Zgłoszenia kierowców do IMI – co warto wiedzieć

Czym jest system IMI?

IMI (internal market information system) jest to system wymiany informacji na rynku wewnętrznym europejskiego obszaru gospodarczego stworzony przez Komisję Europejską, przy współpracy z krajami członkowskimi UE. Rejestracja pracowników przez IMI jest w pewien sposób ułatwieniem, ujednoliceniem komunikacji z organami kontrolnymi we wszystkich państwach członkowskich UE.

Dla transportu najistotniejsza informacja – jest to portal do zgłoszenia delegowania kierowców do państw członkowskich w transporcie międzynarodowym.

Jakie są kary za brak aktualnej deklaracji w systemie IMI?

Obowiązek zgłaszania delegowania kierowców do systemu IMI spoczywa na przedsiębiorcy a nie na pracowniku, który takich zgłoszeń dokonuje. Konsekwencje zawsze spoczywają na firmie i to ona zapłaci za brak odpowiedniego zgłoszenia, bądź za błędy w nim występujące.

Ile może kosztować brak zgłoszenia lub popełnione błędy?

Organy kontrolne każdego z krajów Unii Europejskiej indywidualnie podchodzą do taryfikatora. Wysokość kar za brak deklaracji lub braku pełnych danych są bardzo zbliżone do siebie.

• za brak aktualnej deklaracji grozi kara w wysokości 700-750 euro
• za błędy w deklaracji, np. niewłaściwy numer rejestracyjny pojazdu nawet do 25 tysięcy euro

Jak można zgłaszać kierowców do IMI?

Dla wielu każdorazowe zgłoszenie delegowania kierowców do systemu IMI to żmudna dodatkowa praca. Nic dziwnego, każda zmiana w danych czy to firmowych, czy kierowcy albo wymiana pojazdów musi być niezwłocznie aktualizowana. Są przynajmniej 3 sposoby na to, aby rozwiązać temat zgłoszeń swoich kierowców do systemu IMI.

1. Robi to Twoja firma od rozliczeń kierowców – masz to w pakiecie i nic więcej Cię nie musi interesować.
2. Rozliczasz kierowców samodzielnie. Jeśli korzystasz przy tym z jakiegoś programu do ewidencji czasu pracy kierowców, to sprawdź czy Twój program nie może tego robić automatycznie. Prawdopodobnie, jeśli masz wprowadzone dane wszystkich kierowców, to prawie „jednym kliknięciem” możesz dokonać zgłoszenia wszystkich pracowników.
3. Ostatnia opcja – robisz to Ty bądź Twój pracownik ręcznie przez portal.. Pytanie jak długo i przy jakiej skali firmy będzie się to sprawdzało.

Jak często trzeba zgłaszać kierowców do IMI?

Kierowców należy zgłaszać co najmniej co 6 miesięcy, bo taką maksymalną długość może mieć jednorazowy okres delegowania.

Delegowanie kierowców, za pośrednictwem IMI, zgłaszać należy do poszczególnych krajów dla jakich wykonywany jest transport międzynarodowy typu cross trade czy kabotaż. Zgłoszenie musi być już zrealizowane w momencie rozpoczęcia delegowania czyli operacji transportowej.

• w przypadku przewozów typu cross trade zgłoszenie należy dokonać osobno dla kraju wydającego towar jak i w kraju przyjmującym
• w przypadku przewozów kabotażowych zgłoszenie dotyczy kraju po jakim jest wykonywany przewóz towarów
• przewozy tranzytowe nie podlegają zgłoszeniu w poszczególnych krajach, jednak spotkaliśmy się z sytuacjami, gdzie kierowcy wykonujący cross trade, mieli weryfikowane zgłoszenia delegowania do krajów, przez które przejeżdżają tranzytem
• transport bilateralny – nie podlega zgłoszeniu w systemie IMI

O czym warto pamiętać zgłaszając kierowców do IMI?

• zatrudniając nowych kierowców, dokonywania zgłoszeń w systemie IMI można dokonać dopiero w pierwszym dniu rozpoczęcia pracy
• deklaracje należy składać drogą elektroniczną poprzez portal https://www.postingdeclaration.eu/landing, po wcześniejszym założeniu konta
• maksymalne zgłoszenie delegowania kierowców ważne jest przez 6 miesięcy od daty jego dokonania
• po tym okresie, lub nawet jeszcze przed należy odnowić deklarację, uprzednio weryfikując czy żadna z podanych informacji nie uległa zmianie – np. zmiana numeru dokumentu tożsamości, zmiana adresu zamieszkania. Oczywiście te dane powinny być na bieżąco weryfikowane i uzupełniane, jednakże odnowienie deklaracji jest dobrym momentem na to, aby poprawić wszelkie nieprawidłowości
• należy pamiętać, aby na bieżąco aktualizować wszelkie zmiany takie jak np. zmianę zarządzającego transportem, zmianę adresu siedziby firmy, numery telefonów

Dane kierowców, które są konieczne do złożenia deklaracji:

• imię, nazwisko
• data urodzenia
• pełny adres zamieszkania
• numer dokumentu tożsamości – dowód osobisty lub paszport
• numer prawa jazdy

Dane dodatkowe konieczne:

• numery rejestracyjne pojazdów wykorzystywanych w transporcie międzynarodowym przez danego kierowcę

Podsumowując

Wykonując transport międzynarodowy, musisz zgłaszać kierowców do systemu IMI. Jeśli kierowców rozlicza firma zewnętrzna, sprawdź czy mogą także robić za Ciebie zgłoszenia. Jeżeli korzystasz z jakiegoś programu do ewidencji, to zapewne masz taką możliwość aby zgłoszenia zautomatyzować i wykonywać kilkoma kliknięciami myszy.