Zgubiona lub uszkodzona karta kierowcy – co zrobić?

Karta kierowcy to najważniejszy dokument każdego kierującego pojazdem wyposażonym w tachograf cyfrowy. To na niej zapisują się wszelkie aktywności, które stanowią podstawę do rozliczenia czasu pracy oraz są kluczowym dowodem podczas kontroli drogowej.

Co jednak zrobić, gdy karta zostanie zgubiona, skradziona lub ulegnie fizycznemu uszkodzeniu? Jazda bez karty jest możliwa, ale wymaga ścisłego trzymania się procedur. W przeciwnym razie firmie i kierowcy grożą surowe kary administracyjne.

Dylematów i jednocześnie kłopotów jest wiele, bo i kary za nieposiadanie karty są dosyć wysokie. W przypadku kontroli, stosowną sumą zostanie obciążony nie tylko kierowca, ale i spedytor oraz samo przedsiębiorstwo. Łącznie może być to kwota rzędu 9 tysięcy złotych. Zatem jak uniknąć problemów?

Jazda bez karty – poznaj procedurę

Jeśli dojdzie do utraty lub uszkodzenia karty, kierowca nie może po prostu jechać dalej bez śladu. Zgodnie z przepisami prawa transportowego, ma on obowiązek dokumentować każdy dzień pracy za pomocą dwóch wydruków z tachografu.

Krok po kroku: obowiązki kierowcy w każdym dniu jazdy awaryjnej

• Wydruk nr 1 (na początku dnia): Kierowca wykonuje wydruk z tachografu (24h pojazdu) przed rozpoczęciem jazdy. Na odwrocie musi odręcznie wpisać:
  • imię i nazwisko,
  • numer karty kierowcy (lub numer prawa jazdy, jeśli karty nie ma),
  • powód jazdy bez karty (np. „uszkodzenie karty”, „kradzież”),
  • własny, czytelny podpis.
• Wspólna praca i aktywności: W ciągu dnia tachograf rejestruje jazdę jako „brak karty”, ale przypisuje ją do konkretnego pojazdu. Kierowca dba o prawidłowe selekcjonowanie selektorem innych aktywności (młoteczki, koperta).
• Wydruk nr 2 (na końcu dnia): Po zakończeniu pracy kierowca robi drugi wydruk. Ponownie uzupełnia swoje dane identyfikacyjne na odwrocie i podpisuje dokument.

Ważne, aby informacje były pełne, prawidłowe i odzwierciedlały to, co miało miejsce w rzeczywistości. Na drugim wydruku również należy umieścić podstawowe dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, numer karty kierowcy lub numer prawa jazdy oraz podpis).

Podsumowując: w przypadku nieposiadania karty, kierowca powinien posiadać po dwa wydruki każdego dnia. Jeden, który świadczy o rozpoczęciu pracy, drugi po jej zakończeniu.

Trzy scenariusze: kradzież, zagubienie i uszkodzenie karty

W zależności od tego, co stało się z dokumentem, kierowca musi zabezpieczyć inne dowody dla służb kontrolnych:

• Zgubienie karty

Stało się. Wypadła z kieszeni, zaginęła w przepastnym portfelu, wypadła z kabiny na parkingu. Co powinien zrobić kierowca? – Zastosować się do powyższej procedury oraz niezwłocznie wystąpić z wnioskiem o wydanie nowej karty. Kontynuacja jazdy jest możliwa przez 15 dni od daty wykonania pierwszego wydruku, czyli od momentu zgubienia karty. Obowiązkowo należy w tym okresie dokonywać wydruków, a powrót do bazy może odbyć się przy pełnym załadunku. W celu dotarcia do bazy można również wydłużyć czas jazdy bez karty, jednak w tym wypadku trasa musi przebiegać bezpośrednio do siedziby firmy bez załadunków oraz innych, dodatkowych operacji – radzi Tomasz Szerszeń, ekspert EwiCenter.

• Uszkodzenie lub wadliwe działanie karty

W przypadku karty, która została uszkodzona, kierowca może kontynuować trasę (stosując się do przedstawionej procedury) oraz powinien ją niezwłocznie wysłać listem poleconym do Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych. Aby uniknąć kłopotów podczas kontroli, już po odesłaniu karty, należy mieć przy sobie kopię złożonego wniosku wysłanego do PWPW o wydanie duplikatu.

Tutaj kolejną ważną informacją jest to, że wniosek o wydanie karty jest sporządzony jedynie w języku polskim. – A zatem w przypadku planowanych tras do innych krajów, kierowca powinien dysponować dokumentem przetłumaczonym na język urzędowy obowiązujący w danym państwie. Pracownik wyposażony w tego typu oświadczenia oraz dokonujący regularnych wydruków z tachografu, może kontynuować trasę przez 15 dni. Po upływie tego czasu może jedynie pozwolić sobie na powrót do bazy. Powrót ten może odbyć z załadunkiem – kontynuuje Tomasz Szerszeń, ekspert EwiCenter.

• Kradzież

W przypadku kradzieży, kierowca również może wykonywać swoją pracę w okresie 15 dni (z dodatkowym czasem na dojazd do bazy) jednak jego obowiązkiem jest posiadanie odpowiedniego dokumentu, który jest potwierdzeniem zgłoszenia tego faktu na policję. Oczywiście jest również zobowiązany do wykonywania wydruków i ich rzetelnego opisywania.

Wniosek o wydanie nowej karty

Osobą upoważnioną do złożenia wniosku oraz uiszczenia opłaty za wydanie nowej karty jest jedynie kierowca. Pracodawca nie może dokonać tych formalności za swojego pracownika. Jeżeli kierowca chce uzyskać zwrot kosztów za wydanie nowego dokumentu, musi skierować się do swojej firmy z prośbą o refundację – radzi ekspert. Przedsiębiorstwo nie ma możliwości otrzymania z tego tytułu faktury, ani żadnego innego dokumentu, gdyż opłata za wydanie nowej karty jest potwierdzona imiennym rachunkiem wystawianym na dane kierowcy.

Wysokość kar – czy warto przestrzegać przepisów?

Jazda bez ważnej karty bez zachowania procedur awaryjnych uderza finansowo w cały pion firmy. Inspektorzy ITD podczas kontroli nakładają kary na kierowcę oraz firmę (reprezentowaną przez przewoźnika i zarządzającego transportem):

• Brak wykonania prawidłowego wydruku (na początku lub na końcu dnia) – kara dla kierowcy.
• Przekroczenie limitu 15 dni jazdy bez karty (bez udokumentowanego zjazdu awaryjnego) – wysoki mandat dla kierowcy oraz wszczęcie postępowania administracyjnego wobec firmy.
• Jazda bez zalogowanej karty, gdy kierowca ją posiada i jest sprawna – traktowana jest jako najpoważniejsze naruszenie (NN), co grozi utratą dobrej reputacji firmy.

Podsumujmy wiedzę

Dla uściślenia i zebrania wiedzy nt. procedury jazdy bez karty, przedstawiamy trzy możliwe sytuacje oraz dokumenty, jakie należy mieć przy sobie, aby działać zgodnie z prawem:

1. Zagubienie:
   • zgłoszenie do PWPW o zagubieniu
   • kopia wniosku o wydanie nowej karty wraz potwierdzeniem nadania o wydanie duplikatu
   • dwa wydruki za każdy dzień jazdy bez karty
2. Uszkodzenie:
   • posiadanie uszkodzonej karty
   • po wysłaniu karty do PWPW kopia wniosku o wydanie nowego dokumentu
   • dwa wydruki za każdy dzień jazdy bez karty
3. Kradzież:
   • potwierdzenie zgłoszenia kradzieży na policję
   • dwa wydruki za każdy dzień jazdy bez karty

W każdej tej sytuacji, kierowca ma prawo poruszać się bez karty kierowcy przez 15 dni kalendarzowych z możliwością ich wydłużenia na czas zjazdu do bazy.

Pamiętaj!
Dbając o natychmiastowe zgłoszenie sprawy i skrupulatne opisywanie wydruków, chronisz firmę przed stratami finansowymi i problemami z ITD w kraju oraz za granicą.

Chcesz lepiej zrozumieć te zagadnienia?

Szukasz praktycznych podstaw i masz już dość zawiłych definicji związanych z obsługą tachografu oraz procedurami awaryjnymi? W tej lekcji naszego kursu „Tachografy w BUSACH” pokazujemy, jak prosto zrozumieć te różnice, żeby mieć dobre fundamenty do poprawnego rozliczania czasu pracy.