Jak zwiększyć wypłatę kierowcy przy tym samym ZUS-ie? Przewodnik po dietach wirtualnych

Pytania o optymalizację kosztów zatrudnienia kierowców powracają za każdym razem, gdy właściciel firmy transportowej planuje podwyżki. W branży logistycznej presja płacowa jest ogromna, a koszty publicznoprawne potrafią skutecznie zablokować rozwój firmy. Istnieje jednak w pełni legalny mechanizm, który pozwala wygospodarować dodatkowe środki bez windowania składek emerytalno-rentowych do niebotycznych poziomów. Kluczem do sukcesu są tzw. diety wirtualne.

Co to są diety wirtualne w czasie pracy kierowców?

Wraz z wejściem w życie przepisów Pakietu Mobilności, tradycyjne diety z tytułu zagranicznych podróży służbowych zostały zlikwidowane. Kierowca w transporcie międzynarodowym przestał być traktowany jako pracownik w klasycznej delegacji.

Obecnie diety wirtualne nie są fizyczną wypłatą trafiającą na konto kierowcy jako zwrot kosztów. Stanowią one parametr kalkulacyjny, który służy wyłącznie do wyliczenia ulg na liście płac. Ich wartość odpowiada dawnym stawkom diet za dobę pobytu w danym kraju. Sposób ich naliczania ma kluczowy wpływ na:

• Obniżenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS).

• Zmniejszenie podstawy opodatkowania (zaliczki na podatek dochodowy).

• Realne podniesienie kwoty „na rękę” (netto) dla pracownika przy zachowaniu tego samego kosztu brutto.

Komu przysługują diety wirtualne?

Wokół tego tematu narosło wiele mitów. Wielu przedsiębiorców uważa, że ulgi można stosować wyłącznie przy operacjach typu cross-trade (przerzuty) oraz kabotaż. To błąd.

Możliwość naliczania diet wirtualnych i stosowania ulg społeczno-zusowskich przysługuje każdemu kierowcy wykonującemu zadania w transporcie międzynarodowym, o ile jego miesięczny przychód przekracza ustawowy próg. Przepisy te stosuje się niezależnie od charakteru operacji:

• Przy przewozach bilateralnych (dwustronnych).

• Przy przerzutach (cross-trade) oraz kabotażach.

• W trakcie przejazdów tranzytowych przez terytoria państw trzecich.

Ulgi te obejmują wszystkich kierowców związanych z firmą stosunkiem prawnym – zarówno zatrudnionych na umowę o pracę, jak i wykonujących usługi w ramach umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie).

Jak prawidłowo liczyć diety wirtualne?

Przepisy dopuszczają kilka metod ustalania wysokości diet wirtualnych. Wybór odpowiedniej strategii w programie rozliczającym decyduje o tym, jak dużą ulgę zyska przedsiębiorstwo.

Należy wybrać i porównać kilka możliwych zasad ustalania wysokości diet.

• Rozliczanie według kraju docelowego: Przyjęcie jednej, stałej stawki dla głównego celu podróży.

• Rozliczanie według wielu państw: Dokładna analiza każdego kraju, przez który przejeżdża kierowca w ciągu doby.

• Analiza odcinków dziennych: Zauważalna różnica może również wynikać z analizy odcinków w danym dniu, czy są one sumowane razem czy jednak analizowane każdy oddzielnie

Podsumowując, zwiększając wysokość diet wirtualnych, zwiększamy ulgę, obniżając tym samym podstawę od obliczenia składek ZUS oraz podstawy opodatkowania.

Jaki wpływ mają diety wirtualne na rozliczenie wynagrodzenia kierowcy i wysokość składek ZUS?

Zgodnie z prawem, jeśli miesięczny przychód kierowcy międzynarodowego przekracza prognozowane przeciętne wynagrodzenie, podstawę składek ZUS można pomniejszyć o równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą. Istnieje jednak tzw. „podłoga” – po odliczeniu wirtualnych diet podstawa wymiaru składek nie może być niższa niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej (prognozowane przeciętne wynagrodzenie, stanowiące minimalny próg ograniczający ulgę ZUS dla kierowców międzynarodowych, wynosi w 2026 roku dokładnie 9 420 PLN brutto) .

Dzięki temu, przy zachowaniu dokładnie tej samej kwoty brutto, kwota netto wynagrodzenia kierowcy może być wyższe.

Jak określić podstawy wymiaru składek przy użyciu diet wirtualnych?

Przykładowo:

Wynagrodzenie kierowcy przy kwoce brutto na poziomie 12 000 PLN i dietach wirtualnych liczonych wg jednego kraju docelowego może wynosić:

Przychód kierowcy: 12 000 PLN brutto

Wysokość diet wirtualnych: 3 813,21 PLN

Podstawa wymiaru składek społecznych: 8 186,79 PLN

Ubezpieczenie społeczne: 1122,41 PLN

Ubezpieczenie zdrowotne: 635,79 PLN

Koszt pracodawcy ZUS – 1676,65 PLN

Zaliczka na podatek dochodowy: 832 PLN

Netto kierowcy – 9 409,80 PLN netto

Przy tej samej kwocie brutto i wyższych dietach wirtualnych może wynosić:

Przychód kierowcy: 12 000 PLN brutto

Wysokość diet wirtualnych: 4 917,64 PLN

Podstawa wymiaru składek społecznych: 7 082,36 PLN

Ubezpieczenie społeczne: 950,80 PLN

Ubezpieczenie zdrowotne: 550,02 PLN

Koszt pracodawcy ZUS – 1420,29 PLN

Zaliczka na podatek dochodowy: 810,00 PLN

Netto kierowcy – 9668,98 PLN netto

Jak widać na powyższym przykładzie, przy założeniu dokładnie takiej samej kwoty brutto oraz przy zachowaniu tych samych parametrów tj.: koszty uzyskania przychodu oraz zaliczki na podatek dochodowy.

• kwota wynagrodzenia kierowcy „na rękę” może być nieco wyższa
• wszystkie składki ZUS mogą być niższe, przez co w ogólnym rozrachunku całkowity koszt pracodawcy może być dzięki temu niższy

Jeżeli jeszcze tego nie zweryfikowałeś, czy w Twoim przypadku można wpłynąć na kwoty wymiaru składek na ubezpieczenie lub zmniejszać przychód do opodatkowania, może nadszedł na to właściwy moment.

Chcesz wiedzieć więcej o wynagrodzeniu kierowcy? Przeczytaj jeszcze o programach płacowych dla transportu>>>czytaj dalej