transportowych, działająca w branży międzynarodowej, zgłosiła się do nas w związku z poważnymi problemami finansowymi i rozpoczętym procesem restrukturyzacji. W ramach poszukiwania oszczędności zdecydowali się na zmianę systemu wynagradzania kierowców – z miesięcznego na rozliczenie dzienne, czyli tzw. wynagrodzenie za dniówkę. Z ramienia firmy kontaktowała się z nami przedstawicielka działu kadr i płac, odpowiedzialna za wdrożenie zmian oraz bieżące rozliczenia pracowników.

Zdiagnozowana sytuacja w firmie

Obecnie firma zatrudnia około 100 kierowców i korzysta z konkurencyjnego programu o rozliczania kierowców, który do tej pory dobrze sprawdzał się jako narzędzie do podstawowej ewidencji pracy kierowców, ale nie wspierał nowego modelu wynagrodzeń.

Podczas rozmowy potwierdziliśmy możliwość wsparcia w zakresie wdrożenia takiej zmiany oraz możliwość wdrożenia nowego oprogramowania w taki sposób, aby późniejsze wyliczenia i raporty były zgodne z nową metodą i wymaganiami działu kadr.

Wstępna koncepcja wdrożenia zmian

Przedstawiliśmy, w jaki sposób EwiSystem umożliwia rozliczenia kierowców na bazie dniówek oraz jak można kontrolować poziom oczekiwanego wynagrodzenia netto. Zaproponowaliśmy również rozpoczęcie współpracy od wykonania analizy porównawczej, która miała pokazać potencjalne oszczędności związane z nowym modelem oraz sprawdzić poprawność wyliczeń i możliwości optymalizacji.

Nasze działania

Pełne zrozumienie obecnej sytuacji pozwoliło ekspresowo dopasować ustawienia programu EwiSystem i przygotować kompletne środowisko do praktycznych testów rozliczeń wg nowej metody.

W ciągu kilku dni przeprowadziliśmy instruktaż, w którym uczestniczyły trzy osoby ze strony klienta:

• kadrowa,
• osoba odpowiedzialna za rozliczenia
• oraz przedstawiciel transportu.

Podczas spotkania omówiliśmy szczegółowo proces rozliczania kierowców w EwiSystem – od konfiguracji i dodawania kierowców, przez przypisywanie umów, aż po wygenerowanie raportów dla działu kadr. W szczególności skupiliśmy się na możliwościach, jakie daje system w kontekście rozliczania dniówek, analizowania danych i przygotowywania raportów.

Efekty wprowadzonych rozwiązań

Chociaż początkowo firma planowała wdrożenie zmian w połowie roku, po naszej sugestii zdecydowano się przyspieszyć działania. Uznano, że nie ma sensu czekać, skoro można już teraz rozpocząć okres testowy z wykorzystaniem najniższego pakietu EwiSystem i stopniowo przenosić kolejnych kierowców do nowego rozwiązania.

Pomysł ten spotkał się z pozytywnym odbiorem, a decyzja zarządu była jednoznaczna – przyspieszyć proces i rozpocząć testy już od najbliższego poniedziałku.

Efekt końcowy

Dużym atutem było to, że jedna z uczestniczących osób już wcześniej pracowała na EwiSystemie w innej firmie, co znacznie ułatwiło proces wdrożenia. Po stronie klienta pojawiła się również potrzeba integracji z ich systemem kadrowo-płacowym – Streamsoft Prestige. Skontaktowaliśmy się z osobą, która wcześniej pisała algorytmy pod tę konkretną firmę i wspólnie rozpoczęliśmy prace nad przygotowaniem eksportu danych z EwiSystem do Streamsoftu. Jesteśmy na etapie końcowych prac nad plikiem eksportowym – wymaga on jeszcze drobnych modyfikacji oraz odblokowania kilku składników po stronie kadrowej, ale technicznie całość jest już niemal gotowa.

Firma zadeklarowała pełne zainteresowanie dalszą współpracą – warunkiem jest skuteczne zakończenie etapu testowego oraz działający eksport do systemu kadrowo-płacowego. EwiSystem spełnił oczekiwania w zakresie wyliczeń dniówek, raportowania i obsługi procesu rozliczeniowego. Kolejnym krokiem będzie skalowanie rozwiązania na całą flotę około 100 kierowców oraz sformalizowanie dalszej współpracy.