Szkolenie okresowe kierowców (Kod 95) – Kto płaci i jak rozliczyć 35 godzin?

Szkolenie okresowe kierowcy, skutkujące uzyskaniem wpisu tzw. kodu 95 do prawa jazdy, jest bezwzględnym warunkiem wykonywania zawodu w transporcie drogowym. Od lat w firmach transportowych kwestia ta rodzi konflikty na linii pracodawca-pracownik. Dyskusje dotyczą nie tylko samych kosztów finansowych, ale również organizacji pracy firmy w czasie nieobecności kierowcy.

Wdrożenie tzw. dyrektywy work life balance otworzyło debatę, czy pracodawca ma obowiązek finansować wszystkie szkolenia kierowców.

Zgodnie z nowym przepisem art. 94(13) Kodeksu pracy, jeżeli szkolenie pracownika jest obowiązkowe na danym stanowisku pracy, pracodawca zobowiązany jest do ponoszenia jego kosztów, a czas szkolenia wlicza się do czasu pracy.

Ustawa o transporcie drogowym nie zobowiązuje przewoźników do zapewnienia kierowcy szkoleń okresowych. Zgodnie z art. 39l UTD, Pracodawca może, ale nie musi, pokryć koszty tych szkoleń.

Jak to wygląda w praktyce rynkowej?

Pracodawcy stosują różne podejścia, uzależnione od polityki rekrutacyjnej oraz wewnętrznych ustaleń:

• Pełne finansowanie przez firmę: Pracodawca pokrywa koszt szkolenia (w 2026 roku wynosi on średnio od 600 do 1200 zł w zależności od ośrodka) w zamian za lojalność pracownika (tzw. umowa szkoleniowa).

• Model współdzielony: Firma płaci za kurs, a następnie potrąca określoną, niewielką kwotę z miesięcznego wynagrodzenia kierowcy na mocy porozumienia stron.

• Samofinansowanie: Kierowca samodzielnie opłaca szkolenie przed podjęciem zatrudnienia lub w trakcie jego trwania, traktując to jako osobistą inwestycję w uprawnienia zawodowe.

Jak zorganizować i rozliczyć 35 godzin szkolenia okresowego?

Szkolenie okresowe trwa 35 godzin, które są realizowane w blokach programowych na przestrzeni kilku dni. Wyłączenie kierowcy z procesów przewozowych na niemal tydzień wymaga precyzyjnego planowania logistycznego na poziomie działu dyspozycji.

Pod kątem ewidencji czasu pracy, okres ten nie jest automatycznie traktowany jako czas jazdy czy praca fizyczna za kółkiem. Sposób rozliczenia tych dni zależy od wewnętrznych regulacji przedsiębiorstwa:

• Wniosek urlopowy: Najczęstsze rozwiązanie, w którym kierowca decyduje się poświęcić dni szkoleniowe na urlop wypoczynkowy, zachowując prawo do wynagrodzenia urlopowego.

• Odbiór nadgodzin lub dni wolnych: Wykorzystanie zaległych okresów odpoczynku skumulowanych w poprzednich miesiącach rozliczeniowych.

• Czas usprawiedliwiony płatny/niepłatny: Decyzja pracodawcy o potraktowaniu tego okresu jako obecności usprawiedliwionej, regulowana indywidualną umową lub regulaminem wynagradzania.

Kto odpowiada za pilnowanie terminów ważności dokumentów?

Teoretycznie dbałość o aktualność kodu 95 oraz badań lekarskich leży w interesie kierowcy – bez nich nie może legalnie wykonywać pracy. W praktyce jednak konsekwencje dopuszczenia do jazdy kierowcy bez ważnych uprawnień uderzają bezpośrednio w firmę transportową podczas kontroli drogowej lub audytu PIP i ITD.

Aby uniknąć dotkliwych kar finansowych, zarządzanie dokumentacją pracowniczą powinno zostać w pełni zautomatyzowane. Współczesne systemy kadrowo-płacowe realizują to zadanie bez udziału człowieka. Profesjonalne oprogramowanie EwiSystem automatycznie monitoruje daty ważności praw jazdy, świadectw kwalifikacji zawodowej oraz badań lekarskich, wysyłając powiadomienia z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to na bezstresowe zaplanowanie 35-godzinnej nieobecności kierowcy w grafiku.

Sprawdź, czy program z którego korzystasz ma takie możliwości.