Sanitariaty w regulaminie wynagradzania kierowców. Jak legalnie optymalizować koszty dniówek?

Wielu przewoźników drogowych nadal traci znaczne środki, czekając, aż zewnętrzne podmioty same zaproponują im gotowe rozwiązania optymalizacyjne. Tymczasem klucz do legalnego obniżenia kosztów pracowniczych leży w odpowiednich zapisach w umowach i wewnętrznych regulaminach firmy. Jednym z najbardziej efektywnych narzędzi finansowych są tzw. sanitariaty, czyli zwrot kosztów korzystania z infrastruktury sanitarnej na trasach międzynarodowych.

Sanitariaty zamiast tradycyjnych nagród (A, B, C)

Wprowadzenie sanitariatów wymaga zapisów do regulaminu wynagradzania. Jest to element kosztowy, który trzeba oszacować, wpisać jego wysokość oraz ustalić, np. rozliczenie proporcjonalne do naliczania diet wirtualnych.

Zapisy warto skonsultować, gdyż definicje ustawowe są tutaj dość dwuznaczne, a składnik wpływa na wysokość zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych – lepiej to zrobić raz a porządnie i korzystać z zalet w pełnej wersji.

Składnik kosztowy (sanitariaty, zwrot za noclegi czy inne udokumentowane koszty) – jest do wypłaty. Co oznacza, że trzeba zweryfikować swoje metody przyznawania nagród.

Metoda na dniówkę:  sanitariaty + nagroda D

Aby mieć dokładne dopasowanie stawki dniówki netto, należy odpowiednio ustawić sobie hierarchię składników. Elementem na końcu, wyrównującym brutto z dokładnością do grosza w wypłacie netto, będzie nagroda D. Jest ona zależna od diet wirtualnych ZUS i PIT, dlatego jest wolne od składek i na tyle elastyczna, że służy do wygodnego do pasowania przelewu netto dla kierowcy.

Zapisy do regulaminu wynagradzania

W treści, gdzie są umieszczane składniki kosztowe, zwrot kosztów podróży krajowych, dodać akapit, lub punkt, w którym należy umieścić zapisy (treść przykładowa, wymaga konsultacji prawnej):

Od dnia [tu wpisz datę] wprowadza się dla kierowców następujące składniki kosztowe (zgodnie z Ustawa z dnia 28.07.2023  Dz.U. 2023 poz. 1523):

a) sanitariaty w wysokości 20EUR, rozliczane proporcjonalnie wg zapisów art. 26g i 26h Ustawy o czasie pracy kierowców.

b) innych udokumentowanych kosztów, przedstawianych każdorazowo przez kierowcę po zakończeniu miesiąca wg wzoru określonego w Załączniku nr. xxx

Kiedy warto wprowadzić zmiany dot. sanitariatów i pozostałych kosztów?

Odpowiedź jest bardzo indywidualna. Aby skorzystać z zalet tych składników – warto wprowadzić je jak najszybciej – ale strategia ustalania wynagrodzeń jest elementem bardzo delikatnym i wymagającym świadomego podejścia.

Kiedy warto wdrożyć zmiany i dlaczego technologia jest kluczowa?

Odpowiedź jest prosta: im szybciej, tym lepiej, aby jak najwcześniej zacząć generować realne oszczędności na podatkach i składkach ZUS. Należy jednak pamiętać, że strategia ustalania wynagrodzeń to delikatny proces, który wymaga pełnej świadomości operacyjnej.

Współczesne programy do rozliczania kierowców oraz wyspecjalizowane podmioty zewnętrzne odgrywają tu kluczową rolę:

• Bariera skali: Samodzielne, ręczne wyliczanie tych składników ma sens wyłącznie w mikrofirmach (1-2 pojazdy).

• Problem 10+ kierowców: Jeśli zatrudniasz powyżej 10 kierowców i rozliczasz ich na podstawie dniówek netto, prawidłowe stosowanie sanitariatów bez wsparcia technologicznego jest praktycznie niemożliwe.

• Ograniczenia tradycyjnej księgowości: Żaden standardowy program kadrowo-płacowy w uniwersalnym biurze rachunkowym nie obliczy kwot netto na podstawie tak specyficznych, branżowych składników. Dział płac musi otrzymać gotowe, wyliczone kwoty od eksperta ds. czasu pracy kierowców, bazującego na odczytach z kart i tachografów.

Jeśli zatem masz obawy, że przez ograniczenia technologii możesz stracić możliwość skorzystania z sanitariatów – wypróbuj bezpłatnie program do samodzielnego rozliczania lub dopytaj swoją firmę rozliczającą czy mogą realizować dla Ciebie rozliczenia sanitariatów i przekazać Ci gotowe kwoty składników do listy płac.

Chcesz lepiej zrozumieć te zagadnienia? Obejrzyj odcinek na kanale naszego Eksperta, który tłumaczy zagadnienie sanitariatów z zrozumiały sposób!

Uwaga!
Dane podane w filmie są aktualne dla roku 2024.
W 2026 roku przeciętne wynagrodzenie, które stanowi minimalną podstawę wymiaru składek ZUS dla kierowców w transporcie międzynarodowym, wynosi 9 420 zł brutto.