Jak zacząć rozliczać kierowców – zarabiaj na swojej wiedzy!

Rynek usług związanych z rozliczaniem kierowców dynamicznie rośnie. Zmiany wprowadzone przez Pakiet Mobilności sprawiły, że wiele tradycyjnych biur rachunkowych zrezygnowało z obsługi firm transportowych. Dla innych stało się to jednak szansą na rozwój i specjalizację.

Choć temat wydaje się skomplikowany, posiadając podstawową wiedzę o płacach, można sprawnie zarządzać tym procesem. Kluczem jest zrozumienie specyfiki pracy kierowców oraz wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania i wsparcia merytorycznego.

Slang branży transportowej i bariery komunikacyjne

Tematyka czasu pracy kierowców bywa niejednoznaczna, a codzienny slang transportowy często utrudnia prawidłową komunikację na linii kierowca – kadry – księgowość.

• Słowo „pauza”: Dla kierowcy krajowego oznacza zazwyczaj krótką przerwę w jeździe. Dla kierowcy międzynarodowego pytającego o „długą pauzę w kabinie” to potoczne określenie regularnego odpoczynku tygodniowego (którego, zgodnie z przepisami, w kabinie odbierać nie wolno).

• Pobieranie danych: Często błędnie rozumiane jako „kasowanie pamięci” karty lub tachografu. W rzeczywistości jest to wyłącznie bezpieczne skopiowanie danych do pliku komputerowego. Dane źródłowe pozostają na karcie i w urządzeniu – nie da się ich usunąć na żądanie, ponieważ muszą być kompletne dla służb kontrolnych.

Czym są pliki DDD i jak z nich korzystać?

Plik z rozszerzeniem .ddd (rzadziej .esm, .dtg, .dtc) to cyfrowy zapis aktywności kierowcy i pojazdu.

• Szyfrowanie danych: Zawartość pliku DDD jest zabezpieczona przed edycją. Nie otworzysz go w zwykłym programie tekstowym ani nie podejrzysz jak zdjęcia.

• Odczyt: Do analizy danych niezbędne są dedykowane aplikacje komputerowe lub mobilne.

• Uniwersalność: Każdy profesjonalny program do obsługi transportu akceptuje te formaty i przetwarza zawarte w nich techniczne informacje na czytelne raporty.

Ewidencja czasu pracy jako fundament płac

To właśnie na podstawie plików DDD powstaje oficjalna ewidencja czasu pracy kierowców. Służy ona do wyliczenia wynagrodzenia bazowego oraz dodatków: nadgodzin, pracy w porze nocnej czy dyżurów.

• Wymogi prawne: Ewidencja jest dokumentem obowiązkowym. Jej ściśle określona forma oraz zakres danych, które należy udowodnić przed organami kontrolnymi, obowiązują od 29 maja 2022 roku.

• Pułapka szablonów: Wiele programów posiada ustawienia domyślne (szablony). Jeśli osoba rozliczająca stosuje jeden szablon dla wszystkich firm, przedsiębiorstwo naraża się na straty.

• Skutki błędów konfiguracji: Efektem niedopasowania systemu są błędnie obliczone podstawy składek ZUS, sztucznie zdublowane nadgodziny oraz frustracja kadrowych, które nie potrafią przenieść wadliwej ewidencji na listę płac.

Z czym trzeba się mierzyć przy analizie i rozliczaniu pracy kierowców?

Wielowątkowe powiązania różnych ustaw i rozporządzeń to spore wyzwanie dla prawników, a niestety osoby zatrudnione w firmach transportowych to w większości nie są prawnicy. Potrzeba zrozumienia tych przepisów uaktywnia mechanizmy „radź sobie!”. To oznacza, że każdy trochę po swojemu dostosowuje się do sytuacji i wymyśla swój styl podejścia do przepisów.

Każdy robi jak potrafi. Jeśli kadrowa zostaje obarczona obowiązkiem rozliczania kierowców wykorzystuje analogie do pracowników zwykłych (produkcyjnych, administracyjnych). Jeśli nie rozumie ewidencji czasu pracy kierowcy, to pomija niektóre składniki lub zalicza je do elementów listy płac, które naliczają podwójne kwoty za nadgodziny.

Gdy pomagamy „odkręcać” dokumenty na potrzeby kontroli PIP okazuje się, że nikt nie zapytał kadrowej – jaki wzór dokumentu jest dla niej przydatny. Jaką metodą oblicza urlopy i chorobowe (np. czy obniża ryczałty nadliczbowe o nieobecności).

Nieporozumienia ciągną się od wielu lat i nikt już nie pamięta, dlaczego taka metoda liczenia została wybrana, jakie były pierwotne założenia do wynagrodzeń i jak to powinno być wczytane do programu kadrowo-płacowego wg dzisiejszych zasad. Nie ma specjalistów – więc wszyscy robią „jak zawsze” – tylko nikt nie wie jak to ostatecznie powinno być.

Skąd czerpać info gdy brakuje specjalistów od rozliczania kierowców?

Przed lutym 2022 roku rozliczanie kierowców było prostsze. Standardowe biuro rachunkowe operowało na niskiej umowie podstawowej (np. 3000-3500 zł brutto), a resztę wynagrodzenia stanowiły diety i ryczałty z tytułu podróży służbowych, które były zwolnione z podatku i ZUS.

Po wejściu w życie przepisów Pakietu Mobilności wszystkie kluczowe składniki wynagrodzenia kierowców międzynarodowych musiały znaleźć się na oficjalnej liście płac.

• Brak przygotowania biur: Tradycyjne biura rachunkowe, obciążone pracą, często nie nadążają za zmianami merytorycznymi i technicznymi.

• Ignorowanie rozwiązań optymalizacyjnych: Przykładem są tzw. sanitariaty (zwrot kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych). Choć przepisy dają taką możliwość od sierpnia 2023 roku, wiele firm – wyłącznie z braku wiedzy lub obaw biura rachunkowego – rezygnuje z tego rozwiązania, codziennie tracąc realne pieniądze na podatkach i składkach.

Jakie umiejętności decydują o prawidłowym rozliczaniu ewidencji czasu pracy kierowcy?

O wymaganych kompetencjach będzie decydowała metoda rozliczania i specyfika danej firmy. Gdy firma rozliczająca obsługuje kilkadziesiąt firm, to zróżnicowanie może być ogromne. Często dla uproszczenia sprawy, zalecane są szablonowe mechanizmy, ustawienia i zapisy w umowach pomimo reklam o „indywidualnym podejściu do klienta”.

Jak wygląda proces rozliczania wynagrodzenia kierowcy:

• pobranie danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego
• analiza danych w celu sprawdzenia naruszeń (i skomentowania ich dla kierowcy) oraz wykryciu oczywistych błędów obsługi (rejestrowania pracy)
• ustalenie dni nieobecności usprawiedliwionych (urlopy, chorobowe)
• wygenerowanie na podstawie granic zapisanych na karcie kierowcy odcinków zagranicznych, do obliczenia diet wirtualnych (do obniżenia ZUS od wynagrodzenia)
• ewidencja czasu pracy kierowców – obliczenie zależności między dniami pracy, naliczanie nadgodzin, pracy w nocy i dyżurów (specyficzne okresy dla transportu)
• na podstawie ewidencja czasu pracy kierowców – obliczenie kwot brutto wynikających z liczby godzin poszczególnych elementów na ewidencji czasu pracy kierowcy
• (opcjonalnie) dopasowanie kwot brutto do ustaleń nieformalnych z kierowcą (do kwoty netto za dzień czy kilometrówki)
• tworzenie zestawień dla biura rachunkowego wg ustalonych zasad, tak aby kadrowa szybko i komfortowo mogła rozliczyć płace

Czy powyższy proces jest straszny? Raczej nie. Czy można w nim wprowadzić korekty pod każdą firmę nieco inaczej – oczywiście, że tak. Parametry rozliczania ustawia się dla każdej firmy osobno raz – na początku współpracy i potem te zasady są już stałe. Dlatego MOŻESZ oczekiwać dopasowania metod rozliczania – tylko wyraź głośno takie oczekiwanie.

Jest to konkretny ciąg operacji, które są powtarzane co miesiąc i wspierane przez dostępne na rynku programy komputerowe. Dlatego praca rozliczacza kierowców nie jest „straszna” – wymaga tylko skupienia, zdolności kojarzenia faktów i czytania (przepisów) ze zrozumieniem.

Czy da się zarobić na rozliczaniu czasu pracy kierowców?

Oczywiście. Znamy wiele firm, które świadczą usługi rozliczania kierowców i dobrze radzą sobie na rynku. Wyspecjalizowane biura rachunkowo i kadrowo-płacowe, które poszerzyły zakres świadczonych usług właśnie o branżę transportową. Kształcą się, zdobywają wiedzę i umiejętności, dzięki czemu mogą swoim Klientom zaoferować więcej, za lepsze pieniądze.

Jaka jest odpowiedzialność osoby rozliczającej czas pracy kierowców?

Taka jak każdego świadczącego usługi. Jako pracownika firmy transportowej (wewnętrzny dział rozliczeń) jest to potrójna wysokość otrzymanego wynagrodzenia. Firma zewnętrzna odpowiada za swoją usługę do wysokości szkody jaka powstała w wyniku tej usługi. W praktyce chodzić może o odsetki za opóźnienie składki czy podatek w wyniku niezrealizowania w terminie usługi, odszkodowanie za błędy w obliczeniach, itp. Na takie zagrożenia można się ubezpieczyć od odpowiedzialności i można uniknąć kosztów finansowych, ale niesmak pozostanie. Źle naliczone wynagrodzenie dla kierowcy podważa wiarygodność firmy transportowej, marka pracodawcy traci, a to może oznaczać utratę kierowców i zagrożenie realizacji kontraktów…