Świadectwo pracy zgodne z przepisami, kompletny przewodnik dla pracownika i pracodawcy

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to oficjalny dokument o charakterze informacyjnym, który pracodawca ma bezwzględny obowiązek wystawić pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Dokument ten potwierdza sam fakt zatrudnienia oraz jego warunki formalne.

Warto pamiętać o kluczowych cechach tego dokumentu:

• Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa od wcześniejszego rozliczenia się pracownika, na przykład od zwrotu sprzętu firmowego lub odzieży roboczej.

• Dokument nie zawiera żadnych ocen pracownika, opinii o jego wydajności ani informacji o cechach osobistych.

• Wydanie świadectwa pracy jest całkowicie bezpłatne.

• Należy je wydać bezpośrednio pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w dniu, w którym ustaje zatrudnienie.

Nowe przepisy obowiązują od 23 maja 2023 r i od tej daty należy stosować nowy wzór świadectwa pracy.  [zobacz Dziennik Ustaw z wzorem świadectwa pracy]

Co znajduje się na świadectwie pracy i jakie są jego obowiązkowe elementy?

Treść świadectwa pracy jest ściśle regulowana przez przepisy prawa karnego i kodeksowego. Każdy dokument musi zawierać precyzyjne dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy.

Do obowiązkowych elementów świadectwa pracy należą:

• Okres lub okresy zatrudnienia u danego pracodawcy.

• Wymiar czasu pracy pracownika w trakcie trwania stosunku pracy, na przykład pełen etat lub określony ułamek etatu.

• Rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione przez pracownika funkcje.

• Tryb i podstawa prawna rozwiązania albo sposób wygaśnięcia stosunku pracy.

• Informacje o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym, w tym wskazanie komornika i numeru sprawy.

• Liczba dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustaje zatrudnienie, w tym urlopu na żądanie.

• Okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia, które są istotne dla celów emerytalno-rentowych.

ORAZ

• Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej
• Urlop opiekuńczy
• Liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej

Jakie nowe informacje należy dodatkowo uwzględnić w dokumencie?

Nowelizacja przepisów rozszerzyła treść świadectwa pracy o elementy związane z tak zwanym systemem work life balance, czyli równowagi między pracą a życiem prywatnym. W nowej wersji dokumentu należy obowiązkowo wykazać trzy dodatkowe wskaźniki wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustaje zatrudnienie.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.

• W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy pensji.

• Zwolnienie przysługuje w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego.

• W świadectwie pracy należy podać dokładną liczbę dni lub godzin wykorzystanych przez pracownika.

Urlop opiekuńczy

Ten rodzaj urlopu służy zapewnieniu osobistej opieki lub wsparcia członkowi rodziny bądź osobie zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki z poważnych względów medycznych.

• Za członka rodziny uważa się wyłącznie syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka.

• Urlop przysługuje w wymiarze do 5 dni w ciągu roku kalendarzowego.

• Ważna uwaga: Za czas tego urlopu pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, jest to urlop całkowicie bezpłatny.

• W świadectwie pracy należy wskazać liczbę dni wykorzystanych w roku ustania stosunku pracy.

Liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej

Pracownik może zawnioskować o pracę zdalną okazjonalną w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

• Korekta istotnego błędu prawnego: Wbrew powszechnej opinii pracodawca ma pełne prawo sprzeciwić się wnioskowi pracownika i odmówić udzielenia pracy okazjonalnej, ponieważ ten wniosek nie jest dla firmy wiążący.

• W przypadku jej wykonywania pracodawca nie jest obowiązany do zwrotu kosztów energii czy internetu, ani do zapewnienia sprzętu.

• W świadectwie pracy należy wpisać sumę dni, w których pracownik świadczył pracę w tym trybie.

Jak prawidłowo wypełnić świadectwo pracy w nowym zakresie?

Wskazanie liczby dni siły wyższej, urlopu opiekuńczego oraz okazjonalnej pracy zdalnej dotyczy wyłącznie okresu wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Głównym celem umieszczenia tych informacji jest umożliwienie kolejnemu pracodawcy prawidłowego ustalenia praw pracownika do wyżej wymienionych uprawnień. Ponieważ limity te odnawiają się pierwszego stycznia i obowiązują u wszystkich pracodawców łącznie w danym roku, nowa firma musi wiedzieć, ile dni lub godzin pracownik zdążył już wykorzystać u poprzednika.

Nowy wzór świadectwa pracy – pobierz