Jak oblicza się BRUTTO-BRUTTO w Pakiecie Mobilności dla kierowcy w transporcie drogowym?

Jak wliczyć ZUS pracodawcy do stawki w Pakiecie Mobilności, czyli płace sektorowe i stawka brutto-brutto?

Trwa wielkie wdrażanie nowych wytycznych do systemów rozliczeniowych kierowców w Polsce. Od momentu, gdy służby zagraniczne UE potwierdziły, że stawki podczas kontroli porównuje się przed wszelkimi potrąceniami ZUS i podatku, należy wyprostować dotychczasowe praktyki na nowe tory.

O co dokładnie chodzi z tym brutto-brutto w Pakiecie Mobilności?

W Polsce zasady obliczania wynagrodzeń mają swoją kolejność wykonywania obliczeń i potrąceń. Umowy, stawki i obliczenia wykonywane są w pierwszej kolejności wg kwot brutto, czyli z podatkami i podstawowym ZUS-em pracowniczym. Następnie, szczególnie u kierowców, następuje obliczanie dokładnie tych danin (podatków i ubezpieczeń) i odliczanie tego, aby uzyskać kwotę netto.

W tym momencie na listach płac w kadrach znaleźć można już dwie ogólne wartości:

• brutto jako kwotę wyjściową do polskich deklaracji i obliczeń urzędowych, oraz
• netto jako wartość, którą otrzymuje kierowca.

Obliczenia na tym etapie mogą być nieco inne np. dla:

• pracowników poniżej 26 roku życia albo
• pracowników, którzy „wpadli” już w II próg podatkowy albo
• kierowców, którzy mają obniżany ZUS za każdy dzień w transporcie międzynarodowym.

Do tego momentu to jest ogólnie znany standard, wieloletnia tradycja i stąd całe zamieszanie. Nikt, począwszy od 2015 roku, gdy wchodził MiLOG, nie wyjaśnił służbom UE, że w Polsce to nie jest koniec obliczania obciążeń wynagrodzenia kierowców. Brak ujęcia kwot brutto-brutto w kontrolach zagranicznych powodowało i powoduje obniżenie stawki dla Pakietu Mobilności o ok. 20%. Ten brak był wyrównywany dopłatami – stąd cały temat ma ogromne znaczenie dla finansów firm transportowych.

Kwota brutto jaka wynika z umowy i stawki zasadniczej, składniki obliczone na jej podstawie są na tym pierwszym etapie obciążone takimi daninami (podstawowe):

• 13,71% – ZUS podstawowy (9,76% – emerytalne, 1,50% – rentowe. 2,45% chorobowe)
• 9% – składka zdrowotna
• 12% lub 32% – podatek dochodowy

Aby obliczyć dokładną wartość tego ZUS-u i zaliczki na podatek dochodowy, u kierowcy należy ustalić (obliczyć) podstawę oskładkowania i opodatkowania. Jak wiemy, w transporcie międzynarodowym, podstawa ZUS jest obniżana z kwoty brutto o wartość tzw. diet wirtualnych oraz tzw. sanitariatów, czyli dodatku transportowego, który jest zwolniony z oskładkowania po przekroczeniu wymiaru przeciętnego wynagrodzenia (w 2026 roku ten próg wynosi 9420 zł brutto).

Przykład:

Kierowca ma naliczone za cały miesiąc z umowy i składników dodatkowych (nadgodzin, nocnych, dyżurów, dodatków delegowania UE, dodatków transportowych, itp.) łączną kwotę 13 000 zł brutto.

Od tej wartości odejmuje techniczną wartość „diet wirtualnych” – czyli obniżenia podstawy ZUS o 60EUR za każdy dzień pobytu za granicą oraz dodatku transportowego, czyli tzw. sanitariatów.

Dla przykładu:

• wartość diet wirtualnych 5000 zł
• wartość dodatku transportowego (sanitariatów): 2000 zł

Czyli w obliczeniach uzyskamy:

13000 zł brutto – 5000 zł (d.wirtualne) – 2000 zł (dod. Transportowy) = 6000 zł brutto, ale w związku z tym, że podstawa do ZUS po obniżeniach nie może być niższa niż wartość przeciętnego wynagrodzenia, to w tym miejscu należy przyjąć nie mniej niż 9420 zł brutto.

Dlatego kwotę ZUS-u podstawowego obliczymy z kwoty 9420 zł:

9420 zł x 13,71% = 1 291,48 zł

I w tym miejscu większość osób rozliczających czas pracy kierowców kończy obliczenia, gdy obliczają stawkę godzinową do Pakietu Mobilności. A należy wykonać jeszcze jedno obliczenie, czyli naliczyć wartość ZUS-u brutto-brutto, czyli obowiązkowy dodatkowe składki doliczane do tego podstawowego brutto.

Jeśli mówimy o wynagrodzeniu wypłacony przez przewoźnika (firmę transportową) w rozumieniu Pakietu Mobilności, to potrzebujemy połączyć wszystkie elementy związane z tym wynagrodzeniem:

• kwota netto
• ZUS podstawowy (brutto)
• podatki
• ZUS końcowy (brutto-brutto)

Ten ZUS końcowy może mieć różne nazwy (pracodawcy, brutto-brutto, całkowity koszt, itp..), ale jest on obowiązkowy i jest pomijanym w ogólnej narracji kosztem, który pokrywa każdy pracodawca. Kwota ta jest dokładnie powiązana z danym kierowcą, dlatego rewizja przepisów Pakietu Mobilności narzuca potrzebę uwzględnienia tej wartości w obliczeniach.

Dodatkowe elementy ZUS to:

• 9,76% – ubezpieczenie emerytalne
• 6,50% – ubezpieczenie rentowe
• ~1,67% – ubezpieczenie wypadkowe
• 2,45% – fundusz Pracy (FP)
• 0,10% – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)

W powyższym przykładzie te obliczenia zatem będą następujące:

9420 zł brutto x 20,48% (9,76% emerytalne, 6,50% rentowe, ~1,67% wypadkowe, 2,45% FP, 0,10% FGŚP) = 1 929,22 zł

Zatem końcowo wartość wynagrodzenia jaką należy wziąć do podziału na odcinki zagraniczne będzie wynosiła:

13 000 brutto + 1929,22 zł brutto-brutto = 14929,22 zł brutto-brutto.

Przygotowanie raportu płacowego do kontroli IMI wymaga zdiagnozowania odcinków podlegających pod delegowanie. Nie każdy odcinek zagraniczny będzie objęty Pakietem Mobilności. Bardzo często zdarza się tak, że przejazd np. do Niemiec najpierw jest częściowo odcinkiem bilateralnym (eksport z Polski ładunku do odbiorcy w Niemczech) i mamy już w tachografie jazdę na terenie Niemiec, ale ten odcinek nie jest jeszcze delegowaniem i NIE WLICZA się do Pakietu Mobilności.

Dopiero po rozładunku kolejnym etapem trasy będzie przewóz kabotażowy i ten odcinek, wraz z dojazdem do tego załadunku, podlega pod weryfikację stawki minimalnej w Niemczech.

Zatem naszą kwotę 14929,22 zł brutto- brutto, należy rozłożyć na składniki ogólne (umowa/etat dla całego miesiąca, również odcinków polskich), na odcinki ogólnie „zagraniczne” (doliczamy wówczas do takiego czasu dodatek transportowy związany z wyjazdami międzynarodowymi), z tych zagranicznych trzeba zidentyfikować wyłączone z delegowania (wtedy nie ma tam dopisywania dodatku na delegowanie UE) oraz te odcinki delegowania, do których będziemy doliczyć (wg potrzeby) składnik delegowania lub dodatkowe wyrównanie – jeśli będzie potrzebne.

W związku z tym, że przy rozliczaniu kierowców w transporcie międzynarodowym następuje obowiązkowe obniżanie podstawy ZUS, to podczas identyfikacji odcinków polskich, zagranicznych i tym faktycznie delegowanych trzeba prawidłowo przypisać wartość ZUS-u brutto-brutto. Wynika to z prostej zależności – odcinki polskie nie mają „obniżonego ZUS-u”, a zagraniczne są podzielone pomiędzy te wyłączone z delegowania i te podlegające pod Pakiet Mobilności.

Podsumowanie

Zrozumienie całego zagadnienia i wdrożenia tego do swoich obliczeń wymaga wiedzy i odpowiednich narzędzi. Dostosowanie wyglądu listy płac do kontroli IMI, wykazanie odcinków wyłączonych z delegowania i tych podlegających pod kontrolę stawki – to przede wszystkim wyzwanie dla producentów programów do rozliczania kierowców.

Jak możesz się domyślać – jako EwiCenter – zadbaliśmy już o nasze oprogramowanie i jesteśmy gotowi na te zmiany. Znamy dokładnie algorytmy, uzgodniliśmy wzór zestawienia składników pod kontrolę IMI, a dodatkowo posiadamy informatyczne sprzężenie z systemem IMI, to każdą kontrolę Pakietu Mobilności przygotowujemy tak, jak życzy sobie tego inspektor kontrolujący danego kraju.

Zadbaj o swój święty spokój i porozmawiajmy o tym, jak możemy przejąć od Ciebie cały temat rozliczeń, aby z jednej strony były one zgodne co do grosza z tym na co się umówiłeś z kierowcami a z drugiej strony, Twoje biuro rachunkowe nie musiało odkrywać wszystkiego na nowo. Współpracujemy bezpośrednio z każdym biurem i dopasowujemy składniki do ich standardów list płac. Przejmiemy cały proces od zdalnego odczytywania tachografu, aż po dopasowanie składników i wysłanie gotowego formatu do Twojego biura rachunkowego.

Jak wliczyć ZUS pracodawcy do stawki w Pakiecie Mobilności?

Płace sektorowe a stawka „brutto-brutto”

W transporcie międzynarodowym trwa rewolucja w rozliczeniach. Służby kontrolne UE (system IMI) jasno potwierdziły: stawkę kierowcy porównuje się przed wszelkimi potrąceniami składek i podatków. Oznacza to, że polskie „brutto” z umowy to dla kontrolera wartość niepełna.

Dlaczego standardowe brutto to za mało?

W Polsce tradycyjnie operujemy na kwotach brutto i netto. Jednak w Pakiecie Mobilności kluczowy jest całkowity koszt wynagrodzenia (brutto-brutto).

Ważne: Nikt od 2015 roku (wejście MiLOG) nie wytłumaczył służbom UE, że w Polsce „brutto” na umowie nie jest końcowym kosztem wynagrodzenia. Unijny inspektor chce widzieć wszystko, co pracodawca faktycznie wydaje na godzinę pracy kierowcy.

Mechanizm „Brutto-Brutto” w 2026 roku

Aby prawidłowo obliczyć stawkę, musimy przejść przez trzy etapy:

Przykład wyliczenia:

1. Wynagrodzenie brutto (z dodatkami): 13 000 zł.
2. Obniżenie podstawy: Diety wirtualne i sanitariaty (np. 7 000 zł).
3. Nowa podstawa ZUS: 9 420 zł (nie może być niższa niż średnia krajowa).
4. Koszt dodatkowy (ZUS Pracodawcy): 9 420 zł x 20,48% = 1 929,22 zł.
5. Wartość do kontroli IMI: 13 000 zł + 1 929,22 zł = 14 929,22 zł.

Wyzwanie: Odcinki delegowane vs. Bilateralne oraz polskie trasy

Nie każda minuta jazdy w Niemczech to Pakiet Mobilności.

• Odcinek bilateralny (eksport/import): Wyłączony z delegowania.
• Kabotaż / Cross-trade: Podlega pod rygorystyczne stawki płacy sektorowej.

Problem: Na odcinkach polskich ZUS nie jest obniżany, a na zagranicznych – tak. Prawidłowe przypisanie wartości brutto-brutto do konkretnych minut jazdy na różnych terytoriach jest niemal niemożliwe do wykonania „ręcznie”.

Podsumowanie: Jak przygotować się na kontrolę?

Dostosowanie listy płac do kontroli IMI to wyzwanie technologiczne. W EwiCenter rozwiązaliśmy ten problem za Ciebie:

• Automatyzacja: Nasz algorytm sam dolicza brutto-brutto do odcinków delegowania.
• Integracja IMI: Generujemy raporty w formacie, jakiego oczekują zagraniczni inspektorzy.
• Święty spokój: Twoje biuro rachunkowe otrzymuje gotowe dane, bez konieczności „odkrywania koła na nowo”.