Księgowość dla firmy transportowej – problemy, fakty i mity

Temat księgowości dla transportu nie jest prosty. Zaskoczenie wywołane Pakietem Mobilności i wprowadzeniem diet kierowców do listy płac, nowe składniki wynagrodzenia w postaci sanitariatów, noclegów i innych kosztów – to cały czas powoduje pytania i blokuje biura rachunkowe przed współpracą z branżą transportową.

Firmy transportowe to trudny klient dla biura rachunkowego

To zależy od wielu sytuacji, ale taki opinie pracowników biur rachunkowych nie są odosobnione. „Kombinują”, „nie płacą w terminie” – wolę obsługiwać inne firmy. Tylko czy takie zarzuty nie dotyczą klientów z dowolnej branży?

Znamy również biura rachunkowe, które wyspecjalizowały się w obsłudze transportu a zasady współpracy, płatności i komunikacji po prostu ustaliły z klientami w umowie i wszystko działa.

Czy warto rozliczać firmę transportową w biurze rachunkowym?

Z punktu widzenia firmy transportowej takie usługi są poszukiwane. Małe i średnie podmioty nie potrzebują na stałe księgowej/kadrowej w biurze. Dlatego szukają biur rozliczających, aby zlecić obsługę.

Czego oczekuje się od biura rachunkowego dla transportu?

Zlecenie obsługi do profesjonalnego podmiotu to po prostu potrzeba poczucia bezpieczeństwa w zakresie podatków, finansów, płac i dokumentacji firmy.

Właściciel firmy transportowej oczekuje, że biuro:

• Posiada rzetelną wiedzę o Pakiecie Mobilności.

• Rozumie specyfikę transakcji wspólnotowych.

• Sprawnie rozlicza faktury za paliwo i opłaty drogowe.

Bardzo często szef transportu nie potrafi zdefiniować szczegółów. Szuka opiekuna rozmawiającego zrozumiałym językiem, który doradzi, przypomni i naprawi sytuację wynikającą ze specyfiki realizacji zleceń transportowych.

MIT: Księgowa powinna doradzać podatkowo

Księgowa nie jest doradcą podatkowym, ale jest tak postrzegana. Jeśli biuro rachunkowe ma takie doradztwo w ofercie, tym lepiej, ale bardzo często chodzi o zwykłe zadbanie o informację bieżącą.

Jeśli szef firmy wie na bieżąco, jaki ma przychód i zysk w księgach, to potrafi lepiej zaplanować wydatki oraz inwestycje. Zatem nie chodzi o skomplikowane doradztwo podatkowe, a o czytelne dane, które właściciel sam przeanalizuje.

Największy problem z księgowością w transporcie?

Komunikacja. Czy księgowa zawsze wszystko musi umieć i wiedzieć? Jak rozmawiać z biurem rachunkowym księgowością firmy produkcyjnej, żeby komfortowo rozliczać wypłaty kierowców i nie utrudniać sobie pracy nawzajem?

Założenie, że każda księgowa/kadrowa od razu wyłapie o co chodzi w transporcie to fikcja. W zakresie kosztów wynagrodzeń, finansów kierowców firma transportowa zleca to kolejnej firmie i jeśli między tymi firmami cały czas w komunikacji pośredniczy ktoś z firmy transportowej, to nieporozumień będzie cała masa.

Jak obsługiwać firmy transportowe w biurze rachunkowym?

Kompleksowo: kadry, płace, księgowość oraz Pakiet Mobilności. Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) czy spółki prawa handlowego – to nie powinien być problem kompetencji w biurze rachunkowym.

Opieka nad firmą transportową MUSI być jednak prowadzona w przystępnej komunikacji:

• Regularne przypominanie o konieczności dostarczenia dokumentów.

• Bieżące zgłaszanie wyniku finansowego.

• Dostarczanie danych niezbędnych do podejmowania decyzji o zleceniach, zakupach czy zatrudnieniu nowych kierowców.

Za komfort współpracy odpowiedzialne są dwie strony, ale opiekun i specjalista trochę bardziej. To za to z chęcią płacą właściciele firm transportowych – za prawidłową, profesjonalną obsługę, czyli wszystko, co im pomaga, a nie powoduje więcej pracy.

Tworzenie zaledwie raportów kosztów, posługiwanie się jedynie przepisami krajowymi, brak znajomości regulacji unijnych czy brak chęci zgłębiania wiedzy w związku z prowadzoną działalnością – to dyskwalifikuje z prowadzenia księgowości na szerszą skalę.

Czy warto zająć się rozliczaniem kierowców w biurze rachunkowym?

Firm transportowych jest około 125 tys. w Polsce, a jeszcze więcej firm funkcjonuje w transporcie na potrzeby własne. Każda z nich musi mieć albo pracownika na etacie zajmującego się księgowością, albo zdecydować się na wybrane biuro rachunkowe.

Nie może to być zwykłe biuro rachunkowe, ale takie, które będzie znało specyfikę branży transportowej i będzie potrafiło swoje świadczone usługi dostosować do potrzeb klienta. Specjalizacja w tak dużej branży to możliwość stosowania wyższych cen za usługi, a uzupełnienie oferty o rozliczanie wynagrodzeń kierowców to bezpośredni, dodatkowy zysk dla biura.

Jak zacząć obsługiwać firmy transportowe w biurze rachunkowym?

Poznać tematykę transportową: fakturowanie, stawki VAT, rozliczanie paliwa, podatki drogowe oraz rozliczenia w walutach obcych. Działania związane ze świadczeniem usług księgowych dla firmy transportowej daleko wykraczają poza zakres tworzenia sprawozdań finansowych czy prowadzenia ksiąg przychodów.

W skład kompleksowej usługi wchodzą:

• Ewidencja czasu pracy kierowców i wynagrodzenia ustalane w kwotach „na rękę” z najróżniejszych zmiennych składników.

• Prowadzenie dokumentacji naruszeń i mandatów na wypadek ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub ITD.

Można w tym zakresie współpracować z osobną firmą zewnętrzną lub uruchomić taką obsługę bezpośrednio w swoim biurze. Do samodzielnego rozliczania kierowców potrzebne jest przede wszystkim odpowiednie oprogramowanie (np. EwiSystem) oraz dostosowanie wiedzy kadrowej. Firma transportowa albo ma już dedykowaną firmę rozliczającą, albo nawet nie musi wiedzieć, że biuro rachunkowe uruchomiło własną, wewnętrzną komórkę do rozliczeń kierowców.

Sprawdź, czy Twoi klienci to firmy transportowe

Żadna usługa nie będzie miała biznesowego sensu, jeśli nie ma na nią klientów. Bardzo często jednak informacja o tym, że biuro obsługuje transport, nie jest poddawana głębszej analizie – klient traktowany jest „jak każdy inny”.

Jeśli zaciekawiła Cię opcja obsługi firm transportowych, bo masz ich już kilka na samej księgowości, zapytaj właścicieli, czy byliby zainteresowani dodatkową obsługą, np. kadrową i rozliczeniami kierowców. Jeśli prowadzisz dla transportu również kadry i płace, wiesz, że zewnętrzne firmy rozliczające kierowców bywają bardzo różne. Może warto pomóc swojemu klientowi (i pośrednio sobie), przejmując cały proces rozliczeń bezpośrednio do swojego biura.

Zacznij rozliczać kierowców i firmy transportowe kompleksowo w swoim biurze rachunkowym!