Czas pracy kierowców – zakres wiedzy na stanowiskach w firmie transportowej

Czas pracy kierowcy, już z definicji, kojarzy nam się nierozerwalnie z samym kierowcą. Jednak praktyka pokazuje, że temat ten dotyczy nie tylko tych, którzy bezpośrednio kierują pojazdem, a niemalże całego przedsiębiorstwa. Na jakie aspekty należy zwracać uwagę oraz kto powinien posiadać wiedzę z tego zakresu?

Kierowca i osoba rozliczająca czas pracy kierowcy – tradycyjnie od tych dwóch stanowisk oczekuje się perfekcyjnej znajomości zasad prowadzenia pojazdy, obsługi tachografu, zasad odbierania odpoczynku tygodniowego. Jednak czy to wystarcza? Czy tylko te dwie osoby powinny dysponować odpowiednią wiedzą? Zdecydowanie nie. Przyjrzymy się dokładnie jakie aspekty czasu pracy kierowcy dotyczą innych stanowisk i osób w firmie transportowej.

Kierowca – wizytówka firmy na drodze

Głównym zadaniem kierowcy jest bezpieczny przewóz ładunku z punktu A do punktu B. Musi to robić w zgodzie z obowiązującymi normami prawnymi. Praktyczna znajomość zasad pozwala mu unikać kosztownych błędów podczas kontroli drogowej.

Najczęstsze naruszenia w codziennej pracy:

• Naruszenie odpoczynku dziennego (tzw. przeciągnięcie doby): Kierowca w obsadzie pojedynczej musi rozpocząć kolejny odpoczynek dzienny najpóźniej po upływie 15 godzin od zakończenia poprzedniego. Jeśli po zbyt długiej aktywności kierowca odbierze np. 12 godzin odpoczynku, nie oznacza to, że automatycznie naprawił swój błąd. W ujęciu 24-godzinnym ten czas zostanie zaliczony jako odpoczynek skrócony (9-godzinny). Limit takich skróceń wynosi maksymalnie 3 pomiędzy odpoczynkami tygodniowymi. Przeoczenie tego faktu prowadzi do wykonania niedozwolonego, czwartego skrócenia.
• Wydłużenie jazdy na powrót do bazy (Art. 12 rozporządzenia 561/2006): Przepis ten pozwala na odstępstwo od norm w sytuacjach wyjątkowych. Przepisy Pakietu Mobilności jasno precyzują te zasady. Kierowca może wydłużyć dzienny oraz tygodniowy czas jazdy o 1 lub 2 godziny, jeśli wraca do bazy lub miejsca zamieszkania na odpoczynek tygodniowy. Warunkiem jest wykonanie odpowiedniego wydruku z tachografu i dokładne opisanie sytuacji natychmiast po przyjeździe do bezpiecznego miejsca.

Na tej samej zasadzie można przedłużyć czas pracy (opóźnić rozpoczęcie odbierania odpoczynku dziennego).

Podobnie kierowca powinien realizować tygodniowy czas pracy, przerwy w prowadzeniu pojazdu.

Dlatego kierowca powinien obowiązkowo znać następujące ustawy i przepisy w nich zawarte:

• Rozporządzenie WE nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady Europy, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście 12.
• Rozporządzenie WE 165/2014, w zakresie dotyczącym obsługi tachografów i dokumentowania swojej pracy (art. 32-37)
• Ustawa o czasie pracy kierowców (art. 13 – przerwy w pracy)

Dlaczego znajomość przepisów przez kierowcę jest tak ważna?

• pozwala rozumieć polecenia pracodawcy, które są zgodne z przepisami;
• świadomość nieuniknionego naruszenia przepisów pozwala wcześniej zareagować i dokonać wyjaśnień zgodnie z wymogami prawa (aby uniknąć kary za naruszenie);
• unikać błędnych informacji i manipulacji dokonywanych przez nieuczciwych pracodawców, dyspozytorów czy nawet kontrolujących.

Osoba rozliczająca – odpowiedzialność w firmie

Osoba rozliczająca zbiera informacje od kierowców (pliki .DDD z tachografów lub kart) i za pomocą specjalistycznych programów do ewidencji (np. zobacz cennik EwiSystem®), przygotowuje stosowne dokumenty. Są nimi wszelkie raporty dotyczące diet, delegacji czy należnego wynagrodzenia. Od pracy i przede wszystkim wiedzy takiej osoby zależy czy dokumenty te będą korzystne pod względem finansowym dla firmy, czy też nie. Po wstępnej analizie specyfiki pracy kierowców w danej firmie osoba rozliczająca czasu pracy kierowców powinna znać następujące rozporządzenia i ustawy:

• Rozporządzenie WE 561/2006, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście art 12.
• Rozporządzenie WE 165/2014, w zakresie dotyczącym obsługi tachografów i dokumentowania pracy kierowców (art. 32-37)
• Ustawa o czasie pracy kierowców – w całości

Dlaczego znajomość przepisów przez osobę rozliczającą jest tak ważna?

• Chroni przedsiębiorstwo przed roszczeniami pracowników i sprawami w sądzie pracy dzięki rzetelnej dokumentacji.
• Odpowiada na merytoryczne wątpliwości kierowców, co zapobiega konfliktom i ewentualnym zgłoszeniom do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
• Wskazuje błędy popełniane przez kierowców, umożliwiając szybką korektę procedur wewnątrz firmy.

Merytoryczne wyjaśnienia dla kierowców, którzy zgłaszają wątpliwości, zatrudnionych w firmie, mają decydujący wpływ na ich dalsze decyzje np. o porzuceniu pracy lub skierowaniu zawiadomień do PIP.

Spedytor – organizator pracy (dyspozytor)

Rola spedytora jest kluczowa dla rentowności i kondycji finansowej firmy transportowej. Do jego głównych zadań należy:

• Optymalizacja logistyki: Efektywne planowanie tras, załadunków oraz maksymalne skrócenie czasu przewozu towarów.
• Zarządzanie czasem pracy: Maksymalne, ale zgodne z prawem wykorzystanie dyspozycyjności kierowców, w tym ścisłe przestrzeganie limitów jazdy i wymaganych odpoczynków.

Spedytor decyduje o przyjęciu zlecenia na podstawie obiektywnej analizy możliwości jego realizacji. Kierowanie się wyłącznie zyskiem i ignorowanie norm prawnych skutkuje nieuchronnymi karami finansowymi podczas kontroli, co całkowicie pozbawia przewóz opłacalności.

Spedytor, podobnie jak kierowca powinien obowiązkowo znać następujące przepisy dotyczące czasu pracy:

• Rozporządzenie WE 561/2006, szczególnie art. 4 oraz art. od 6 do 9, no i oczywiście 12.
• Ustawa o czasie pracy kierowców

Dlaczego znajomość przepisów przez spedytora jest tak ważna?

Doświadczenie i dobra komunikacja z kierowcą pozwala przewidzieć możliwe zagrożenia i problemy podczas przejazdu daną trasą – zatory na drogach, problemy techniczne z pojazdem. Uwzględnienie odpowiednio do sytuacji, dodatkowych kilku godzin rezerwy czasowej, pozwoli zrealizować mniej zleceń, ale bez dodatkowych kosztów w postaci kar za naruszenia lub za nieterminową realizację.

Właściciel – osoba kontrolująca

Dosięgając niemalże szczytu struktury firmy, dosięgamy samego „mózgu” całej operacji. Jakie jest zadanie szefa w przedsiębiorstwie? Oprócz stawiania sobie kolejnych celów i dążenia do rozwoju firmy, niezwykle ważna jest również… kontrola.

Kontrola tego, co dzieje się w przedsiębiorstwie, jak przebiegają niektóre procesy, jak wygląda dokumentacja i przede wszystkim weryfikacja błędów.

Rygorystyczne przepisy wymagają znajomości norm czasu pracy kierowców, prawa pracy, podatków oraz regulacji specjalistycznych (np. ADR, przewóz odpadów czy zwierząt). Czy to jest możliwe ? W niewielu wypadkach pewnie tak, ale w większości przedsiębiorstw poszczególne etapy i zakres wiedzy są oparte na dwóch filarach:

• Podział odpowiedzialności: Poszczególne zadania i wymagany zakres wiedzy są przypisane konkretnym pracownikom administracyjnym (spedytorom, osobom rozliczającym) oraz samym kierowcom.
• Sprawna komunikacja: Kluczowa dla prawidłowego działania firmy. Przykładem jest natychmiastowe zgłoszenie opóźnienia na załadunku do dyspozytora, co pozwala wspólnie z kierowcą skorygować plan dostawy i uniknąć kar.

Dlaczego precyzja jest tak ważna?

Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) może skontrolować dokumentację przedsiębiorstwa aż do 12 miesięcy wstecz.
Pod lupę trafiają wtedy kluczowe parametry:

• wymiar pracy w okresie rozliczeniowym i prawidłowe godziny pracy,
• dzienny czas prowadzenia pojazdu (w tym limit 56 godzin jazdy w tygodniu),
• regularne i skrócone odpoczynki dobowe (11h / 9h) oraz tygodniowe.

Informacja o problemach podczas załadunku i opóźnieniu powinna być jak najszybciej przekazana do dyspozytora, aby ten wspólnie z kierowcą ustalił czy wymagana jest korekta terminu dostawy lub podjęcie innych działań aby opóźnienie zniwelować.
Dlatego właśnie, stały nadzór nad prawidłowym obiegiem informacji i rzetelne rozliczanie każdego kierowcy to jedyna droga do bezpiecznego prowadzenia biznesu transportowego.

Dzienny okres odpoczynku, dzienny czas prowadzenia, 10 godzin pracy w nocy

Z kolei sam kierowca, jeśli jest profesjonalistą, każdą nietypową sytuację na drodze udokumentuje w postaci wydruku i opisu tak, aby podczas rozliczania jego danych, osoba rozliczająca mogła uwzględnić te uwagi w dokumentach, np. opis związany z pomyłką w obsłudze tachografu, awaria pojazdu czy nieprzewidzianym przestojem w punkcie rozładunku.

Właściciel, który odpowiednio podzieli zadania, może skupić się na rozwoju firmy, zapewniając zespołowi nowoczesne zaplecze technologiczne i merytoryczne.

Kluczowe inwestycje wspierające zarządzanie:

• Edukacja: Specjalistyczne szkolenia dla kierowców, spedytorów i administracji.
• Technologia: Systemy GPS, narzędzia do zdalnej analizy czasu pracy oraz intuicyjne oprogramowanie.
• Bezpieczeństwo: Stałe wsparcie prawne w zakresie przepisów transportowych.

Wniosek: Sukces firmy opiera się na precyzyjnym podziale kompetencji. Każde stanowisko musi doskonale znać swój obszar odpowiedzialności i korzystać z profesjonalnych narzędzi ułatwiających codzienną pracę.

Jak skutecznie dbać o wiedzę w firmie?

Przepisy transportowe zmieniają się dynamicznie, a błędy bywają bardzo kosztowne. Najlepszym sposobem na bezpieczeństwo podczas kontroli jest stałe podnoszenie kwalifikacji personelu.

W EwiCenter od lat prowadzimy specjalistyczne szkolenia dopasowane do potrzeb każdego stanowiska. Praktyczna wiedza połączona z nowoczesnymi narzędziami to najprostsza droga do rentownego i spokojnego biznesu transportowego.