Firma transportowa – jak założyć? Jak zacząć w 5 krokach?

Wykonywanie transportu drogowego nie należy do najprostszych zadań. Własna firma transportowa to nie jest praca na 8 godzin. Od chwili założenie firmy transportowej poczujesz jak wiele spraw mieści się w dobie. Kiedy raz wejdziesz do tej branży, zostaniesz na długo.

Jak otworzyć firmę transportową – pierwszy krok polega na wybraniu formy działalności

Wiele osób zaczynając przygodę jako przedsiębiorca zaczyna od prowadzenia firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Ma to zarówno plusy, jak i minusy. Aby przedsiębiorstwo transportowe działało, nie musi być ogromnych struktur.

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – najprostsza forma prowadzenia biznesu. Założenie jest darmowe i szybkie (przez CEIDG). Pamiętaj jednak, że jako właściciel odpowiadasz za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem osobistym. Wielu przedsiębiorców zaczyna od JDG, by z czasem przekształcić ją w spółkę.
2. Spółka cywilna (SC) – forma prowadzenia działalności gospodarczej przez dwie lub więcej osób.
3. Spółka jawna (SJ) – forma prowadzenia działalności przez dwie lub więcej osób, w której wszyscy wspólnicy odpowiadają za spółkę solidarnie i bez ograniczeń.
4. Spółka komandytowa (SK) – forma prowadzenia działalności przez dwie lub więcej osób, w której co najmniej jeden ze wspólników odpowiada za spółkę całym swoim majątkiem (komplementariusz), a pozostali odpowiadają tylko w swoich wkładach (komandytariusze). Taka forma sprawdza się w sytuacji, w której ktoś chce być jedynie wkładem finansowym a nie osobą decyzyjną.
5. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o. o.) – forma prowadzenia działalności gospodarczej, w której udziałowcy odpowiadają za spółkę tylko do wysokości swojego wkładu. To drugi rodzaj bardzo popularnej formy działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego. W przypadku spółki proces zakładania jest odrobinę bardziej złożony.
6. Spółka akcyjna (SA) – forma prowadzenia działalności gospodarczej, w której udziałowcy wykonują czynności wykonawcze części składowej spółki, a ich odpowiedzialność za spółkę ograniczoną jest do wysokości wkładu w kapitale akcyjnym.
7. Spółka komandytowo-akcyjna (SKA) – działalność w ramach spółki komandytowej i spółki akcyjnej, w której co najmniej jeden ze wspólników odpowiada za spółkę w całym swoim majątkiem (komplementariusz), a akcjonariusze do wysokości udziałów.

Drugi krok – zdecyduj się kto będzie świadczył dla Ciebie usługi

W transporcie drogowym nie musisz robić wszystkiego sam. Sukces zależy od ludzi i systemów, którymi się otoczysz.

Profesjonalna księgowość i rozliczanie czasu pracy

Zastanów się, czy stworzysz wewnętrzny dział kadr, czy zlecisz to na zewnątrz. Rozliczanie kierowców oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy wymaga specjalistycznej wiedzy. Błędy w tym obszarze generują ogromne kary podczas kontroli ITD lub PIP. Jeśli na początku sam planujesz wsiąść za kółko, musisz wiedzieć, jak prawidłowo rozliczać delegacje i czas pracy właściciela-kierowcy.

Na początku sam będziesz kierowcą? Nic nie szkodzi. Taki przypadek opisaliśmy w artykule Jak rozliczyć czas pracy i diety zagraniczne właściciela firmy? Czyli właściciel firmy kierowcą.

Ubezpieczenie

Dobra polisa to klucz do spokojnego snu. Jako przewoźnik potrzebujesz:

• OCP (Odpowiedzialność Cywilna Przewoźnika) w ruchu krajowym i międzynarodowym.

• Ubezpieczenia floty (AC/OC/Assistance dla samochodów ciężarowych lub dostawczych).

• Ubezpieczenia cargo.

Ile tego jest, wie chyba tylko wyspecjalizowany w transport drogowy towarów broker. I z takim zalecamy współpracę, kiery masz firmę transportową. Wspieraj się specjalistami. Firma transportowa musi posiadać dobre ubezpieczenia, znać gwiazdki w umowach, wytyczne co do parkingów, na których mogą odbierać kierowcy odpoczynki (te niewłaściwe mogą być powodem niewypłacenia )

Posiadasz certyfikat kompetencji zawodowych?

Świetnie. Jeden temat mniej. Jeżeli jednak jest inaczej i nie udało Ci się zdobyć tego dokumentu (egzamin zdaje się w Instytucie Transportu Samochodowego, egzaminy organizowane są regularnie w całej Polsce), musisz nawiązać współpracę z zarządzającym transportem, który musi posiadać certyfikat kompetencji zawodowych.

Trzeci krok to wyrobienie licencji transportowej, inaczej licencji wspólnotowej

Wniosek składasz do Głównego Inspektora Transportu Drogowego w Warszawie. Nie możesz działać bez zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Wnioskujesz jednocześnie o wydanie zezwolenia, którego to wydanie odbędzie się wraz z wydaniem licencji wspólnotowej.

Do wniosku załączasz szereg dokumentów:

• wniosek prawidłowo wypełniony i podpisany (co ważne czytelnie – znamy przypadek Klienta, który został wezwany o poprawne podpisanie dokumentu, co sprawiło że z opóźnieniem otrzymał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika i licencję wspólnotową)
• certyfikat kompetencji zawodowych w formie kopi zwykłej, nie notarialnej
• oświadczenie osoby zarządzającej transportem o podjęciu się tej roli w Twojej firmie
• wykaz pojazdów
• zaświadczenie o niekaralności osoby posiadającej certyfikat kompetencji zawodowych,
• zaświadczenie o niekaralności Twoje, jako przewoźnika drogowego albo wszystkich osób zgodnie z reprezentacją w krajowym rejestrze sądowym
• dodatkowo oświadczenia o niekaralności wszystkich osób umocowanych do reprezentacji firmy transportowej oraz posiadacza certyfikat kompetencji zawodowych
• oświadczenie dotyczące bazy eksploatacyjnej wraz z adresem (uwaga, na samym etapie wnioskowania o licencję wspólnotową pojawiają się kontrole bazy i jej realnego istnienia)
• potwierdzenia opłat (pamiętaj, aby przelewy miały status zrealizowanych a nie jedynie zleconych)
• dokumenty potwierdzające posiadanie odpowiedniej zdolności finansowej (zgodnie z art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009 (np. w przypadku spółki z o. o. już istniejącej będzie to roczne sprawozdanie finansowe)

To na co warto zwrócić uwagę przy wyrabianiu licencji wspólnotowej, to fakt że już na etapie wnioskowania jest konieczność posiadania pojazdu bądź dysponowania nim. Mniej doświadczone osoby w branży, niekompetentny zarządzający transportem, najpierw wezmą auto w leasing, a potem będą wyrabiać licencję wspólnotową. I co wtedy, kiedy ratę leasingu trzeba płacić a nie ma jak wykonywać operacji transportowych, no bo nie ma licencji? Może zrobić się kłopot, ponieważ przygotowana poduszka finansowa zacznie kurczyć się w bardzo szybkim tempie. Znamy takie przypadki z doświadczenia. Założyć firmę transportową ze wsparciem doświadczonych specjalistów – to dobre rozwiązanie.

Co zatem zrobić? Są na to sposoby. Zapytaj bezpłatnie naszego eksperta – TUTAJ

Czwarty krok to dostęp do giełdy transportowej?

Po uzyskaniu licencji musisz zapewnić ciągłość zleceń. Rynek oferuje dwie główne ścieżki:

• Giełdy ładunków: Platformy giełdowe są idealnym narzędziem na start oraz świetnym sposobem na domykanie pustych przebiegów i uzupełnianie wolnej przestrzeni ładunkowej.

• Stałe kontrakty i dedykowane trasy: To fundament stabilnego biznesu. Wypracowanie stałych relacji z załadowcami pozwala na precyzyjne planowanie pracy kierowców, optymalizację kosztów i redukcję rotacji pracowników.

Połączenie stabilnej bazy klientów z elastycznym wykorzystaniem giełd to sprawdzony przepis na sukces finansowy.

Stabilne zlecenia, stabilna praca, stabilne warunki zatrudnienia dla kierowców, brak rotacji, dobrze prowadzona dokumentacja firmy, zoptymalizowane koszty, korzystanie z wiedzy – przepis na sukces?

Z dużą doza prawdopodobieństwa możemy stwierdzić, że są to fundamentalne wartości dobrze prosperującej firmy transportowej. I nie mówimy tego w oparciu o jednostki, gdzie firma transportowa ma niezwykłe know how działania. Widzieliśmy bardzo wiele firm dobrze poukładanych, w których właściciel z mądrze dobraną załogą prowadzą naprawdę przyjazną organizację, w której chce się pracować i która przynosi dochody.

W przypadku firmy transportowej stabilność to utopia, ale dlaczego do niej nie dążyć już od początku wykonywania działalności gospodarczej.

Piąty krok – pierwsze zlecenie transportowe jako podmiot wykonujący przewóz drogowy

W transporcie drogowych oraz spedycji kluczowe znaczenie ma bezpieczeństwo finansowe. Przed przyjęciem lub zleceniem pierwszego frachtu bezwzględnie weryfikuj swoich partnerów biznesowych.

• Sprawdzaj licencje i zezwolenia: Jeśli zlecasz transport podwykonawcy, upewnij się, że posiada on ważną licencję wspólnotową oraz wpis do KREPTD.

• Weryfikuj wiarygodność płatniczą: Sprawdzaj opinie na giełdach transportowych, rejestry dłużników oraz status prawny firm (szczególnie zagranicznych spoza Unii Europejskiej). Minimalizowanie ryzyka braku zapłaty za fracht to podstawa płynności finansowej.

A może czas aby zadbać o marketing firmy transportowej? Branża jest specyficzna i dość mocno zamknięta przed działaniami marketingowymi. Czy musi tak być? Stawiam tezę, że nie.

Własna firma transportowa to dobry pomysł na biznes?

Jak najbardziej tak. Założyć firmę transportową to jedno, ale otworzyć firmę transportową i dobrze ją prowadzić to już dłuższa opowieść. Na jej fragment zapraszam do kolejnego naszego artykułu oraz Kontrola inspekcji transportu drogowego – 5 punktów, na które najczęściej zwracają uwagę kontrolujący! A jeśli chcesz do tego zajmować się tak zwaną spedycją, musisz pamiętać o licencji w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy. Tutaj także będzie potrzebny certyfikat kompetencji zawodowych oraz będziesz musiał wykazać odpowiednią zdolność finansową. Założenie firmy transportowej i wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, bardzo często łączy się z działalnością spedycyjną.

Ile kosztuje założenie firmy transportowej?

To zależy od wielu czynników, ale jeśli mówimy o opłatach administracyjnych, są one zdecydowanie przewidywalne i możliwe do wyliczenia na etapie planowania rozpoczęcia wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego albo pisania biznes planu.

Czy to się opłaca?

Wielu mówi, że nie ale nadal jeżdżą i od założenia firmy transportowej liczą już dziesiątki lat. Oczywiście, nie jest prosto. Pakiet Mobilności, polski ład, inflacja, wojna na Ukrainie, wysokie ceny paliwa. To nie ułatwia prowadzenia biznesu, ale wykonywanie transportu drogowego to trochę styl życia, zarówno dla kierowców jak i dla właścicieli. Jak raz wejdziesz do tej branży, to zostaniesz prawdopodobnie na dłużej. Rozgość się.

Odwiedź nasz kanał na YouTube Liczy się Transport – zapraszamy.