Własny transport czy zatrudnienie firmy zewnętrznej do transportu towaru? Poradnik dla firm produkcyjnych

Stoisz przed dylematem, jak skutecznie i bezpiecznie organizować logistykę swoich towarów? Ten poradnik przeprowadzi Cię przez kompletną analizę sytuacji i pomoże ocenić, które rozwiązanie – własna flota czy outsourcing – lepiej sprawdzi się w Twoim biznesie.

Nawet jeśli nie posiadasz jeszcze doświadczenia w branży TSL, poniższe zestawienie pozwoli Ci zrozumieć zarówno korzyści płynące z posiadania zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, jak i realne wyzwania, z którymi przyjdzie Ci się zmierzyć.

Korzyści z posiadania własnego transportu drogowego

Wejście do branży transportowej w roli przewoźnika drogowego to krok, który zapewnia firmie produkcyjnej pełną niezależność logistyczną. Oto kluczowe argumenty przemawiające za tym rozwiązaniem:

• Pełna dostępność i kontrola nad flotą: Posiadając własny tabor, samodzielnie dbasz o jego stan techniczny, pakiety serwisowe oraz odpowiednie polisy (ubezpieczenie OC przewoźnika – OCP oraz ubezpieczenie towarów typu Cargo). Współpraca z rzetelnym towarzystwem ubezpieczeniowym gwarantuje, że w razie wypadku otrzymasz odszkodowanie w pełnej, niezaniżonej wartości.

• Zaufana kadra kierowców: Masz bezpośredni wpływ na rekrutację. Bardzo często okazuje się, że dotychczasowi pracownicy firmy posiadają już odpowiednie kategorie prawa jazdy i są chętni do podjęcia nowych wyzwań. Stabilny zespół kierowców to obecnie jeden z największych atutów na rynku.

• Bezpośredni nadzór nad ładunkiem: Dokładnie wiesz, kiedy towar został załadowany i masz pewność, że nie uległ uszkodzeniu ani pomyleniu. Wykorzystując systemy GPS, Twoi pracownicy biurowi mogą na bieżąco monitorować przebieg przewozu i reagować na sytuacje awaryjne „tu i teraz”, bez pośredników.

• Najwyższa jakość obsługi klienta: Twoi kierowcy stają się wizytówką firmy na zewnątrz. Dzięki stałym szkoleniom i dbaniu o morale zespołu masz pewność, że odbiorca towaru zostanie obsłużony profesjonalnie, co bezpośrednio buduje wieloletnie zaufanie do Twojej marki.

• Dodatkowe źródło przychodu: Posiadając licencję wspólnotową (niezbędną w transporcie międzynarodowym), Twój dział logistyki może zarabiać na powrotach. Po rozładunku własnego towaru u klienta zagranicznego możesz pozyskać ładunek powrotny do Polski z giełdy transportowej lub w ramach stałego kontraktu, eliminując tym samym kosztowne „puste przebiegi”.

Uważaj na to, z kim podejmujesz współpracę. Przeczytaj aby być czujnym – Weryfikacja kontrahentów, czyli jak minimalizować ryzyko braku ściągalności frachtu

Kontrahent to nie wszystko. Może być prawdziwy, wiarygodny ale mieć niekorzystne zapisy w zleceniu transportowym, którego się podejmiesz. Jak się przed tym ustrzec przeczytasz w artykule Weryfikacja zleceń transportowych – czyli na co warto zwrócić uwagę przyjmując zlecenie transportowe?

Jak uzyskać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego? Jak uzyskać licencję transportową?

Wniosek składasz do Głównego Inspektora Transportu Drogowego w Warszawie. Na kompletowanie wniosku należy zwrócić szczególną uwagę. Nie możesz działać bez zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Wnioskujesz jednocześnie o wydanie zezwolenia, którego to wydanie odbędzie się wraz z wydaniem licencji wspólnotowej. Wydanie licencji, jeśli wniosek jest komplet nie powinno odbywać się bez zbędnej zwłoki.

W celu uzyskania licencji transportowej do wniosku załączasz stosowne dokumenty:

• wniosek prawidłowo wypełniony i podpisany (co ważne czytelnie – znamy przypadek Klienta, który został wezwany o poprawne podpisanie dokumentu, co sprawiło że z opóźnieniem otrzymał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika i licencję wspólnotową)
• certyfikat kompetencji zawodowych w formie kopi zwykłej, nie notarialnej
• oświadczenie osoby zarządzającej transportem o podjęciu się tej roli w Twojej firmie
• wykaz pojazdów, które będą brały udział w transporcie drogowym
• zaświadczenie o niekaralności osoby posiadającej certyfikat kompetencji zawodowych,
• zaświadczenie o niekaralności Twoje, jako przewoźnika drogowego albo wszystkich osób zgodnie z reprezentacją w krajowym rejestrze sądowym
• dodatkowo oświadczenia o niekaralności wszystkich osób umocowanych do reprezentacji firmy transportowej oraz posiadacza certyfikat kompetencji zawodowych
• oświadczenie dotyczące bazy eksploatacyjnej wraz z adresem (uwaga, na samym etapie wnioskowania o licencję transportową pojawiają się kontrole bazy i jej realnego istnienia)
• potwierdzenia opłat (pamiętaj, aby przelewy miały status zrealizowanych a nie jedynie zleconych)
• dokumenty potwierdzające posiadanie odpowiedniej zdolności finansowej (zgodnie zart. 7 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (WE) 1071/2009 z dnia 21 października 2009) np. w przypadku spółki z o. o. już istniejącej będzie to roczne sprawozdanie finansowe – może to być także ubezpieczenie oc przewoźnika drogowego – dodam tutaj, że ubezpieczenie przewoźnika jest bardzo istotnym procesem i warto o ten temat zadbać.

Każdy z wyżej wymieniony punkt, jest niezbędnym dokumentem – elementem wniosku.

Outsourcing transportu – alternatywna ścieżka dla producenta

Jeśli Twoim priorytetem jest koncentracja wyłącznie na działalności produkcyjnej, poszerzanie struktury o własny dział transportu może okazać się nieefektywne. Wybór zewnętrznych przewoźników niesie ze sobą inne korzyści i wyzwania:

• Brak konieczności rozbudowy struktur: Unikasz skomplikowanego procesu rekrutacji kierowców oraz inwestycji w kosztowną flotę pojazdów ciężarowych.

• Uniknięcie zawiłości kadrowo-płacowych: Rozliczanie czasu pracy kierowców to jedna z najbardziej rygorystycznych i specyficznych gałęzi prawa pracy. Wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji, analizy wykresówek i plików z kart kierowców oraz prawidłowego konstruowania teczek osobowych. Standardowe biura rachunkowe rzadko posiadają wystarczającą wiedzę w tym wąskim zakresie, co zmusza do szukania wyspecjalizowanych firm zewnętrznych.

• Ryzyko operacyjne po stronie podwykonawcy: Powierzając transport firmie zewnętrznej, musisz liczyć się z ryzykiem opóźnień, nagłą chorobą kierowcy podwykonawcy czy brakiem odpowiedniego ubezpieczenia po stronie przewoźnika w razie uszkodzenia towaru.

Każdy producent musi samodzielnie skalkulować bilans zysków i strat, pamiętając, że kluczem do sukcesu w obu przypadkach jest otaczanie się doświadczonymi specjalistami.

Wspieraj się i otaczaj specjalistami, a obojętnie jaką ścieżkę przyjmiesz, będzie ona dobra. Wyspecjalizowane biura księgowe, doświadczeni kierowcy, dobrze prowadzona dokumentacja – to wszystko i jeszcze więcej będzie składało się na Twój sukces.

Chcesz porozmawiać z nami i poradzić się, co w Twojej sytuacji lepiej się sprawdzi – transport własny czy korzystanie z usług przewoźników? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.