Funkcja OUT w tachografie cyfrowym. Jak legalnie wyłączyć jazdę z przepisów?

Wykorzystanie specjalnych funkcji nowoczesnych rejestratorów bywa dla wielu przedsiębiorców transportowych prawdziwą zmorą. Do najczęściej błędnie interpretowanych opcji należy funkcja oznaczona skrótem OUT. Status ten oznacza, że dany przejazd odbywa się poza zakresem stosowania standardowych norm prawnych.

Istnieje kilka klasycznych sytuacji, w których dopuszcza się uruchomienie tego trybu.
Należą do nich:

• przejazdy serwisowe podczas testów po naprawie pojazdu,
• przemieszczanie fabrycznie nowego podwozia bez naczepy bezpośrednio po zakupie,
• podjazdy na terenach zamkniętych, takich jak bazy firmowe czy place budowy.

Kluczowym faktem pozostaje to, że choć aktywności te są zwolnione z limitów prowadzenia pojazdu, to dla samego kierowcy wciąż stanowią pełnoprawny czas pracy.

Co to jest tryb OUT w tachografie?

Opcja ta służy do oznaczania okresów aktywności zawodowej, które zostały wyłączone spod działania rygorystycznych unijnych reguł socjalnych. Jest to sytuacja wyjątkowa. Standardowo przyjmujemy zasadę, że obecność tachografu w kabinie nakłada bezwzględny obowiązek ciągłego zapisu działań pracownika. Przepisy przewidują jednak precyzyjne odstępstwa od tej reguły, ujęte w Rozporządzeniu numer 561 /2006.

Przykład:  jazda po budowie, zamkniętym odcinku drogi, bazie firmy

Kierowca wyjeżdża ciężarówką (np. „wywrotką”) z bazy firmy na budowę oddaloną o 20 km od tej bazy. Jedzie po drogach publicznych, zatem musi normalnie używać karty i tachografu do rejestrowania swojej jazdy, pracy. Jednak po dojechaniu na miejsce, jego praca będzie polegała na przejazdach po budowie przez 10-11 godzin, przewożąc gruz lub materiały z jednego miejsca budowy na drugie.Po takim dniu kierowca znowu wraca do bazy po drodze publicznej pojazdem podlegającym pod normalne przepisy.

Gdybyśmy zsumowali sekwencje jazdy z całego dnia, łączny czas prowadzenia pojazdu mógłby drastycznie przekroczyć dozwolone limity dzienne. Teren budowy nie jest jednak drogą publiczną. Taki nietypowy przewóz zostaje wyłączony z definicji przewozu drogowego i nie podlega kontroli Inspekcji Transportu Drogowego pod kątem przekroczeń czasu jazdy. Aktywność ta musi zostać oznaczona w menu tachografu jako status OUT, co zapobiega automatycznemu generowaniu naruszeń.

Dlaczego jazda poza przepisami stanowi inną pracę?

W tym miejscu dochodzimy do sedna zagadnienia kadrowego. Każde działanie pracownika na rzecz firmy musi zostać precyzyjnie zaewidencjonowane i rozliczone w miesięcznych raportach. Jazda w trybie OUT traci status jazdy w rozumieniu przepisów transportowych, stając się w świetle prawa tak zwaną inną pracą (młoteczki).

Z punktu widzenia naliczania wypłaty nie generuje to większych zmian, ponieważ oba stany są płatne jako czas wykonywania obowiązków służbowych. Prawidłowe użycie tej funkcji pozwala jednak uniknąć dotkliwych kar finansowych za rzekome przekroczenie limitów kierowania pojazdem.

Jak rejestrować aktywności w trybie OUT?

Zgodnie z definicjami w tracie trybu OUT kierowca nie jest zobowiązany używać tachografu, a tym samym karty kierowcy, ale….

Jak potem rozliczyć czas pracy tego kierowcy na potrzeby wynagrodzeń? Jak wykryć „pracę w nadgodzinach” bez aktywności? Jak wypełnić lukę w aktywnościach między dojazdami do tej przykładowej „budowy”?

Wpis manualny czynności po wyjęciu karty, na okres „brak danych”

Tyle w teorii. Faktycznie przepisy najpierw zwalniają kierowcę z obowiązku rejestrowania „na bieżąco” aktywności w tachografie, a potem te same przepisy nakładają obowiązek wykazania wszystkich aktywności za bieżący dzień i  56 dni wstecz. Dotyczy to zarówno pracy na magazynie czy warsztacie, jak i właśnie jazdy w trybie OUT. Takie czynności uzupełnia się, tzw. wpisem manualnym przy wkładaniu karty do tachografu, np. w momencie gdy kierowca wyjeżdża w drogę powrotną do bazy z „budowy” w powyższym przykładzie. Niestety wpis ręczny takich czynności jest operacją trudną, gdy kierowca nie ma doświadczenia. Pracodawca ma obowiązek przeszkolić kierowcę w tych czynnościach, ale różnie z tym bywa.

Jak rejestrować i rozliczyć aktywności kierowcy w trybie OUT?

Używać karty „normalnie”. Fakt, że przepisy pozwalają nie używać, ale potem te same przepisy stwarzają większy problem, powoduje, że w praktyce lepiej jest używać normalnie karty, ale prawidłowo oznaczać start i koniec Trybu OUT.

Zarejestrowane czynności jazdy w trybie OUT, na karcie kierowcy, będą potem odczytane do programu rozliczającego ewidencję czasu pracy kierowców i zostaną rozliczone jako czynności pracy, tzw. „młoteczki”. Jednocześnie nie będą stwierdzone naruszenia maksymalnego wymiaru jazdy czy braku przerwy 45 minut pomiędzy odcinkami 4,5h jazdy.

Wydruk z tachografu i opisanie Trybu OUT

Takie nietypowe sytuacje w pracy kierowcy (nawet jeśli zdarzają się często) należy opisać na wydruku z tachografu. Jest to ważne w świetle nakładania kar przez inspektorów ITD czy służby zagraniczne. Wydruk z opisem powodu włączenia trybu OUT umożliwia uniknięcie dodatkowych wyjaśnień podczas kontroli drogowej, bo sytuacja jest opisana od razu jasno i wyraźnie.

Ten sam wydruk będzie ratunkiem, gdy kierowca mimo wszystko nie używał karty kierowcy i nie ma zarejestrowanych aktywności. Wtedy taki wydruk czynności z pojazdu, opisanie tego wydruku „jazda w trybie OUT po budowie” lub „przejazd serwisowy po naprawie zawieszenia”, przypisuje czynności pojazdu do konkretnej osoby (kierowcy) i wypełnia obowiązek „wykazania” aktywności podczas kontroli.

Zalecam jednak normalne używanie karty wraz z każdorazowym wydrukiem wskazującym powód odstępstwa od typowych zasad. Pozwala to mieć aktywności na karcie, uniknąć kary a wydruk jest dowodem, którego nie da się zignorować podczas kontroli, a w razie problemów – pozwala odwołać się od próby nałożenia kary przez inspektora, który nie zrozumiał sytuacji.

Analiza trybu OUT podczas rozliczania kierowców

Jeśli karta kierowcy była normalnie używana w tachografie podczas trybu OUT (zalecamy), to wszystkie aktywności (jazda, inna praca, dyspozycja, postoje) są oznaczone technicznie, że są w trybie OUT. To pozwala na prawidłowe „wyłączenie” takiej jazdy analizy naruszeń.

Zarówno programy kontrolne ITD jak i zagraniczne – mają opcję takiej analizy tych aktywności. Dlatego potrzebny jest wydruk z opisem każdorazowo takiej sytuacji, aby inspektor wiedział, że dany dzień czy cały okres ma analizować ze szczególnym zwróceniem uwagi na takie czynności wyłączone z licznika jazdy.

Rozliczenie pracy w trybie OUT na ewidencji czasu pracy kierowcy?

Jeśli aktywności są zarejestrowane – nie różnic się to niczym od normalnego rozliczania pracy. Wszystkie czynności jazdy w trybie OUT są traktowane jak praca, zatem normalnie naliczone zostanie wynagrodzenie, nadgodziny, praca w porze nocnej itd.

Gdy jednak kierowca nie będzie używał karty, a potem nie zrobi wpisu manualnego za ten okres wskazując czynności pracy ręcznie, wykres pracy wygląda tak:

i odpowiedzialność za prawidłowe wykazanie tych czynności leży na osobie rozliczającej. Rozwiązania są dwa: import danych z pojazdu na ten okres (pojazd rejestrował normalnie wszystkie czynności, tylko nie było karty) lub ręczne dodanie czynności pracy w programie rozliczającym.

Pamiętaj!

Jeśli masz problemy z prawidłowym rozliczaniem takich sytuacji, pozwól, że POMOŻEMY. Od lat dostarczamy przewoźnikom i firmom rozliczającym oprogramowanie, które wszelkie takie nietypowe sytuacje przewiduje w swoich opcjach. Od automatu wypełniającego brak danych czynnościami z pojazdu, po ignorowanie błędów obsługi tachografu czy wpisów „innej pracy” na cały weekend zamiast odpoczynku. Obliczamy też wynagrodzenia netto-brutto (wraz z urlopami) kierowców dla biur rachunkowych i działów płac firm transportowych.