Rozliczanie ZUS kierowców międzynarodowych: Stawka przeciętnego wynagrodzenia i system składników ABCsD

Przełom roku tradycyjnie przynosi fundamentalne zmiany dla działów kadr i płac w branży TSL. Najważniejszym wskaźnikiem wpływającym na koszty zatrudnienia kierowców realizujących przewozy międzynarodowe (pakiet mobilności) jest prognozowane przeciętne wynagrodzenie brutto w gospodarce narodowej. Stanowi ono graniczną wartość, poniżej której nie można obniżyć podstawy oskładkowania ZUS przy zastosowaniu ulg z tytułu diet wirtualnych oraz zwrotu kosztów sanitariatów.

Stawka ZUS dla kierowców w transporcie międzynarodowym jest ograniczana do wartości przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym. Oczywiście jest to ściśle powiązane z wysokością ulg na ZUS wynikającą z tzw. diet wirtualnych oraz czy i w jakiej wysokości naliczone są koszty sanitariatów, noclegów i innych elementów kosztów w trasie kierowcy.

• Tegoroczny limit: Kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia wynosi obecnie 9 420 zł brutto.

• Zasada przełomu roku: Jeśli wynagrodzenie za grudzień ubiegłego roku jest wypłacane w styczniu bieżącego roku, decyduje moment postawienia środków do dyspozycji pracownika. Oznacza to, że do takich list płac stosuje się już nową, wyższą stawkę 9 420 zł, a nie stawkę zeszłoroczną (8 673 zł).

• Wpływ na koszty: Wzrost limitu wymusza na przewoźnikach dokładną weryfikację rentowności frachtów, gdyż realny koszt utrzymania kierowcy wzrósł średnio o kilkaset złotych miesięcznie w stosunku do lat ubiegłych

Jak działa mechanizm ulg (diety wirtualne i sanitariaty)?

Podstawa wymiaru składek ZUS dla kierowców w transporcie międzynarodowym podlega specyficznym mechanizmom redukcyjnym opisanym w Ustawie o czasie pracy kierowców. Nie jest to jednak dowolny wybór przedsiębiorcy, lecz sztywny obowiązek ustawowy.

• Wynagrodzenia poniżej limitu: Dla kierowców, których łączne wynagrodzenie brutto wraz z dodatkami jest niższe niż 9 420 zł, nie stosuje się żadnych pomniejszeń. Całość przychodu (w tym koszty sanitariatów ulokowane poniżej tej kwoty) podlega pełnemu oskładkowaniu ZUS.

• Wynagrodzenia powyżej limitu: Jeżeli końcowy przychód brutto przekracza próg 9 420 zł (np. wynosi 13 000 zł), uruchamia się mechanizm odliczeń. Od kwoty brutto odejmuje się wartość diet wirtualnych (60 euro za każdy dzień pobytu za granicą) oraz udokumentowane koszty sanitariatów i noclegów.

• Próg minimalny odliczenia: Jeśli po odjęciu ulg wynik matematyczny spadnie poniżej 9 420 zł, ostateczna podstawa ZUS zostaje „zamrożona” i wynosi dokładnie 9 420 zł. Jeżeli wynik odejmowania nadal przewyższa ten próg (np. wynosi 10 100 zł), składki odprowadzane są od realnie wyliczonej, wyższej kwoty.

Fakty i mity o stawce minimalnej na umowie kierowcy

• Mit kwoty przeciętnej na umowie: Powszechnym błędem jest przekonanie, że kwotę prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (9 420 zł) należy wpisywać do umowy o pracę jako stawkę zasadniczą. Przepisy nie nakładają takiego obowiązku. Stawka zasadnicza określa minimalne gwarantowane wynagrodzenie pracownika, a limit ZUS to wyłącznie narzędzie rozliczeniowo-podatkowe.

• Mit stałego ZUS-u: Założenie, że ZUS każdego kierowcy międzynarodowego zawsze wynosi dokładnie tyle samo, jest nieprawdziwe. Składki zależą bezpośrednio od liczby dni spędzonych w trasie zagranicznej, struktury premiowej oraz wysokości wypłaconych dodatków. Standardowo wszystkie składniki płacowe (premie, nadgodziny, dyżury) podlegają oskładkowaniu, chyba że zostaną objęte ustawowymi ulgami.

Jakie składniki wynagrodzenia są zwolnione z ZUS i PIT?

Konstrukcja nowoczesnej listy płac w transporcie opiera się na umiejętnym rozdzieleniu elementów przychodu:

• Zwroty kosztów (Sanitariaty i noclegi): Wydatki na utrzymanie higieny na parkingach oraz ryczałty za noclegi w kabinie (spełniające wymogi prawne) stanowią zwrot kosztów. Są one całkowicie nieoZUSowane i nieopodatkowane pod warunkiem, że łączny przychód pracownika plasuje się powyżej przeciętnego wynagrodzenia.

• Ulga ZUS (Diety wirtualne): Kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu poza granicami kraju zmniejsza podstawę składek na ubezpieczenia społeczne.

• Ulga PIT: Kwota odpowiadająca 20 euro za każdy dzień pracy za granicą jest bezpośrednio odejmowana od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Przykładowa struktura wynagrodzenia (listy płac) kierowcy z sanitariatami i nagrodami

Dla zobrazowania mechanizmy poniżej zamieszczona struktura jest przykładem, ale widać na niej w jakiej kolejności (patrząc od góry rysunku) odliczane są ulgi podatku (20eur / dzień) oraz ulgi ZUS za diety wirtualne (60eur / dzień). W środku struktury są dodatkowo sanitariaty, które nie są powiązane z dietami wirtualnymi, bo z definicji ustawy są w całości nieoskładkowane (gdy umieścimy na liście powyżej stawki przeciętnego wynagrodzenia – 9420 zł)

Jak widać, mechanizm obniżania ZUS działa od „góry” więc powoduje, że obejmuje różne składniki (bez względu na ich nazwę) i jeśli normalnie są one oskładkowane to ten mechanizm robi z nich składniki nieoZUSowane i nieopodatkowane.

Stąd biorą się pojęcia Nagroda / premia  bez ZUS i bez PIT,  albo z ZUS, ale bez PIT, itp.. Konkretny podział techniczny został przez nas nazwany już w 2022 roku jako SKŁADNIKI / Nagrody ABCD.

Co to jest ABCD w strukturze wynagrodzeń kierowcy? Skąd się wzięły składniki ABCD w rozliczaniu kierowców?

Jest to nazwa umowna, przypadkowa. Miało być łatwo, więc wyszło po prostu ABCD. Projektując układ listy płac w lutym 2022, gdy usunięto diety zagraniczne a wprowadzono mechanizm ulg ZUS i pit, okazało się, że ŻADEN PROGRAM PŁACOWY nie był przygotowany na takie mechanizmy.

Składniki się sumowały do ZUS i kadrowe musiały ręcznie odliczać jakieś kwoty, co wywoływało frustracje i wręcz niechęć do diet wirtualnych kierowców.

Wykorzystaliśmy wtedy możliwość tworzenia własnych składników listy płac w każdym programie płacowym. Tworząc taki składnik ustawia się w jego parametrach:
[ ] wlicza się do ZUS,
[ ] wlicza się do podstawy podatku,
[ ] wlicza się do podstawy urlopu,
itd…

Dzięki temu każdy program kadrowo-płacowy typu (Optima, Enova, Symfonia, R2Płatnik, Gratyfikant, itd..) jest w stanie prawidłowo i co do 1 grosza obliczyć wynagrodzenie kierowcy z uwzględnieniem diet wirtualnych.

W ten sposób można skonfigurować KAŻDĄ LISTĘ płac i wykorzystać kwoty podawane jako składniki ABCD. Wg naszego pomysłu składniki:

• A (ZUS-tak, PIT-tak, chorobowe-tak, URLOP-opcjonalnie)
• B (ZUS-nie, PIT-tak, chorobowe-nie, URLOP-opcjonalnie)
• C (ZUS-tak, PIT-nie, chorobowe-tak, URLOP-opcjonalnie)
• D (ZUS-nie, PIT-nie, chorobowe-nie, URLOP-opcjonalnie)

Sumowanie odpowiednie tych kwot w programie płacowym powoduje, że powstaje wartość 9420 zł dla ZUS,  odpowiednie podstawa do podatku oraz kwoty wolne od składek. Nie potrzeba wtedy żadnego modułu transportowego, ręcznego obliczani i zaokrąglania wyników do kilkudziesięciu złotych podczas wyliczeń. Dział płac otrzymuje gotowe kwoty do wpisania, a wręcz gotowe pliki do zaimportowania do swojego programu.

Brak aktualizacji  stawki przeciętnego wynagrodzenia na przełomie roku

Większość standardowych biur rachunkowych nie ma potrzeby używać stawek minimalnych, ani prognozowanych. To właśnie specyfika obniżania ZUS w transporcie wymusza aktualizację nowych stawek już 2 stycznia w nowym roku. Wypłaty za grudzień i ZUS-y naliczone na poczatku stycznia są już rozliczane wg nowej stawki przeciętnego wynagrodzenia, a to wymusza posiadanie już aktualizacji do programów. I tutaj pojawiają się problemy.

Producenci programów wprowadzają wiele poprawek na przełomie roku (zmiany innych przepisów, testy, obliczenia roczne) – i publikacja aktualizacji może być opóźniona. Ale skoro znamy już kwotę nowej podstawy ZUS dla kierowców, to podział na składniki ABCD jest prosty i tak wprowadzona lista płac w styczniu nie wymaga aktualizacji programu płacowego, można spokojnie rozliczyć grudzień po nowemu bez stresu.

Co to jest ABCsD? Jakie składniki umieścić na liście płac kierowcy?

Nowa literka w strukturze oznacza S- Sanitariaty (koszty). Ten element jest nieoZUSowany i nieopodatkowany, więc umieszczamy go w końcowej części składników:

• A (ZUS-tak, PIT-tak, chorobowe-tak, URLOP-opcjonalnie)
• B (ZUS-nie, PIT-tak, chorobowe-nie, URLOP-opcjonalnie)
• C (ZUS-tak, PIT-nie, chorobowe-tak, URLOP-opcjonalnie)
• s (ZUS-nie, PIT-nie, chorobowe-nie, URLOP-nie, dochód-nie) < to koszt
• D (ZUS-nie, PIT-nie, chorobowe-nie, URLOP-opcjonalnie)

Taki podział można wprowadzić do każdego programu płacowego – dzięki temu bez problemu każde biuro rachunkowe i każdy program płacowy MOŻE ROZLICZAĆ wynagrodzenia kierowców – wystarczy zrozumieć ten mechanizm matematyczny.

Skąd wziąć dokładne składniki ABC(s)D?

Od swojej firmy rozliczającej kierowców lub z programu do rozliczania kierowców. Programy komputerowe są dopasowane do nowych składników bardzo szybko, wręcz już w połowie grudnia można pobrać aktualizacje na nowy rok, dlatego mechanizm ABCD jest szybki i niezależny od typu przewozów (kabotaże, bilateralne, cross-trade).

Przykładowy raport z podziałem kwot pokazuje jak wprowadzić to do listy płac – resztę zrobi już matematyka. Zsumuje wybrane składniki i stworzy prawidłową podstawę do ZUS bez znaczenia jaka jest ustawiona stawka przeciętnego wynagrodzenia w programie płacowym. Ten mechanizm nie wymaga tego od systemu płacowego – dlatego działa w każdej sytuacji.

Takie zestawienie z obliczonym dokładnie netto do wypłaty i dopasowanymi składnikami brutto, a w nich elementami ABCD oraz kosztami (S) otrzymać możesz od firmy rozliczającej lub samodzielnie wyliczyć w programie do rozliczania kierowców.

Jeśli zaciekawiło Cię wykorzystanie takiego podziału kwot w programie płacowym – możesz spróbować ustawić to u siebie i korzystając z darmowej wersji naszego programu przetestować ten mechanizm na swoich kierowcach.

Zapytaj o składniki ABCD firmę, która rozlicza Ci kierowców – dokładnie wiedzą o co zapytasz i jest szansa, że pomogą w temacie bez problemy. Nie masz z kim o tym porozmawiać – zgłoś się do nas, porozmawiamy bez stresu i pomożemy Ci ukierunkować swoje rozliczenia. Aby żyło się lepiej 😉

Na koniec zobacz w praktyce jak to wygląda

Na kanale YouTUBE wyjaśniamy strukturę składników ABCD z wykorzystaniem sanitariatów. Zobacz, oglądnij inne materiały – jeśli masz pytania – porozmawiajmy!