Czy zmiana firmy rozliczającej jest podobna do zmiany biura rachunkowego?

Firmy transportowe obawiają się zmiany biura rozliczającego kierowców między innymi z tego powodu, że kojarzy im się to ze zmianą biura rachunkowego i przenoszeniem dużej ilości dokumentów.

W rzeczywistości zmiana firmy rozliczającej kierowców jest wielokrotnie prostsza i krótsza.

Główną różnicą jest to, że nie ma potrzeby wstecznego uzupełnienia systemów danymi (np. historycznymi wyliczeniami, danymi z tachografów itd.).

W związku z tym, głównym dokumentem do przeniesienia do nowego biura rozliczeniowego jest umowa z kierowcą, a właściwie to informacje o parametrach rozliczeń z tej umowy. Nowe biuro rozliczeniowe może przeprowadzić ten proces w ok. 20 minut, zadając kilka pytań.

To sprawia, że proces przeniesienia jest krótki i „bezbolesny”.

Gdy firma transportowa podejmuje decyzję o zmianie biura rozliczeniowego, zwykle pojawia się kilka życiowych problemów (które najczęściej okazują się nieistotne).

Firma transportowa często zauważa, że:

Warto w tym miejscu zadać sobie pytanie:

Jakie dokumenty trzeba przenieść pomiędzy biurami i dlaczego? (wpływ zmiany biura na kontrole ITD i PIP)

Odpowiadając wprost: żadne.

Nowe biuro rozliczeniowe nie potrzebuje archiwalnych rozliczeń dokumentów, aby zacząć rozliczać kierowców od kolejnego miesiąca. To, co jest kluczowe, to ustalenia z kierowcami (umowy), zasady ujęte w Regulaminie Pracy i Wynagradzania (jeśli był stworzony) oraz kilka informacji z list płac, które uzyskuje się od kadrowej.

Oczywiście dobrze jest mieć archiwum dokumentów. Jednak godziny na ewidencji czasu pracy można odtworzyć na podstawie danych z tachografów, a składniki list płac są zarchiwizowane w dokumentacji u księgowej.

Wobec powyższego, nieposiadanie dokumentacji w formie papierowej czy cyfrowej (np. plików PDF na mailu) nie jest dużym problemem.

W przypadku potencjalnej kontroli ITD, urząd przeprowadza kontrolę na bazie zapisów z plików cyfrowych. To właśnie pliki z tachografu są kontrolowane przez urząd – nie wydrukowany raport z programu rozliczającego. W przypadku kontroli PIP sprawdzane są pliki .ddd oraz godziny na ewidencji czasu pracy, którą przygotowuje się na podstawie tychże plików.

Firmy transportowe w pierwszej kolejności powinny zatem zadbać o to, aby posiadać kopię plików ddd. To podstawa do tego, aby w przyszłości można było ponownie przeliczyć kierowcę, dokonać korekty lub przekazać pliki odpowiednim organom.

Jeśli nie posiadasz plików ddd – możesz je pobrać ze swojego systemu GPS. Jeśli nie masz takiej możliwości, poproś swoje obecne biuro rozliczeniowe o ich przesłanie.

Jak długo trwa proces zmiany biura rozliczającego?

Sam proces „przeniesienia firmy” jest względnie krótki i prosty – trwa ok. jednego dnia.

Aby rozliczyć kierowców w nowym biurze rozliczeniowym na takich samych zasadach jak w poprzednim biurze, bez uwzględnienia potencjalnych optymalizacji kosztowych, nowe biuro rozliczeniowe potrzebuje poznać dotychczasowy sposób rozliczania ustalony w firmie (np. dniówki, kilometrówki, umówione netto, wypłata zgodnie z ewidencją itd.).

W tym celu nowe biuro będzie potrzebować przykładowej umowy z kierowcą oraz przykładową listę płac – po to, aby w kolejnym miesiącu odwzorować obecny sposób rozliczeń.

W praktyce, aby zoptymalizować koszty firmy transportowej, wymagane są drobne korekty umów, regulaminów i ustawień metody analizy danych z tachografu (np. zamiana błędnych aktywności, sposób radzenia sobie z brakiem danych, kolejność rekompensowania nadgodzin, itd.).

Jako biuro rozliczające rekomendujemy w takim przypadku poczekać na odpowiedni moment, np. zmianę przepisów (zmiana stawki minimalnej, noworoczna podwyżka itd.), aby niepotrzebnie nie „prowokować” potencjalnych pytań kierowców i nagłą zmianę umowy, np. w trakcie roku.

Czy biuro rozliczające trzeba zmienić na przełomie roku?

Zmiana biura rozliczeniowego nie musi odbywać się na przełomie roku – w praktyce można to zrobić w dowolnym momencie.

Warto jednak sprawdzić, jaki jest okres rozliczeniowy z kierowcami. Jeśli okres wynosi 1 miesiąc, w praktyce można zmienić biuro od kolejnego miesiąca. Jeśli okres wynosi 3 miesiące, najlepiej poczekać ze zmianą biura rozliczeniowego do końca kwartału.

Zmiana biura rozliczającego w trakcie okresu rozliczeniowego (np. 3 miesięcznego) wymaga przeliczenia całego okresu ponownie.

Nie jest to jednak problem – ostatecznie wszystko prawidłowo wyrówna się na podsumowaniu okresu rozliczeniowego.

Czy każda usługa rozliczania jest taka sama? Po co zmieniać biuro rozliczeniowe?

Wiele firm transportowych zmieniało biuro rozliczające kierowców już kilkukrotnie i niestety, nie widziało różnicy w usłudze i obsłudze.

Powodów do zmian i frustracji na linii biuro rozliczające – firma transportowa jest sporo i opisaliśmy je w artykule „Kiedy warto zmienić biuro rozliczające kierowców?”

Można pomyśleć, że sama usługa rozliczania kierowców (dostarczenie ewidencji do przygotowania listy płac) wszędzie powinna być podobna – w końcu rozliczanie opiera się na przepisach (ustawa o czasie pracy kierowców, obowiązki wynikające z Pakietu Mobilności itd.).

Nie jest to jednak zgodne z prawdą – na rynku istnieją biura rozliczające, które nie aktualizują swoich metod obniżenia ZUS i PIT dla firm transportowych. Stosują przepisy, które dawno przestały obowiązywać. Firmy, które mają wiedzę, w jaki sposób zaoszczędzić firmom transportowym nierzadko setki tysięcy złotych rocznie na kosztach zatrudnienia (w zależności od ilości kierowców w firmie), świadomie budują swój wizerunek ekspercki i wyróżniają się na tle konkurencji.

Drugim aspektem, który ma wpływ na różnicę pomiędzy usługami rozliczania kierowców, jest jakość obsługi klienta.

Najczęściej to, co odróżnia jakość obsługi to:

Powyższe aspekty dotyczące obsługi klienta stanowiły szkielet podczas projektowania naszej usługi rozliczania czasu pracy kierowców – naszym głównym celem jest całkowite przejęcie problemów związanych z rozliczaniem kierowców na siebie.

Jeśli chcesz o niej poczytać więcej, kliknij tutaj.

Zmiana biura rozliczającego a skomplikowane, „ustne” ustalenia z kierowcami

Blisko połowa firm transportowych w „nieoficjalny” sposób rozlicza się z kierowcami – to jest fakt. W takim wypadku lista płac i rzeczywista wypłata dla kierowcy stanowią dwie różne kwoty.

Część firm transportowych ma tę obawę, że stanowi to problem podczas zmiany biura rozliczającego – mówiąc wprost, zmiana biura wymusi zmianę ustaleń z kierowcami, bo biuro rozliczeniowe nie dostosuje się do panujących zasad rozliczania.

W rzeczywistości sposób rozliczania z kierowcami, wewnętrzne ustalenia, nie muszą zostać zmienione (jest to jedna z naszych głównych wartości, które oferujemy firmom transportowym).

Biuro rozliczające może zasugerować wprowadzenie zmian na bardziej opłacalny sposób rozliczania, jednak decyzja o wprowadzeniu tej zmiany należy do firmy transportowej.

Jak sprawdzić, czy inne biuro rozliczeniowe będzie „lepsze”?

Podejmując decyzję o zmianie biura rozliczającego pojawia się sporo wątpliwości:

Znamy branżę rozliczania kierowców od podszewki – dostarczamy biurom oprogramowanie do rozliczania czasu pracy kierowców, robimy szkolenia dla kierowców, a także sami posiadamy biuro rozliczające kierowców.

Dzięki temu znamy najczęstsze powody zmian biur rozliczających i wiemy, na co zwrócić szczególną uwagę podczas podpisywania umowy.

O wszystkim sposobach na sprawdzenie nowego biura rozliczeniowego napisaliśmy w artykule „Dlaczego firmy transportowe zmieniają biura rozliczające kierowców?”, jednak na potrzeby tego punktu przedstawimy jednak jedną radę:

Wiele biur rozliczających proponuje kilkuletnią umowę współpracy. To forma zabezpieczenia się przed zmianą biura rozliczającego. Niestety, często okazuje się, że zapewnienia o doskonałej usłudze i obsłudze przed podpisaniem umowy, po podpisaniu okazują się dalekie od prawdy.

W takim wypadku firma transportowa jest niezadowolona, ale konstrukcja umowy nie pozwala na bezkosztowe wypowiedzenie umowy.

Nasza rada jest prosta – warto poszukać biuro rozliczeniowe, które oferuje krótki okres wypowiedzenia (np. nasze biuro przyjęło jednomiesięczny okres bez żadnych kar umownych, a w przypadku chęci szybkiej zmiany biura, oferujemy niższą cenę usługi w okresie wypowiedzenia).

Krótki okres wypowiedzenia to także wskazówka na temat pewności biura co do jakości usługi i obsługi. Biura oferujące możliwość wypowiedzenia umowy w praktycznie dowolnym momencie musi mieć pewność, że usługa jest realizowana na naprawdę wysokim poziomie, aby nie tracić klientów, którzy nie są w żaden sposób związani umową.

Podsumowanie

Zmiana biura rozliczającego nie jest trudnym i skomplikowanym procesem. Zmianę biura rozliczającego bez wprowadzenia optymalizacji ZUS i PIT można zrealizować nawet w trakcie jednego dnia.

Wprowadzenie optymalizacji kosztowych także nie trwa długo, jednak rekomendujemy poczekać z wdrożeniem zmian na dogodny termin (np. zmiana przepisów, zmiana stawki minimalnego wynagrodzenia, nowy rok, grupowe podwyżki itd.).

Mając wiedzę na temat głównych problemów, jakie występują na linii firma transportowa – biuro rozliczające, zaprojektowaliśmy naszą usługę rozliczania czasu pracy kierowców w taki sposób, aby je wyeliminować.

Dzięki temu, że pracujemy zdalnie, na terenie całej Polski, mamy możliwość pracowania z najlepszymi ekspertami z dziedziny prawa transportowego, podatkowego i prawa dotyczącego czasu pracy kierowców.

Projektujemy w pełni legalne rozwiązania, które oszczędzają firmom transportowym setki tysięcy złotych oszczędności (w skali roku) i oferujemy pełne wsparcie w przypadku kontroli (w Polsce i za granicą).

Jeśli chcesz przeczytać o naszej usłudze rozliczania kierowców więcej, kliknij tutaj.