Do pracy zgłosił się kierowca z Ukrainy – i co dalej?

Rynek pracy zawsze podlegał zmianom, ale w minionym roku w związku z konfliktem zbrojnym u naszych wschodnich sąsiadów przeżył potworny wstrząs. W lutym minionego roku stanęliśmy przed społecznym wyzwaniem pomocy obywatelom Ukrainy. Jako ich najbliżsi sąsiedzi zdaliśmy ten egzamin.

Lokalny rynek pracy a obywatele Ukrainy

Do wybuchu wojny głównym celem migracji obywateli Ukrainy było podejmowanie pracy zarobkowej na terytorium Polski. Pracownicy ze Wschodu stanowili znaczącą część rynku pracy, zaspokajając stale rosnące potrzeby przedsiębiorców w dwóch kluczowych sektorach:

• Produkcyjnym

• Transporcie międzynarodowym

Lokalny rynek logistyczny nie mógł już funkcjonować bez rąk do pracy z Ukrainy. Zadania polskiego rządu nie mogły więc ograniczyć się wyłącznie do pomocy humanitarnej. Musiały skoncentrować się na umożliwieniu obywatelom Ukrainy kontynuacji pracy w Polsce, zapewniając branży transportowej ciągłość działania. Kierowcy z Ukrainy już od dawna swoją obecnością realnie współtworzą i wspierają międzynarodowy transport drogowy rzeczy oraz osób.

Legalny pobyt i legalna praca – co to oznacza?

Rozważając zatrudnienie kierowcy z Ukrainy w transporcie drogowym, należy pamiętać, że legalizacja pracy oraz legalizacja pobytu to dwa odrębne, ale współistniejące zagadnienia. Aby pracodawca mógł czuć się bezpiecznie, oba te warunki muszą być spełnione równocześnie. Mnogość dokumentów może jednak przyprawić o zawrót głowy:

• Zezwolenia na pracę

• Zezwolenia na pobyt czasowy

• Jednolite zezwolenia na pobyt i pracę (karty pobytu)

• Wizy krajowe (naklejki wizowe)

Kierowcy wykonujący międzynarodowy transport drogowy muszą ze szczególną starannością dbać o dokument pobytowy, który uprawnia ich do poruszania się po całej strefie Schengen, a nie tylko po terytorium Polski. Kierowcy w transporcie krajowym są w znacznie prostszej sytuacji formalnej. Warto pamiętać, że dawne przepisy krajowej ustawy antycovidowej (z 2 marca 2020 r.), które automatycznie przedłużały ważność dokumentów na terenie RP, już nie obowiązują – obecnie kluczowe są regulacje specustawy i status ochrony czasowej.

Brak wiedzy to ryzyko

Zatrudniając kierowcę z Ukrainy, pracodawca musi poddać wnikliwej weryfikacji wszystkie posiadane przez niego dokumenty. Często bariera językowa utrudnia precyzyjne określenie ich statusu i przeznaczenia.

W branży wciąż funkcjonuje wiele błędnych pojęć:

• Zezwolenia na pracę (wydawane w urzędzie wojewódzkim) bywają przez kierowców potocznie nazywane „zaproszeniami”.

• Świadectwo kierowcy jest często błędnie uznawane za dokument przypisany do pracownika – w rzeczywistości stanowi ono własność przewoźnika i jest wydawane wyłącznie z jego inicjatywy.

Kierowcy czasami wykorzystują niewiedzę pracodawców, chcąc jak najszybciej podjąć zatrudnienie, co w przypadku braku odpowiednich weryfikacji prowadzi bezpośrednio do łamania prawa i dotkliwych kar dla firmy.

O co zatem powinien poprosić pracodawca, kiedy do pracy zgłaszają się kierowcy z Ukrainy?

Pracodawca w pierwszej kolejności powinien zażądać przedstawienia kompletu dokumentów zawodowych oraz pobytowych cudzoziemca. Bardzo często kierowcy z Ukrainy posiadają równocześnie dwa dokumenty paszportowe:

• Paszport zwykły

• Paszport biometryczny

Taka sytuacja jest w pełni legalna – ukraińskie przepisy dopuszczają posiadanie dwóch ważnych paszportów w tym samym czasie. Z tego powodu w urzędach wojewódzkich czy instytucjach rynku pracy obywatel Ukrainy będzie legitymowany i weryfikowany na podstawie nazwiska oraz daty urodzenia, a nie samego numeru paszportu.

Co w tym paszporcie powinno nas zainteresować?

Poza weryfikacją samej daty ważności paszportu, kluczowe jest sprawdzenie, czy zawiera on naklejkę wizy krajowej z prawem do pracy. Szczególną uwagę należy zwrócić na numeryczne oznaczenie celu wydania wizy – nie każdy jej rodzaj pozwala na legalne świadczenie pracy.

Specjalna ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy wprowadziła mechanizm automatycznego przedłużania ważności wiz krajowych. Początkowo stworzyło to patową sytuację: przedłużone z mocy prawa wizy pozwalały na legalny pobyt w Polsce, ale nie dawały prawa do przekraczania granic i wykonywania przewozów w innych krajach UE. Kierowcy nie mogli też wrócić na Ukrainę po nowe dokumenty, co spędzało sen z powiek przewoźnikom. Obecnie problem ten został rozwiązany – na terenie Polski uruchomiono oficjalne centra wizowe, w których kierowcy mogą fizycznie uzyskać nową wizę krajową.

Zgłosił się do pracy kierowca z Ukrainy, ale nie ma wizy krajowej – czy przebywa legalnie i ma odpowiedni dokument pobytowy?

Tak, jest to możliwe, jeśli cudzoziemiec posiada np. ważne zezwolenie na pobyt czasowy (kartę pobytu). To alternatywna ścieżka gwarantująca legalny pobyt w Polsce oraz – co kluczowe dla przewoźnika – możliwość swobodnego podróżowania i realizowania przewozów w krajach Unii Europejskiej.

Procedura wygląda następująco:

• Wniosek o pobyt czasowy składa się w urzędzie wojewódzkim właściwym dla miejsca zamieszkania (pobytu) cudzoziemca.

• Urząd nie wymaga zaświadczenia o zameldowaniu – miejsce stałego meldunku nie musi istnieć.

• Na właściwość urzędu nie wpływa również adres siedziby pracodawcy.

• Osobiste stawiennictwo kierowcy w urzędzie jest niezbędne do pobrania odcisków linii papilarnych.

• Jeśli wniosek nie zawiera braków formalnych i została uiszczona opłata skarbowa, cudzoziemiec otrzymuje w paszporcie pieczęć poświadczającą legalne oczekiwanie na kartę pobytu.

Oświadczenie o powierzeniu pracy wydaje powiatowy urząd pracy

Obok legalnego pobytu, drugim warunkiem zgodności z przepisami jest legalizacja zatrudnienia. Pracodawca musi zarejestrować odpowiedni dokument w Powiatowym Urzędzie Pracy (obecnie proces ten odbywa się zdalnie przez portal praca.gov.pl). Dokument ten precyzyjnie definiuje warunki zatrudnienia, określając:

• Dokładny okres wykonywania pracy

• Rodzaj zawartej umowy (podstawę prawną)

• Wysokość wynagrodzenia brutto

• Stanowisko oraz geometryczne miejsce wykonywania pracy

Większość urzędów wydaje obecnie oświadczenia w wersji elektronicznej z podpisem cyfrowym, który nie wymaga fizycznych pieczęci. Warto pamiętać, że tradycyjne wojewódzkie zezwolenia na pracę nie są już dokumentami obowiązkowymi dla kierowców z Ukrainy w transporcie międzynarodowym. Są one jednak konieczne w przypadku zatrudniania kierowców z innych krajów spoza UE (np. z Azji) lub gdy pracodawca chce związać się z pracownikiem na dłuższy czas (zezwolenie wojewódzkie wydawane jest na okres do 3 lat).

Powiadomienie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy

Specjalna ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy wprowadziła ogromne ułatwienie dla pracodawców, upraszczając procedury do minimum. Coś, co wcześniej bezwzględnie uznawane było za nielegalne zatrudnienie, stało się w pełni legalną ścieżką w większości branż.

Zasady korzystania z uproszczonej ścieżki:

• Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnienie obywatela Ukrainy w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od momentu faktycznego podjęcia przez niego pracy.

• Zgłoszenia dokonuje się całkowicie online za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Dzięki temu uchodźcy wojenni mogą błyskawicznie podejmować pracę. Należy jednak pamiętać, że w przypadku kierowców realizujących transport międzynarodowy, posiadanie tradycyjnego oświadczenia o powierzeniu pracy z PUP jest rozwiązaniem znacznie bezpieczniejszym podczas szczegółowych kontroli drogowych za granicą.

Świadectwo kwalifikacji zawodowej – czyli zawodowe prawo jazdy

Kierowca zawodowy jako specjalista musi bezwzględnie wylegitymować się odpowiednimi uprawnieniami. Kierowcy z Ukrainy, dokładnie tak samo jak polscy pracownicy, muszą przejść odpowiednie szkolenia, aby ich prawo jazdy mogło być wykorzystywane do celów zarobkowych:

• Obowiązkowy kurs na przewóz rzeczy (uzyskanie wpisu kodu 95 lub osobnej Karty Kwalifikacji Kierowcy)

• Aktualne orzeczenie lekarskie oraz psychologiczne (niezbędny element teczki kierowcy)

Ukraińskie krajowe prawo jazdy jest w pełni uznawane w Polsce oraz innych państwach UE. Na mocy przepisów specjalnych dotyczących ochrony czasowej, obywatele Ukrainy są zwolnieni z obowiązku wymiany dokumentu na polski po upływie 6 miesięcy od wjazdu – ich prawa jazdy pozostają ważne przez cały okres trwania ochrony.

NAJWAŻNIEJSZY DOKUMENT – Świadectwo kierowcy

Kiedy jako pracodawca dopełniłeś już niemal wszystkich formalności: zweryfikowałeś legalność pobytu (wizę lub kartę pobytu), zgłosiłeś zatrudnienie w urzędzie pracy, zarejestrowałeś pracownika w ZUS, skompletowałeś badania medycyny pracy oraz szkolenie BHP – okazuje się, że kierowca wciąż nie może legalnie wyjechać w trasę międzynarodową. Brakuje mu najważniejszego dokumentu: Świadectwa Kierowcy wydawanego przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD), czyli tzw. „różowego papierka”.

To tylko jeden dokument, a decyduje o legalności całego przewozu.

Podsumowanie

Przed dopuszczeniem kierowcy do pracy (szczególnie w transporcie międzynarodowym) upewnij się, że Twoja teczka pracownicza zawiera komplet poniższych dokumentów:

1. Legalny pobyt

• Paszport – tradycyjny lub biometryczny (może mieć oba).

• Wiza krajowa do pracy – z wklejoną naklejką wizową.

• Karta pobytu – lub oficjalna pieczęć w paszporcie (potwierdzenie złożenia wniosku).

2. Dokumenty legalizujące zatrudnienie

• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy – rejestrowane elektronicznie w Powiatowym Urzędzie Pracy (PUP) przez praca.gov.pl.

• Wojewódzkie zezwolenie na pracę (Typ A) – opcjonalne, wymagane przy chęci zatrudnienia długoterminowego (do 3 lat).

• Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy – uproszczona ścieżka przez praca.gov.pl; zgłoszenie wymagane w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od momentu podjęcia pracy.

3. Uprawnienia i zdrowie (Teczka kierowcy)

• Ukraińskie prawo jazdy – ważne bez wymiany przez cały okres ochrony czasowej.

• Kod 95 + Karta Kwalifikacji Kierowcy (KKK) – potwierdzenie polskich uprawnień zawodowych.

• Badania lekarskie i psychologiczne – od lekarza medycyny pracy.

• Zgłoszenie do ZUS – objęcie pracownika polskim ubezpieczeniem.

4. Transport międzynarodowy (Kluczowy dokument)

• Świadectwo Kierowcy z GITD („różowy papierek”) – wystawione na Twoją firmę.

Absolutny brak zgody na wyjazd z kraju bez tego dokumentu!

Tylko tyle i aż tyle. Czy to wszystko co wyżej opisaliśmy jest Tobie znane? Zmagasz się z tymi dokumentami na co dzień i nie masz pewności, że wszystko jest dopilnowane? Skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji. Sprawdź, czy możemy pomóc w zatrudnieniu Twojego kierowcy z Ukrainy.