Raporty związane z czasem pracy kierowców. Jakie informacje są wymagane?

W branży transportowej klasyczna lista obecności nie zdaje egzaminu. Zamiast niej pracodawca ma prawny obowiązek tworzenia i prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy kierowców. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców oraz art. 149 § 1 Kodeksu pracy.

Ewidencja jest kluczowym składnikiem dokumentacji pracowniczej. Pracodawca musi przechowywać ją przez okres 10 lat od zakończenia okresu nią objętego i udostępniać kierowcy na jego wniosek.

Co jest potrzebne do prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Rozliczanie czasu pracy kierowcy wymaga specjalistycznych narzędzi oraz rzetelnych danych źródłowych. Dokumentację przygotowuje się w oparciu o:

• Dane z karty kierowcy oraz pamięci tachografu cyfrowego.

• Wykresówki w przypadku korzystania z tachografów analogowych.

• Informacje o nieobecnościach (urlopy wypoczynkowe, zwolnienia lekarskie L4, opieka).

Dla każdego pracownika przygotowywana jest indywidualna ewidencja czasu pracy i zawiera:

1. Dane dotyczące kierowcy oraz pojazdu

   Prawidłowy raport pozwala na jednoznaczną identyfikację pracownika. Zapobiega to pomyłkom podczas analizy danych przez działy kadrowo-płacowe. Numery rejestracyjne pojazdów są pobierane automatycznie z plików cyfrowych, co ułatwia weryfikację tras.

2. Data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia pracy

   • Raport musi precyzyjnie określać granice doby pracowniczej.
   • Zgodnie z art. 11 Ustawy o czasie pracy kierowców, podstawowy czas pracy to 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin w tygodniu.
   • System równoważny (art. 15): Pozwala na wydłużenie dobowego wymiaru pracy do 12 godzin w maksymalnie 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

3. Czas prowadzenia pojazdu

   • To absolutny fundament ewidencji. Systemy rozliczeniowe weryfikują przestrzeganie poniższych norm:
   • Dzienny limit: Standardowo 9 godzin jazdy, z możliwością wydłużenia do 10 godzin (maksymalnie dwa razy w tygodniu).
   • Tygodniowy limit: Maksymalnie 56 godzin jazdy w jednym tygodniu.
   • Dwutygodniowy limit: Łącznie nie więcej niż 90 godzin w dwóch kolejnych tygodniach.

4. Ewidencjonowanie innej pracy kierowcy (tzw. młoteczki)

   Inna praca to każda czynność związana z obowiązkami służbowymi, która nie jest prowadzeniem pojazdu. Zaliczamy do niej:

   • Załadunki i rozładunki towaru.

   • Zabezpieczanie ładunku.

   • Obsługę codzienną pojazdu oraz serwisowanie samochodu.

   • Formalności administracyjne.

   Ważne: Do czasu „innej pracy” nie wlicza się czasu dyspozycyjności oraz dyżurów. Stanowią one osobne składniki ewidencji, inaczej płatne na liście płac

5. Odpoczynki Art. 8 i 9 UoCPK – jeśli chcesz zrozumieć te zagadnienia to obejrzyj nasze filmy pod artykułem

   • Czas dziennego odpoczynku
     Minimum 11 godzin nieprzerwanie (lub skrócony do 9 godzin, maksymalnie 3 razy między dwoma odpoczynkami tygodniowymi).

   • Regularny odpoczynek tygodniowy i skrócony odpoczynek tygodniowy
     Regularny wynosi minimum 45 godzin (musi być odebrany poza kabiną pojazdu). Skrócony może wynosić minimum 24 godziny, pod warunkiem oddania rekompensaty przed końcem trzeciego tygodnia następującego po danym tygodniu.

6. Nieobecności w czasie pracy kierowców

• W branży transportowej prowadzenie ewidencji nieobecności ma wpływ na planowanie tras, wynagrodzeń (często się wynagradza brak absencji, uwzględnia się specjalny zapis w regulaminie pracy). Prowadzi się ją na podstawie dokumentów takich jak wniosek urlopowy, zwolnienie chorobowe, karta obecności lub elektronicznych zapisów.
• Prowadzenie dokładnej ewidencji nieobecności jest ważne dla kierowców, którzy mają prawo do odpowiedniego urlopu i korzystania z innych uprawnień. Dla pracodawcy jest równie ważne, ponieważ muszą monitorować i zarządzać obecnością pracowników oraz zapewnić zgodność z przepisami i regulacjami dotyczącymi czasu pracy i odpoczynku.
• Należy pamiętać, że konkretne zasady i procedury dotyczące ewidencji nieobecności mogą się różnić w zależności od przepisów prawa pracy i wewnętrznych zasad obowiązujących w firmie.

Typy nieobecności, które mogą być ewidencjonowane, obejmują:

Urlopy wypoczynkowe i bezpłatne – wpływają na roczny limit dni wolnych.

• • Zwolnienia lekarskie (L4) – podlegają weryfikacji przez ZUS oraz PIP.

  • Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i opiekuńcze.

  • Inne nieobecności usprawiedliwione – np. oddawanie krwi, stawiennictwo w sądzie.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców jest bardzo istotnym w transporcie drogowym. Posiadanie danych z karty kierowcy jest tego fundamentem.

W tym temacie zapraszamy do lektury naszego wcześniejszego materiału – Zgubiona karta kierowcy, skradziona lub uszkodzona – czy to oznacza możliwość jazdy bez karty?

Poniżej zobacz odcinki z naszego kanału na YouTube na temat problematycznych zagadnień związanych z odpoczynkami kierowców: