Właściciel firmy kierowcą. Jak rozliczyć czas pracy i diety zagraniczne właściciela firmy?

Samozatrudniony kierowca – czy właściciel firmy transportowej może być kierowcą ?

Tak, prowadzenie firmy transportowej i jednoczesne siadanie za kierownicą pojazdu to codzienność wielu polskich przedsiębiorców. Polskie i unijne przepisy jasno wskazują, że właściciel firmy może być jej jedynym kierowcą. Taka forma działalności (często nazywana samozatrudnieniem) wiąże się jednak z koniecznością spełnienia szeregu rygorystycznych wymogów prawnych.

W transporcie drogowym zasady dotyczące bezpieczeństwa i czasu pracy są identyczne dla każdego – bez względu na to, czy jesteś kierowcą na etacie, czy szefem własnej firmy.

Formalne wymagania dla kierowcy-właściciela

Aby samozatrudniony kierowca mógł legalnie realizować przewozy drogowe w ramach swojej działalności, musi posiadać:

• Własną licencję transportową / wspólnotową – dokument uprawniający firmę do wykonywania zarobkowego przewozu rzeczy.

• Odpowiednie uprawnienia osobiste – prawo jazdy właściwej kategorii (np. C, C+E), aktualne badania lekarskie i psychologiczne oraz ważny wpis kodu 95 (Kwalifikacja Zawodowa).

• Kartę kierowcy – niezbędną do rejestrowania aktywności w tachografie cyfrowym.

Czas pracy i ewidencja samozatrudnionego

Przekonanie, że „szefowi wolno więcej” lub że przepisy o czasie pracy są dla właścicieli bardziej elastyczne, jest kosztownym błędem. Kierowców-przedsiębiorców w pełni obowiązują przepisy Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz Ustawy o czasie pracy kierowców.

Kluczowe normy do bezwzględnego przestrzegania:

• Dzienny, tygodniowy oraz dwutygodniowy limit czasu prowadzenia pojazdu.

• Obowiązkowe przerwy w jeździe (45 minut po 4,5 godzinach prowadzenia).

• Wymagane odpoczynki dzienne oraz tygodniowe (regularne i skrócone).

• Prawidłowe dokumentowanie dni wolnych (np. wpisy manualne na karcie kierowcy).

Czy zasady dotyczące czasu pracy i jazdy obowiązują kierowcę – przewoźnika ?

Może się wydawać, że w firmach transportowych gdzie szefowie są kierowcami zasady dotyczące przepisów związanych z czasem pracy stają się bardziej elastyczne… Nic bardziej mylnego, w transporcie drogowym zasady są jednakowe dla wszystkich. Rozporządzenie WE 561/2006 – czyli przepisy o ograniczeniach jazdy i minimalnych odpoczynkach – są wspólne.

Ustawa o czasie pracy kierowców

Ustawa o czasie pracy kierowców łączy polskie prawo z przepisami unijnymi dla kierowców. Również tych samozatrudnionych. W myśl przepisów unijnych dotyczących czasu pracy oraz jazdy, samozatrudnieni kierowcy również, w pełni, muszą przestrzegać rozporządzenia 561/2006/WE. Maksymalny czas prowadzenia pojazdu w danym dniu, maksymalny tygodniowy czas prowadzenia pojazdu, minimalny czas odpoczynku, wymogi dotyczące przerw w czasie prowadzenia pojazdu, a także wymogi dotyczące prowadzenia rejestrów czasu pracy i jazdy (ewidencji czasu pracy) – to wszystko obowiązuje również samozatrudnionych. Próby omijania tych zasad mogą zakończyć się mandatem.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Zgodnie z art. 26d ust. 1 Ustawy o czasie pracy kierowców, przedsiębiorca osobiście wykonujący przewozy drogowe ma obowiązek prowadzenia ewidencji swojego czasu pracy.

• Okres przechowywania: Ewidencję należy archiwizować przez 2 lata od zakończenia okresu nią objętego.

• Przewóz na rzecz innego podmiotu: Jeśli wykonujesz usługi transportowe stale dla innego podmiotu (np. na długoterminowym kontrakcie jako podwykonawca), podmiot ten ma obowiązek prowadzić dla Ciebie ewidencję i przekazać Ci jej kopię.

Diety krajowe samozatrudnionego kierowcy

• Mechanizm podatkowy: Kierowca-przedsiębiorca nie wypłaca diet samemu sobie. Wykazuje je w dokumentacji jako uzasadniony koszt uzyskania przychodu, zmniejszając podstawę opodatkowania (dochód).

• Warunek zaliczenia w koszty: Wykazanie bezpośredniego związku podróży z osiągnięciem lub zabezpieczeniem przychodu firmy.

• Aktualna stawka: Pełna dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży.

• Noclegi krajowe: Przedsiębiorca nie może odliczać noclegów formą ryczałtu (dostępnego dla pracowników). Kosztem jest wyłącznie wydatek faktycznie poniesiony i udokumentowany rachunkiem lub fakturą z hotelu.

Diety wirtualne (zagraniczne)

• Wyłączenie z podróży służbowej: Art. 21b Ustawy o czasie pracy kierowców wskazuje, że kierowca w transporcie międzynarodowym nie jest w podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. Pracownikom nie przysługują z tego tytułu tradycyjne diety.

• Sytuacja samozatrudnionych: Definicja wyłączenia z podróży służbowej (art. 2 Ustawy) obejmuje wszystkich kierowców, w tym właścicieli firm. Samozatrudniony nie ma prawa zaliczać w koszty fikcyjnych, ryczałtowych „diet zagranicznych” za czas spędzony poza krajem.

• Zasada rozliczania kosztów zagranicznych: Kosztem podatkowym przedsiębiorcy są wyłącznie realnie poniesione wydatki udokumentowane fakturami, bezpośrednio powiązane z prowadzoną działalnością.

• Rekomendacja prawna: Z uwagi na restrykcyjne i niejednolite podejście urzędów skarbowych do kwestii wyżywienia i kosztów osobistych na jednoosobowej działalności, kluczowe jest wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS).

Kontrola w firmie i na drodze

• Państwowa Inspekcja Pracy (PIP): Jeśli nie zatrudniasz pracowników na umowę o pracę, PIP nie kontroluje Cię pod kątem Kodeksu Pracy (ponieważ nie jesteś pracodawcą dla samego siebie).
• Inspekcja Transportu Drogowego (ITD): Podczas kontroli drogowej lub kontroli w siedzibie firmy, ITD traktuje kierowcę-właściciela dokładnie tak samo jak każdego innego kierowcę zawodowego.

Niezbędnik dokumentów podczas kontroli drogowej:

• Wypis z licencji wspólnotowej / transportowej.

• Dokument przewozowy (np. międzynarodowy list przewozowy CMR).

• Dokument potwierdzający prawo do dysponowania pojazdem (np. umowa leasingu, najmu).

• Wykresówki lub dane z karty kierowcy i tachografu za bieżący dzień oraz poprzednie 28 dni.

• Aktualne ubezpieczenie OC pojazdu oraz naczepy.

Przeczytaj Kontrola inspekcji transportu drogowego – 5 punktów, na które najczęściej zwracają uwagę kontrolujący!

Wolisz materiały wideo? Zapraszamy Cię na nasz kanał na YouTube – Liczy się Transport.

Subskrybuj, kliknij dzwoneczek a będziesz mieć pewność, że nie ominie Cię ciekawy temat.