Jak zarabiać na rozliczaniu kierowców w transporcie międzynarodowym? Nisza dla biur rachunkowych

Większość biur rachunkowych wykonuje już niemal 90% operacji niezbędnych do pełnej obsługi kadr i płac w klasycznym biznesie. Sytuacja zmienia się jednak diametralnie, gdy klientem staje się firma transportowa. Specyfika ustaleń płacowych, przepisy Pakietu Mobilności, diety wirtualne, mechanizmy obniżania podstawy wymiaru składek ZUS oraz powszechne w branży „dniówki netto” sprawiają, że tradycyjni księgowi często rezygnują z obsługi sektora TSL.

Dla odważnych i nowoczesnych biur rachunkowych ten opór rynku stanowi ogromną szansę biznesową. Aby pozyskać i utrzymać klienta transportowego, wystarczy przejąć pełen obszar rozliczeń kierowców. Od ponad dwóch lat na rynku dominuje wyraźny trend: właściciele firm transportowych szukają jednego partnera, który zepnie ewidencję czasu pracy z listą płac i deklaracjami ZUS-DRA.

Usługowe rozliczanie kierowców – dlaczego warto wprowadzić je do oferty?

Typowe biuro rachunkowe doskonale radzi sobie z bieżącym zarządzaniem finansami. Kiedy jednak klient zatrudnia kierowców w ruchu międzynarodowym lub krajowym, pojawia się bariera wejścia. Rozliczanie kierowców jest powszechnie postrzegane jako proces skomplikowany i obarczony dużym ryzykiem błędu.

Głównym wyzwaniem pozostaje Pakiet Mobilności. Pojęcia takie jak:

• obliczanie płac zagranicznych,

• wyliczanie podstawy opodatkowania przy ulgach z tytułu delegowania,

• ustalanie podstawy składki zdrowotnej,

• prawo do zwrotu kosztów za urządzenia sanitarne,

często brzmią dla niespecjalistów obco. To właśnie dlatego wyspecjalizowanie się w tej dziedzinie pozwala biurom rachunkowym generować znacznie wyższe marże niż przy standardowej, masowej obsłudze księgowej innych branż.

Jaka konkurencja czeka na Ciebie na rynku?

Na polskim rynku usług księgowych nadal brakuje ekspertów łączących klasyczną wiedzę kadrowo-płacową ze znajomością Ustawy o czasie pracy kierowców.

Przez lata sytuacja wyglądała tak, że tradycyjne firmy rozliczające skupiały się wyłącznie na pierwszym etapie: odczycie plików z kart kierowców i tachografów oraz generowaniu ewidencji czasu pracy. Podmioty te nie chciały brać odpowiedzialności za podatki, ZUS czy kwestie stricte kadrowe.

Zmiany w przepisach wymusiły jednak uwzględnienie wszystkich specyficznych składników bezpośrednio na listach płac. Przedsiębiorcy transportowi pilnie poszukują dziś kompleksowej usługi „od A do Z” w jednym miejscu, co stawia nowoczesne biura rachunkowe na wygranej pozycji.

Koszt rozliczania kierowców – od czego zależy cena?

Kompleksowe usługi płacowo-kadrowe w sektorze TSL wymagają specjalistycznej wiedzy, dlatego ich wycena zależy od kilku kluczowych czynników:

• Zakres obowiązków: Cena rośnie, jeśli umowa obejmuje ręczne wprowadzanie odcinków zagranicznych, wyliczanie wirtualnych diet czy przeliczanie stawek brutto z umownych kwot netto.

• Czas realizacji: Tryb ekspresowy generuje dodatkowe koszty.

• Usługi dodatkowe: Pomoc prawna podczas kontroli Inspekcji Pracy (PIP) lub ITD, reprezentacja przed organami zagranicznymi oraz szkolenia dla kierowców podnoszą wartość abonamentu.

Problem na linii: Firma transportowa – Biuro rachunkowe

Wielu przewoźników drogowych mierzy się z poważnym kryzysem w relacjach z tradycyjnymi biurami rachunkowymi. Wynika to bezpośrednio ze specyfiki branży:

• Problem stawek netto: W transporcie powszechne jest nieformalne umawianie się z kierowcami na „dniówki netto” lub gwarantowaną kwotę „do ręki”. Biuro rachunkowe potrzebuje natomiast precyzyjnych składników brutto na liście płac.

• Brak wsparcia: Zwykłe biura księgowe nie potrafią i nie chcą samodzielnie interpretować danych z tachografów ani dopasowywać składników godzinowych zgodnie z Pakietem Mobilności.

• Ryzyko prawne: Biura rachunkowe masowo odmawiają obsługi przewoźników, ponieważ firmy rozliczające czas pracy często przesyłają surowe, niedopasowane dane, przerzucając całą odpowiedzialność za błędy na księgowych.

Rozwiązanie: Przejmij kontrolę nad procesem płacowym

Najbardziej opłacalnym i bezpiecznym rozwiązaniem dla firmy transportowej jest wdrożenie wewnętrznego systemu zarządzania lub skorzystanie z kompleksowej opieki EwiCenter:

• Dane o nieobecnościach i preferencjach finansowych przygotowuje dział transportu.

• Informacje te trafiają bezpośrednio do dedykowanego oprogramowania do zarządzania płacami kierowców.

• System automatycznie generuje gotowy, przejrzysty raport ze wszystkimi składnikami transportowymi, który biuro rachunkowe bez problemu importuje bezpośrednio do swoich list płac.

Rys. Przykładowe zestawienie składników listy płac kierowcy (kliknij aby pobrać PDF)

Ile można zarobić na rozliczaniu kierowców co miesiąc?

Koszty i przychody kształtują się następująco:

• Sama ewidencja czasu pracy (zewnętrzne firmy rozliczające): Pobierają zazwyczaj opłatę od 50 do 120 zł netto za jednego kierowcę. Ostateczna cena zależy od czasu realizacji oraz stopnia skomplikowania (np. konieczności ręcznego ustawiania odcinków zagranicznych w ramach Pakietu Mobilności).

• Dedykowana obsługa kadr i płac w TSL: Biuro rachunkowe, które prawidłowo wylicza składniki transportowe, chorobowe czy urlopy na bazie ewidencji, może wycenić taką usługę na poziomie od 80 do 120–150 zł netto za pracownika.

• Pakiet Połączony (Księgowość + Pełne Płace TSL): Łącząc obie usługi, biuro zapewnia sobie stały przychód rzędu 150 do 250 zł netto miesięcznie za każdego kierowcę.

Dochody w biurze rachunkowym mogą być tym wyższe im bardziej kompleksowe i szybkie usługi otrzyma klient w jednym miejscu. Firma transportowa unika problemów z przekazywaniem danych między różnymi usługodawcami, takimi jak biuro rachunkowe i firma rozliczająca. Właściciel firmy transportowej nie musi angażować się w pośrednictwo w ustaleniach między tymi podmiotami, wszystko jest w jednym miejscu – w Twoim biurze!

Jaka jest korzyść z dodania usługi rozliczania kierowców do usług biura rachunkowego?

Gdy obsługa księgowa i płacowa dla firmy transportowej przebiega bezproblemowo, właściciel nie zmienia biura rachunkowego.

Dzięki temu biuro może utrzymać klientów, rosnąć i zatrudniać pracowników. To pozwala firmie na stabilizację, podniesienie cen oraz rozwój pracowników.

Biura rachunkowe i księgowe, które podjęły taką inicjatywę, dostają więcej zapytań od firm transportowych i zdobywają nowych klientów. Taką inicjatywę można również wspólnie poprowadzić z firmami rozliczającymi kierowców. Większość z nich nie jest w stanie oferować usług kadrowo-płacowych.

Zdecydowanie jednak łatwiej uruchomić w biurze rachunkowym rozliczanie kierowców, niż w firmie rozliczającej dział kadrowo-płacowy.

6. Dlaczego właściciele biur rachunkowych boją się rozliczania kierowców?

Dlaczego tradycyjne biura obawiają się branży TSL?

Głównym powodem lęku kadrowych jest tzw. „slang transportowy” oraz zwyczajowe rozliczanie pracowników na podstawie określonej kwoty netto za dzień pracy w trasie. W rzeczywistości te potoczne pojęcia sprowadzają się do znanych mechanizmów księgowych:

• Obniżania podstawy wymiaru składek ZUS (do poziomu przeciętnego wynagrodzenia) przy zastosowaniu wirtualnych diet.

• Wykorzystywania składników nieopodatkowanych (np. legalnego zwrotu kosztów za sanitariaty czy pranie odzieży).

Prawdziwym problemem i źródłem błędów jest sytuacja, w której biuro rachunkowe przepisuje „na ślepo” dane z zewnętrznej firmy rozliczającej, bez weryfikacji godzin nadliczbowych, dyżurów czy realnej liczby godzin nocnych. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest liczenie tego samodzielnie przy użyciu odpowiednich narzędzi.

Dlatego najlepiej, gdy policzy to sobie samodzielnie!

 Jak sprzedać usługi rozliczania kierowców dla firm transportowych?

Można po prostu ogłaszać lokalnie, że Twoje biuro rachunkowe pomaga firmom transportowym w rozliczaniu wynagrodzeń kierowców oraz rozlicza Pakiet Mobilności.

Oferując swoje usługi, warto położyć nacisk na eliminację największych bolączek przewoźników:

• Kompleksowość: Czas pracy kierowców, podatki, ZUS i cała księgowość firmy w jednym, bezpiecznym miejscu.

• Gotowe kalkulacje: Sprawne przeliczanie oczekiwanych kwot netto na wartości brutto widoczne na liście płac.

• Wsparcie formalne: Dostarczanie gotowych, bezpiecznych wzorów dokumentów i regulaminów dopasowanych do specyfiki firmy.

Jeśli umieścisz takie informacje na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych, z pewnością dostaniesz wiele zapytań o ofertę.

Dodatkowo możesz także doradzać w sprawach podatkowych (masz licencję doradcy podatkowego), to Twoje biuro rachunkowe będzie miało przewagę nad innymi.

Firmy transportowe bardzo często potrzebują dobrego doradcy. Nie musisz konkurować ceną – warto stworzyć prosty cennik dla pracowników zwykłych oraz kierowców, oraz określić koszt usług księgowych.

Kogo takie usługi zainteresują:

• firmy transportowe (transport międzynarodowy, krajowy),
• firmy produkcyjne z własnym transportem,
• oraz firmy rozliczające kierowców, bez pomysłu na kadry i płace.

Obserwując ogłoszenia na stronach internetowych czy na Facebooku można stwierdzić, że przyciągają zainteresowanie firm transportowych.

Odpowiadając na takie zapytania, należy pamiętać, że transportowcy mają już złe doświadczenia z biurami rachunkowymi. Osoby, które szukają biura rachunkowego do rozliczania transportu, zazwyczaj mają już za sobą złe doświadczenia z niskiej jakości usługami.

Jak zacząć rozliczać kierowców w biurze rachunkowym?

Najważniejsze to zacząć od początku i zrozumieć temat. Możesz poszukać informacji w Internecie o usługach takich jak te. Możesz także zebrać od swoich pracowników listę pytań i obaw związanych z pomysłem na rozliczanie kierowców.

Aby wyspecjalizować się w takich usługach, trzeba stale szukać wiedzy. Na szczęście tej jest dość dużo w Internecie. Ogromne kompendium tej wiedzy znaleźć można w naszych webinarach lub w trakcie wdrożenia naszego oprogramowania do rozliczania kierowców dla biur rachunkowych.

Zatem oprócz wiedzy, podstawowym narzędziem, aby rozpocząć usługi rozliczani będzie oprogramowanie. Takich aplikacji jest kilka na rynku. Różnią się ceną, zasadami licencjonowania, funkcjonalnością. Możemy jednak poszczycić się największym zainteresowaniem naszymi rozwiązaniami właśnie wśród biur rachunkowych i specjalistów od usługowego rozliczania kierowców. Niska cena na start, możliwość zarabiania nawet na kilku kierowcach – nie odstrasza chętnych do zarabiania na takiej usłudze.

Jak działają programy do rozliczania wynagrodzeń kierowców

Programy komputerowe, które łączą dane z tachografów (kart kierowców) z zasadami Kodeksu Pracy, tworzą gotowe zestawienia do wypłaty. Wczytywanie plików z czynnościami kierowców, do tego zestawienia gotowe z nieobecnościami (urlopy, chorobowe) i do tego stawki z umowy – pozwalają szybko i automatycznie obliczyć całą resztę elementów listy płac. Szeroki zakres ustawień dopasowujemy podczas wdrożeń, które oferujemy dla każdego biura rachunkowego bez ograniczeń.

Oprogramowanie do rozliczania kierowców dla biura rachunkowego jest dostępne na naszej stronie bez dużych kosztów. Możesz zacząć od obsługi 1-2 firm, kilku kierowców i zacząć zarabiać już od pierwszego miesiąca świadczenia takiej usługi.

Podsumowanie – biuro rachunkowe, pakiet mobilności i płace kierowców

Rozszerzenie usług biura rachunkowego o kompleksowe rozliczanie dla kierowców w firmie transportowej może być dobrym pomysłem.

Specjalizacja w tym obszarze pozwala na ustalenie wyższych cen za swoje usługi, co z kolei generuje większe przychody. Te dodatkowe środki mogą być przeznaczone na szkolenia i rozwój pracowników biura.

Pamiętaj! Firmy transportowe mogą potrzebować pomocy i porad w różnych kwestiach. Zatrudnianie kierowców, tworzenie umów czy rozliczanie pracowników z zagranicy – to bardzo ciekawy segment, w którym przydatne usługi są opłacane bez negocjacji.

Warto zgłębić wiedzę na temat branży, rozumieć jak ona działa. W naszej ofercie znajdziesz kurs online „Ekspert rozliczania kierowców w transporcie drogowym”, który tłumaczy wszystkie zagadnienia potrzebne do rozliczania kierowców w zrozumiały sposób.

Zacznij już dziś i zrób kilka przykładowych rozliczeń kierowców, aby sprawdzić praktycznie cały proces. POBIERZ bezpłatnie pełną wersję programu na 14 dni, bez żadnych zobowiązań, podając tylko swój e-mail i numer telefonu.