Praca zdalna w Kodeksie pracy – poradnik dla pracodawców i pracowników

Praca zdalna na dobre wpisała się w realia współczesnego rynku pracy. Przepisy Kodeksu pracy szczegółowo unormowały to zagadnienie, zastępując dawną, mało elastyczną telepracę. Nowe regulacje wprowadziły jasny podział na obowiązki pracodawcy, prawa pracownika oraz precyzyjne procedury wdrożenia home office.

Praca w trybie home office powinna zostać uregulowana w porozumieniu lub regulaminie, zarówno pod kątem zasad jej wykonywania, jak i przepisów BHP, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa oraz RODO.

Praca zdalna
Gdzie i jak można wykonywać pracę zdalną według Kodeksu pracy?

Praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków służbowych całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Miejscem tym może być adres zamieszkania pracownika lub każda inna lokalizacja wybrana przez zatrudnionego i zaakceptowana przez firmę.

• Moment zawarcia uzgodnień: Porozumienie w sprawie pracy zdalnej może nastąpić już przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie trwania zatrudnienia.

• Inicjatywa i forma wniosku: Z propozycją może wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik. Wniosek pracownika może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

• Brak wymogu formy pisemnej: Uzgodnienia dla swojej skuteczności nie wymagają rygorystycznej formy pisemnej w postaci aneksu, co stanowi ułatwienie w porównaniu do standardowej zmiany warunków umowy (zgodnie z art. 29 § 4 KP).

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Jeśli praca zdalna jest ustalana już na etapie zawierania umowy o pracę, pracodawca musi w informacjach o warunkach zatrudnienia:

• Określić jednostkę organizacyjną firmy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracownika zdalnego.

• Wskazać osobę lub organ odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem oraz upoważniony do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Ważne: Jeśli praca zdalna rozpoczyna się w trakcie zatrudnienia, powyższe informacje należy przekazać pracownikowi (papierowo lub elektronicznie) najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w tym trybie.

Zakaz dyskryminacji pracownika na home office

Przepisy gwarantują pracownikom zdalnym równe traktowanie. Pracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie:

• Nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,

• Warunków zatrudnienia i awansowania,

• Dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje.

Pracodawca ma również obowiązek umożliwić osobie pracującej z domu przebywanie na terenie zakładu pracy, kontakt z zespołem oraz korzystanie z pomieszczeń socjalnych na takich samych zasadach, jakie obowiązują ogół pracowników.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Wprowadzenie pracy zdalnej w firmie wymaga stworzenia odpowiednich ram prawnych. Zasady te ustala się w pierwszej kolejności w porozumieniu ze związkami zawodowymi, a przy ich braku – w regulaminie pracy zdalnej, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Nawet jeśli w firmie nie zawarto oficjalnego porozumienia lub nie wydano regulaminu, praca zdalna jest dopuszczalna. Wtedy jej zasady określa się bezpośrednio w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem lub w wydanym mu poleceniu służbowym.

Kluczowe elementy regulaminu lub porozumienia:

• Wskazanie grup pracowników, którzy mogą zostać objęci pracą zdalną.

• Zasady pokrywania przez firmę kosztów związanych z pracą z domu.

• Zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za używanie prywatnego sprzętu lub ryczałtu.

• Sposób komunikacji oraz potwierdzania obecności na stanowisku pracy.

• Procedury kontroli wykonywania pracy, przestrzegania BHP oraz ochrony danych osobowych (RODO).

• Zasady instalacji, serwisu i konserwacji powierzonych narzędzi pracy.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Co do zasady pracodawca ma prawo odrzucić wniosek pracownika o przejście na home office. Ustawa definiuje jednak grupy pracowników, których wnioski są dla pracodawcy wiążące.

Kto należy do grupy uprzywilejowanej?

• Pracownica w ciąży.

• Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia.

• Pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności (lub o znacznym stopniu niepełnosprawności).

• Pracownik-rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia).

• Pracownik-rodzic dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub opinii o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju.

Wyjątek organizacyjny: Pracodawca może odmówić pracy zdalnej pracownikowi uprzywilejowanemu tylko wtedy, gdy praca z domu nie jest możliwa ze względu na organizację lub rodzaj pracy (np. praca na linii produkcyjnej, ochrona obiektów).

O przyczynie odmowy pracodawca musi poinformować pracownika pisemnie lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Okazjonalna praca zdalna
Czym różni się okazjonalna praca zdalna od zwykłego home office?

Okazjonalna praca zdalna to potocznie tzw. „urlop na żądanie w wersji biurowej”, czyli maksymalnie odformalizowany tryb pracy poza biurem, uzasadniony nagłą potrzebą pracownika (np. konieczność nagłego pozostania w domu z powodu wizyty fachowca).

• Wymiar roczny: Maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

• Brak kosztów dla firmy: W przypadku pracy okazjonalnej pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów za prąd czy internet, a pracodawca nie musi zapewniać sprzętu ani pokrywać kosztów ekwiwalentu.

• Uproszczona kontrola: Kontrola BHP i RODO odbywa się na zasadach uprzednio ustalonych z pracownikiem.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

Przed wydaniem takiego polecenia pracownik musi złożyć oświadczenie (papierowo lub elektronicznie), że posiada warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej.

Jeśli warunki się zmienią, pracodawca musi niezwłocznie cofnąć polecenie.

Szef może też cofnąć polecenie z własnej inicjatywy, zachowując co najmniej dwudniowe uprzedzenie.

Koszty pracy zdalnej – ryczałt i ekwiwalenty

Jak obliczyć ryczałt za prąd i internet podczas pracy zdalnej?

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy przy standardowej pracy zdalnej jest pokrycie kosztów związanych z jej wykonywaniem. Pracodawca zobowiązany jest do:

• Zapewnienia materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych).

• Pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (internet, telefon).

• Zapewnienia pomocy technicznej i szkoleń niezbędnych do wykonywania pracy.

Ekwiwalent a ryczałt

Jeżeli pracownik używa prywatnego komputera lub telefonu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny. W praktyce większość firm decyduje się na zastąpienie zwrotu szczegółowych kosztów lub ekwiwalentu jedną kwotą – ryczałtem.

• Jak ustalić wysokość ryczałtu? Przy wyliczeniach należy wziąć pod uwagę normy zużycia energii przez sprzęt komputerowy, udokumentowane rynkowe ceny energii oraz koszty abonamentów internetowych.

• Kwestie podatkowe: Zwrot kosztów, ekwiwalent oraz ryczałt za pracę zdalną są zwolnione z podatku dochodowego (nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o PIT) oraz nie podlegają oskładkowaniu ZUS.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca ma pełne prawo kontrolować pracownika wykonującego obowiązki w domu. Kontrola może dotyczyć samej pracy, przestrzegania przepisów BHP oraz ochrony informacji i RODO. Przepisy stawiają jednak jasne granice:

• Zgoda i czas: Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika.

• Poszanowanie prywatności: Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani innych domowników, jak również nie mogą utrudniać normalnego korzystania z pomieszczeń domowych.

• Uchybienia i ich skutki: Jeśli kontrola wykaże błędy w obszarze BHP lub ochrony danych, pracodawca wzywa pracownika do ich usunięcia w określonym terminie. W skrajnych przypadkach może natychmiast cofnąć zgodę na pracę zdalną, a pracownik musi stawić się w biurze.

BHP  i wykaz prac nieobjętych pracą zdalną

Pracodawca odpowiada za bezpieczne warunki pracy również wtedy, gdy są one świadczone zdalnie, jednak zakres ten jest dostosowany do specyfiki home office.

• Organizowanie stanowiska pracy: To pracownik ma obowiązek zorganizować swoje domowe stanowisko pracy w taki sposób, aby uwzględniało zasady ergonomii.

• Ocena ryzyka zawodowego: Pracodawca musi przygotować ocenę ryzyka zawodowego (może być uniwersalna dla grup stanowisk) oraz informację BHP zawierającą zasady bezpiecznej pracy, procedury po zakończeniu dnia pracy oraz zachowanie w sytuacjach awaryjnych.

• Oświadczenia pracownika: Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik musi potwierdzić podpisem (papierowym lub elektronicznym) zapoznanie się z oceną ryzyka oraz złożyć oświadczenie, że jego stanowisko w domu spełnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

• Szkolenia BHP przez internet: Dla pracowników administracyjno-biurowych zatrudnianych w trybie zdalnym, szkolenie wstępne BHP może odbyć się w całości drogą elektroniczną.

Praca zdalna nie obejmuje prac:

1) szczególnie niebezpiecznych;

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;

5) powodujących intensywne brudzenie.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;

2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;

3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;

4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Praca zdalna o ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa i RODO

Przeniesienie pracy do domu rodzi ogromne ryzyko wycieku danych. Ustawodawca nałożył na pracodawców bezwzględny obowiązek weryfikacji i dostosowania dokumentacji ochrony danych osobowych.

• Procedury i instruktaż: Pracodawca musi wdrożyć procedury ochrony danych osobowych dopasowane do pracy zdalnej oraz – w razie potrzeby – przeprowadzić szkolenia dla personelu. Pracownik podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z tymi regułami.

• Audyt RODO w firmie: Wdrożenie home office wymaga od firmy aktualizacji rejestru czynności przetwarzania (RCP), klauzul informacyjnych oraz przeprowadzenia analizy ryzyka (DPIA) dla procesów przetwarzania danych poza biurem.

• Tajemnica przedsiębiorstwa: Pracodawca powinien jasno określić zasady ochrony tajemnic firmy (np. zakaz pracy na publicznym Wi-Fi, obowiązek blokowania ekranu komputera, bezpieczne przechowywanie dokumentów papierowych przed dostępem domowników).

Interesują Cię także wcześniejsze zmiany Kodeksu pracy? Przeczytaj nasz nasz ostatni materiał – Kontrola trzeźwości kierowców.