Kierowca w transporcie. Czy w systemie równoważnym występują nadgodziny?

Nieustanne zmiany przepisów w branży transportowej wywołują ogromną frustrację wśród przedsiębiorców. Likwidacja tradycyjnych podróży służbowych w transporcie międzynarodowym, rewolucja w dietach zagranicznych, powrót do rozliczania realnych noclegów, a także zmieniające się zasady stosowania wirtualnych diet czy zwrotu kosztów za sanitariaty tworzą wyjątkowo skomplikowany gąszcz prawny. W takich warunkach w firmach transportowych naturalnie pojawiają się ludzkie uproszczenia oraz bardzo niebezpieczne skróty myślowe.

Jednym z najbardziej rozpowszechnionych mitów jest przekonanie, że w równoważnym systemie czasu pracy nie trzeba obliczać nadgodzin, ponieważ one tam prawie nie występują. To całkowita nieprawda, która staje się główną przyczyną bolesnych, kwartalnych dopłat składkowo podatkowych podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Jaki system zatrudnienia wybrać w branży transportowej?

Większość przewoźników i dyspozytorów kojarzy systemy pracy wyłącznie z liczbą tygodni spędzonych przez kierowcę w trasie, na przykład w układzie dwa na dwa lub trzy na jeden. Z formalnego i kadrowego punktu widzenia kluczowy jest jednak system czasu pracy wpisany bezpośrednio do umowy o pracę.

Kodeks pracy oraz ustawa o czasie pracy kierowców przewidują kilka formalnych opcji:

• Podstawowy system czasu pracy

• Równoważny system czasu pracy

• Zadaniowy system czasu pracy

• Przerywany system czasu pracy

• Mieszany system czasu pracy

W praktyce polskiego transportu drogowego, a zwłaszcza w przewozach międzynarodowych, zdecydowanie najbardziej popularny i powszechny jest równoważny system czasu pracy.

Czy to najlepszy system zatrudnienia kierowców w transporcie?

To zależy. Fakt – jest on najbardziej „elastyczny” z wszystkich systemów. Wymogi formalne dla tego systemu czasu pracy z Kodeksu Pracy zostały mocno uproszczone w Ustawie o czasie pracy kierowców. Nie trzeba, m.in., planować rozkładu czasu pracy kierowców z wyprzedzeniem, bo jest to w transporcie po prostu niemożliwe.

Drogowe normy jazdy (9/10 godzin) wpływają bezpośrednio na planowanie wymiaru czasu pracy w danym dniu. Trochę bardziej skomplikowane jest już przyrównywanie 13/15 godzin „aktywności” do naliczania z tego wprost nadliczbowych. Ale największym wyzwaniem będzie obliczanie nadgodzin dla podwójnej załogi (trybu zespołowego), gdy „drogowe” zasady pozwalają kierowcy być aktywnym nawet 21 godzin.

Nie wszystkie aktywności z tachografu są czasem pracy

W trybie zespołowym, z tych 21 godzin aktywności, tylko 10-12 godzin na dobę będzie rzeczywistą praca a reszta zgodnie z przepisami jest płatnym dyżurem. Specyfika pracy kierowcy jest w tym zakresie dokładnie uregulowana – kierowca ma zapłacone wynagrodzenie za WSZYSTKIE godziny, ale są one różnie nazywane. Na tym polega komplikacja rozliczania czasu pracy kierowców w transporcie.

Tylko system równoważny pozwala legalnie wydłużyć jazdę do 10h planując trasy kierowcy

Organizując transport i planując trasy planuje się przede wszystkim czas jazdy, uwzględnia załadunki – zatem trzeba wyraźnie zauważyć, że świadomie jest to zaplanowanie np. 10-11 godzin czystej pracy. Biorąc pod uwagę ZAKAZ planowania nadgodzin, to takie zaplanowanie dłuższej trasy jest możliwe tylko w systemie równoważnym. Stosując system podstawowy lub zadaniowy – plan nie może przewidywać więcej niż 8h na dobę, a zatem wybierając taki system sami nakładamy sobie niepotrzebne ograniczenia.

Rozliczanie czasu pracy kierowcy w systemie równoważnym

Rozliczenie pracy odbywa się podobnie do standardowych zasad zwykłych pracowników. Problemem jest jednak poukładanie godzin pracy w dobach 24-godzinnych (zgodnie z art. 8 Ustawy o czasie pracy kierowców) i zsumowanie godzin rzeczywistej pracy (jazda + tzw. młoteczki) aby ustalić łączny czas pracy i ewentualne przekroczenie planowanego wymiaru – co oznacza nadgodziny w systemie równoważnym.

Nadgodziny dzienne czy miesięczne w systemie równoważnym?

Nadgodziny dobowe: Powstają po przekroczeniu ośmiu godzin lub wyższego, zaplanowanego na dany dzień wymiaru, na przykład po jedenastej godzinie pracy, jeśli tak zakładał harmonogram. W dni powszednie w porze dziennej będą to nadgodziny z dodatkiem 50% stawki, w nocy, w niedziele i święta – będą to nadgodziny z dodatkiem 100%.

Nadgodziny średniotygodniowe (potocznie zwane miesięcznymi): Stanowią mechanizm ochronny dla pracownika. Jeśli praca w danym dniu została zaplanowana na mniej niż osiem godzin (na przykład siedem), a kierowca przepracował dziewięć godzin, to czas pomiędzy siódmą a ósmą godziną nie staje się nadgodziną dobową. Trafia on do puli przekroczeń średniotygodniowych i na koniec okresu rozliczeniowego jest wypłacany z obowiązkowym dodatkiem stu procent.

Planowanie i obliczanie tych nadgodzin prawie zawsze realizowane jest przez programy komputerowe (takie mamy czasy, że należy ułatwiać sobie pracę) – dlatego niewiele osób analizuje i wnika w ten mechanizm – ALE…

Planowanie i identyfikacja zdarzeń z tachografu zależą od ustawień programu komputerowego

Czasem ustawienia dla systemu równoważnego są pomieszane z systemem zadaniowym a najczęściej spotyka się „nakładanie” dób pracowniczych, co powoduje podwójne obliczanie dodatków nadliczbowych.

Programy komputerowe same planują wymiar pracy, same oddają czas wolny za nadgodziny, ale nie pilnują już czy po oddaniu czasu wolnego wyrównać stawkę minimalną. Planowanie wymiaru pracy i prawidłowe obliczanie nadgodzin może wyglądać jak na rysunku – wydłuża się plan nawet do 12h, ale wymaga to zrównoważenia odpowiednim skróceniem planu w innych dniach. Złe ustawienie tego mechanizmu również bywa powodem zawyżania liczby nadgodzin.

Kiedy będą nadgodziny?

Nadgodziny będą naliczane w kilku sytuacjach. Standardowo po 8 godzinach, lub po tym co było zaplanowane w tej wydłużonej wersji, czyli np. po 11 jeśli tyle było zaplanowane. Planowano 9 godzin, a kierowca pracował 12, więc ma 3 nadgodziny. Planowano 8,5 a kierowca pracował 10, więc będzie 1,5 godziny nadliczbowej. W takich przypadkach są to nadgodziny dobowe.

Czym są nadgodziny miesięczne?

Przepisy prawa pracy chronią pracownika (czyli kierowcę) przed sytuacją gdy z jakiegoś powodu prawnego, formalnego, jakieś czynności pracy nie zostaną zidentyfikowane. Kodeks Pracy jest w tym zakresie tak ustanowiony, że wszystko co będzie „zagubione” będzie wypłacane z dodatkiem 100%. Tak aby kierowca w żadnym wypadku nie był z tego powodu stratny.

Przykład takiej nietypowej sytuacji ujęto na rysunku. Gdy zaplanowane było 7, ale kierowca przepracował 8 lub 9 godzin. Takie układ musi zostać odpowiednio podzielony – na godziny planowane, na czas ponad planem, ale poniżej normy 8h oraz na końcu na czas pracy ponad normę 8h. Ta jedna godzina poza planem w takim przypadku nie staje się nadgodziną dobową a wpada w przekroczenie ponad planowe i wyjdzie w normie średniotygodniowej jako godzina 100% płatna. W takim przypadku są to nadgodziny średniotygodniowe, potocznie zwane nadgodzinami miesięcznymi.

Podsumowanie

Taniej i lepiej jest dokładnie obliczać czas pracy i nadgodziny. Lepiej jest stosować system równoważny, bo średnio jest o 30% mniej nadgodzin w porównaniu z systemem podstawowym. Lepiej jest dobrze ustawić planowanie pracy w programie do rozliczania kierowców, bo wtedy zamiast nadgodzin 100% (miesięcznych, średniotygodniowych) pojawią się nadgodziny 50%. Będzie taniej.

Jeśli wykonujesz przewozy wymagające dziennie 9 lub 10 godzin jazdy oraz dodatkowo czasu innej pracy na załadunki czy obsługę pojazdu – złamiesz Kodeks Pracy planując takie trasy w systemie podstawowym lub zadaniowym.

Aby szybko i łatwo spełnić te zasady – sprawdź zasady rozliczania swoich kierowców – swój program do rozliczania lub zapytaj firmę rozliczającą:

• jak mają ustawiony program do identyfikacji dób
• czy oddają automatycznie nadgodziny na wniosek czy bez wniosku
• czy wyrównują stawkę minimalną z umowy po oddaniu nadgodzin czasem wolnym
• jeśli stosujesz ryczałty za nadgodziny, sprawdź czy nie są za małe co powoduje niepotrzebne dopłaty oZUSowane co kwartał w Twojej firmie.