Trzy zaawansowane działania, które musisz znać w rozliczaniu czasu pracy kierowców

Rozliczanie czasu pracy kierowców to ustawowy obowiązek każdej firmy transportowej. Doskonale o tym wiesz. Ale czy zdajesz sobie sprawę, jak wiele pułapek czyha na Ciebie podczas tworzenia ewidencji?

Gdyby porównać rozliczanie czasu pracy kierowcy do rozliczania pracownika biurowego, to tak, jakby zestawić prowadzenie samochodu osobowego z obsługą 40-tonowej ciężarówki. Dla kogoś, kto nigdy nie siedział w kabinie ciągnika siodłowego, gabaryty pojazdu i obsługa skomplikowanej skrzyni biegów mogą budzić lęk. Jednak dla wprawionego zawodowca to chleb powszedni.

Podobnie jest z mechanizmami kadrowo-płacowymi w transporcie – doświadczenie i znajomość branżowych niuansów budują pewność siebie. Poznaj 3 kluczowe elementy, które mają bezpośredni wpływ na prawidłowe wyliczenia i pozwalają uniknąć kosztownych błędów.

Doba to nie to samo co okres 24-godzinny

W transporcie drogowym funkcjonują dwie niezależne definicje „doby”, których błędne utożsamianie jest najczęstszą przyczyną nieprawidłowości:

• Ruchomy okres 24-godzinny (przepisy drogowe): Stosowany na potrzeby analizy odpoczynków dziennych podczas kontroli drogowej, liczony od momentu zakończenia poprzedniego odpoczynku (zgodnie z unijnym rozporządzeniem nr 561/2006). W tym okresie musi zmieścić się kolejny odpoczynek dzienny. Oznacza to, że jeśli kierowca pracuje krótko, kolejny cykl może zacząć i zakończyć się po np. 18 lub 20 godzinach.

• Doba pracownicza (przepisy płacowe): Stosowana wyłącznie na potrzeby rozliczania czasu pracy i obliczania wynagrodzenia. Zgodnie z art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu Pracy, przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Zasada synchronizacji bez nachodzenia dób

Kluczową regułą w ewidencji jest to, że kolejna doba pracownicza nie może rozpocząć się wcześniej, niż po upływie 24 godzin od rozpoczęcia poprzedniej.

Jeżeli kierowca rozpocznie kolejną operację przewozową np. po 19 godzinach od startu poprzedniego dnia (co na gruncie przepisów drogowych i analizy odpoczynków jest w pełni legalne), na gruncie Kodeksu Pracy wciąż znajduje się w pierwszej dobie pracowniczej. Godziny wykonywane na początku nowej misji, ale mieszczące się w 24-godzinnym oknie pierwszej doby, stanowią ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie.

Prawidłowe wyliczenie dla powyższego przykładu to łącznie 28 godzin pracy i 4 dodatki za nadgodziny w wysokości 50% naliczone dla kierowcy w dobie pierwszej. Zastosowanie błędne synchronizacji wg pierwszego zdarzenia, czyli przepisów drogowych analizy odpoczynków, a nie analizy czasu pracy powoduje wynik 28 godzin pracy i 6 dodatków nadgodzinowych 50%. – Jest to sztuczne naliczanie dodatków, których w perspektywie miesiąca może być nawet o kilkanaście za dużo. A to z jednej strony jest kosztowne ze względu na nienależne wynagrodzenie za nadgodziny, a z drugiej formalnie powoduje przekroczenie limitu nadgodzin, co może spowodować konsekwencje w przypadku kontroli PIP. Aby tego uniknąć należy stosować definicję doby zawartą zarówno w Kodeksie Pracy jak i Ustawie o czasie pracy kierowców, czyli synchronizację BEZ NACHODZENIA dób pracowniczych – tłumaczy Mariusz Hendzel, ekspert EwiCenter.

Indywidualny rozkład czasu pracy (ewidencja czasu pracy)

Stosowany powszechnie w rozliczaniu kierowców, pozwala na różne godziny rozpoczynania pracy kierowców w dobach, ze względu na specyfikę zadań przewozowych. Takie rozwiązanie powoduje, że stosowany w transporcie system tzw. „3 na 1”, pozwala wypracowywać wymiar miesięczny pracy w skumulowanym okresie 3 tygodni, a potem kierowca odpoczywa tydzień w domu.

Takie „ściśnięcie” pracy w 3 tygodniach wymaga szybszego rozpoczynania pracy, odbierając tylko niezbędne odpoczynki dzienne i tygodniowe, co powoduje naruszanie zasady doby pracowniczej.

Kluczowe zasady indywidualnego rozkładu:

• Brak nadgodzin przy wcześniejszym starcie: Dzięki wprowadzeniu indywidualnego rozkładu czasu pracy, ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

• Legalność systemu: Wypracowany w ten sposób etat (160-176 godzin) w 3 tygodniach jest dopasowany do specyfiki transportu i w pełni zgodny z prawem.

• Niezmienność definicji doby: Indywidualny rozkład czasu pracy nie zmienia definicji doby i nie ma wpływu na ich układ (nakładanie się). Doby nadal występują bez nachodzenia, a tylko należy odpowiednio identyfikować zdarzenia pracy w nadgodzinach.

Biorąc pod uwagę ten sam układ pracy kierowcy, można zidentyfikować konkretne zdarzenia, które wystąpiły ponownie w tej samej dobie (ponowne rozpoczęcie/wznowienie pracy po odpoczynku, ale w tej samej dobie pracowniczej). I to te dwie godziny, zgodnie z przepisem, nie stanowią pracy w godzinach nadliczbowych.

Biorąc pod uwagę ten sam układ pracy kierowcy, można zidentyfikować konkretne zdarzenia, które wystąpiły ponownie w tej samej dobie (ponowne rozpoczęcie/wznowienie pracy po odpoczynku, ale w tej samej dobie pracowniczej). I to te dwie godziny, zgodnie z przepisem, nie stanowią pracy w godzinach nadliczbowych. Prawidłowe rozliczenie powyższego przykładu to 28 godzin pracy (tu nic się nie zmienia) i 2 dodatki nadgodzinowe 50% wynikające z 10h pracy jednym ciągiem w pierwszej dobie. Owych 2 nadgodzin z pierwszego dnia rozkład indywidualny nie niweluje.

• Analizując różne metody obliczania rozkładu indywidualnego można spotkać metodę „od pierwszego zdarzenia”, czyli nakładania dób pracowniczych i obliczania ponownej pracy jako nowej doby – co nie jest prawidłowe.

• Takie przesunięcie doby „w tył” powoduje podwójne zliczanie tych samych zdarzeń pracy w dwóch dobach (zdarzenia między 6:00 a 8:00).

• W efekcie zdarzenia z drugiego dnia, między 14:00 a 16:00, zostają błędnie zaliczone jako nadgodziny.

• Przy synchronizacji z nachodzeniem się dób otrzymamy wynik 28 godzin pracy i 4 dodatków za nadgodziny 50% – czyli błędne i zawyżone wyliczenie, które formalnie narusza limit nadgodzin i stanowi naruszenie prawa.

W prawidłowej synchronizacji dób, wspomniane 2 godziny pracy (6:00-8:00) w indywidualnym rozkładzie zmieszczą się w ramach normalnego wymiaru pracy – zgodnie z założeniami tego przepisu.

Indywidualny rozkład czasu pracy oczywiście nie daje żadnego prawa naruszenia nominalnego wymiaru etatu w miesiącu lub w okresie rozliczeniowym (np. 3-miesięcznym). Gdyby się zdarzyło, że łącznie wykonana faktycznie praca przekroczy wymiar nominalny, to te nadmiarowe godziny staną się automatycznie nadgodzinami z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej, czyli z dodatkiem 100%. W praktyce jednak jest to kompensowane przestojem w innych, mniej przepracowanych dniach.

Planowanie wymiaru pracy w ramach równoważnego systemu czasu pracy…

…przewiduje możliwość wydłużania planu normalnej pracy nawet do 12 godzin. To powoduje, że dopiero praca wykonywana powyżej takiego planu, jest pracą w nadgodzinach.

Ważne branżowe ograniczenie: W przypadku kierowców trzeba bezwzględnie pamiętać o ograniczeniu pracy do 10 godzin w przypadku, gdy występuje praca w porze nocnej. Zatem nie wolno zaplanować wtedy 12 godzin, jeśli przewidujemy pracę w nocy!

Optymalizacja rozliczania czasu pracy kierowców (ewidencja czasu pracy)

• Wykorzystaj dni „krótsze”: Optymalizację planowania pracy warto zacząć od ustalenia dni, w których przewidujemy mniej niż 8 godzin pracy.

• Bilansowanie nadgodzin: Zaoszczędzone w ten sposób godziny w planie można wykorzystać do wydłużenia wymiaru w innych dniach, a tym samym zrównoważyć wystąpienie ewentualnych nadgodzin.

• Kiedy system równoważny traci sens: W sytuacji, gdy liczba godzin pracy nagminnie przekracza normę 8-godzinną, może się okazać, że system równoważny nie będzie przydatny.

• Dodatkowe formalności: Wprowadzenie systemu równoważnego na okres dłuższy niż miesiąc wymaga powiadomienia odpowiedniego inspektora PIP – warto zatem dokładnie przeanalizować sens jego stosowania.

Kto może rozliczać czas pracy kierowców?

Do rozliczania kierowców nie potrzeba specjalnego „prawa jazdy”, ale jak widać „liczba przełożeń w skrzyni biegów” potrafi wpływać na ekonomię rozliczeń. Dlatego nawet posiadacze automatycznych narzędzi do rozliczania powinni stale zdobywać wiedzę nt. nowych technik rozliczania i pułapek podwójnego zliczania nadgodzin czy synchronizacji dób.

Wyniki wyliczeń to nie suche liczby – od nich zależy wysokość wynagrodzenia kierowcy. Dla osób, które codziennie analizują takie sytuacje, nie jest to nic nowego. Ale jak widać warto skupić się na branżowych różnicach pomiędzy rozliczaniem zwykłych pracowników administracyjnych, czy produkcyjnych, a rozliczaniem ewidencji czasu pracy kierowców w transporcie drogowym.

Przykład widoku: Ewidencja czasu pracy kierowcy

Dla osób początkujących zwrot „czas pracy kierowców” to tajemnica, dlatego zamieszczamy poniżej przykłady wyglądu takiego dokumentu.

Do tworzenia takiej dokumentacji może służyć zwykły arkusz kalkulacyjny, ale zaprojektowanie funkcji liczącej aktywności w kierowcy w Excelu może być wyzwaniem dla większości osób, nawet z doświadczeniem w analizie karty kierowcy i tachografu. Czas pracy kierowcy to specyficzna nisza w branży transportowej.

Na rynku powstały aplikacje wspomagające tą operację. Używane zarówno w firmach zatrudniających kierowców jak i w biurach rachunkowych, które świadczą takie usługi komercyjnie w ramach outsourcingu.

Przykłady rozliczenia kierowcy transportu drogowego:

Przykład 1: Ewidencja czasu pracy kierowcy – program EwiSystem (źródło: google.pl)

Ewidencja czasu pracy – program 4Trans (źródło: google.pl)

Ewidencja czasu pracy – program tachospeed (źródło: google.pl)