EwiSystem – system abonamentowy dla aplikacji stacjonarnej

Rynek oprogramowania dla branży TSL dynamicznie się zmienia. Aby zapewnić pełną zgodność z często aktualizowanymi przepisami, płynną integrację z systemami płacowymi (Optima, Gratyfikant, Enova) oraz elastyczność operacyjną, system EwiSystem przeszedł kompletną ewolucję modeli finansowania. Wszystko to z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych, które nie trafiają do chmury, lecz pozostają na dysku Twojego komputera.

Usługi w abonamencie – nowoczesny standard w obsłudze firm

Model subskrypcyjny za usługi oraz stały dostęp do systemów IT to trend, który od lat z powodzeniem funkcjonuje w każdej branży. Podobnie wygląda nowoczesne rozliczanie kierowców, które w praktyce jest powtarzalną usługą opartą na stałym, miesięcznym abonamencie.

Kompleksowa opieka nad dokumentacją przewoźnika obejmuje:

• Bieżące rozliczanie czasu pracy każdego kierowcy.

• Prawidłowe wyliczanie składników wynagrodzeń.

• Wsparcie podczas niespodziewanych kontroli drogowych i inspekcyjnych.

• Konsultacje merytoryczne i stały kontakt z działem księgowym.

Ceny usług rozliczeniowych na rynku są niemal zawsze kalkulowane w oparciu o liczbę obsługiwanych kierowców (rzadziej jako stały pakiet kwotowy dla całej firmy). Ostateczna stawka za jednego kierowcę waha się obecnie w granicach od 40 zł do nawet 300 zł miesięcznie i zależy bezpośrednio od wybranego zakresu obsługi, takiego jak:

• Rozliczenia transportu krajowego lub międzynarodowego (płace sektorowe).

• Wyliczanie dniówek w ujęciu netto oraz obsługa kierowców na samozatrudnieniu (B2B).

• Pakiety z dojazdem do siedziby klienta lub dedykowanymi szkoleniami.

• Przygotowywanie odwołań od kar i reprezentowanie firmy przed służbami.

• Wynajem profesjonalnych czytników do pobierania danych z kart kierowców.

Im więcej kierowców tym… więcej pracy!

Powszechne przekonanie, że przy dużej liczbie kierowców cena jednostkowa powinna drastycznie spadać, rzadko znajduje odzwierciedlenie w realiach transportowych. Duże przedsiębiorstwa borykają się ze specyficznymi wyzwaniami:

• Wysoki wskaźnik rotacji pracowników generuje dodatkowe procedury kadrowe.

• Zwiększona liczba nieprzewidzianych zdarzeń i incydentów na trasie wymaga stałego nadzoru.

• Konieczność ciągłego konsultowania zmian prawnych i sugerowania optymalnych rozwiązań absorbuje czas spedytorów oraz kadr przez cały miesiąc.

Z tego powodu, przy skalowaniu firmy transportowej lub pozyskiwaniu nowych klientów przez biura rachunkowe, cena za profesjonalną usługę rozliczeniową utrzymuje się na stabilnym, podobnym poziomie za każdego kierowcę.

Narzędzia potrzebne do rozliczania całej ścieżki wynagrodzeniowej

Sama wiedza teoretyczna czerpana z webinarów czy publikacji eksperckich EwiCenter nie wystarczy do prawidłowego zamknięcia miesiąca. Każda osoba odpowiedzialna za ewidencję potrzebuje zaawansowanego narzędzia IT.

Warto pamiętać, że na rynku istnieje niewiele systemów zdolnych udźwignąć te operacje. Wynika to ze specyfiki polskiego prawa oraz unijnego Pakietu Mobilności. Zagraniczne programy nie potrafią prawidłowo poruszać się w szczegółowych i unikalnych przepisach płacowych poszczególnych krajów. Próby automatycznego porównywania stawek opierają się zazwyczaj wyłącznie na uproszczonym zestawieniu minimalnej stawki godzinowej, całkowicie pomijając kluczowe polskie przepisy dotyczące nadgodzin, dyżurów czy pracy w dni wolne.

Skalowanie oprogramowania per stanowisko, pojazd czy kierowcę?

Skoro rynkowa usługa rozliczania naturalnie wyceniana jest na podstawie liczby kierowców, uzależnianie kosztów oprogramowania od liczby stanowisk komputerowych lub pojazdów odchodzi do przeszłości.

Tradycyjne rozliczanie per stanowisko generowało spore błędy budżetowe:

• Jedna doświadczona osoba realizująca całą ścieżkę rozliczeniową od A do Z jest w stanie sprawnie obsłużyć od 300 do 600 kierowców miesięcznie na jednym stanowisku.

• Jeśli jednak ten sam proces w firmie zostanie podzielony na mniejsze etapy obsługiwane przez różne osoby (osobny pracownik do analizy naruszeń, osobny do tras zagranicznych i osobny do kadr i płac), jedno stanowisko programowe staje się wąskim gardłem.

• Konieczność dokupienia 3 lub 4 dodatkowych licencji stanowiskowych generowała dawniej koszty niewspółmierne do faktycznej wielkości floty.

Współczesne systemy IT działają w modelu SaaS (Software as a Service), stając się usługą z pełnym wsparciem technicznym, a nie „pudełkowym” produktem. W EwiSystem połączyliśmy te światy: koszt programu zależy od liczby rozliczanych kierowców, a w cenie abonamentu otrzymujesz aż 10 niezależnych stanowisk stacjonarnych do podziału między kadrę, spedytorów i kierowników.

 Z końcem roku 2023 wstrzymaliśmy wsparcie dla aktualizacji starego systemu i przeszliśmy w całości już na model całkowicie subskrypcyjny, opłacany w ramach abonamentu (nie wymagamy żadnej dodatkowej umowy).

Stare licencje zostają w trybie „bez aktualizacji”, ale będą działać bezterminowo.

Chcesz używać – płacisz, nie używasz – nie płacisz

Nowy model subskrypcyjny gwarantuje pełną elastyczność:

• Niski próg wejścia: Pozwala na błyskawiczne rozpoczęcie pracy z programem bez inwestowania tysięcy złotych na start.

• Brak ryzyka i zobowiązań: Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie, bez żadnych kar umownych czy okresów wypowiedzenia.

• Skalowanie kosztów: Jeśli czasowo zawieszasz działalność lub zmniejszasz liczbę kierowców, po prostu zmieniasz pakiet lub wstrzymujesz płatności, dokładnie tak jak w abonamencie telefonicznym.

Ile zapłaci mała firma, ile zapłaci średnia firma, a ile firma usługowa?

Zapoznaj się z cennikiem EwiSystem z pomocą wygodnego kalkulatora – wpisz liczbę kierowców a zobaczysz ile to kosztuje ZOBACZ

Firma mała mająca np. 5 kierowców – zapłaci miesięcznie ok. 250-300 zł, nie musi kupować systemu, którego nie zna za kilka tysięcy i ryzykować, że po miesiącu i tak zostanie zmuszona do wykupienia osobnej usługi z powodu braku specjalistów na rynku gotowych obsługiwać w firmie takie narzędzia.

Firma średnia, np. 50 kierowców, opłaci pakiet w wysokości 1500 zł miesięcznie mając do dyspozycji wszelkie automatyzacje pozwalające generować diety wirtualne, czy popularne ostatnio sanitariaty – całe rozliczenia zajmie kilka godzin w miesiącu i nie ma potrzeby martwić się o zaskakujące aktualizacje roczne i brak wsparcia serwisowego czy konsultacji. W cenie abonamentu zawarta jest dyspozycyjność ekspertów, serwisantów, którzy są opłacani, aby byli dostępni na zadanie.

Duże firmy rozliczające, mające pod opieką wiele firm transportowych, potrzebują wielu opcji oraz kilku-kilkunastu stanowisk komputerowych, na których realizują usługę komercyjną. Taka firma za 250 kierowców i dowolna liczbę stanowisk pracy zapłaci 2250 zł netto. Liczbę kierowców można dowolnie rozszerzać w cenie ok 9 zł / kierowcę. Daje to bardzo precyzyjne planowanie kosztów w zależności od rozwijania firmy i pozyskiwania kolejnych kierowców do rozliczania.

Skalowanie (cennik) się wg stanowisk czy pojazdów jest niepraktyczne, sztuczne. Dlatego zdecydowaliśmy się na nowoczesny model subskrypcji na oprogramowanie per kierowca, dopasowany jest do ogólnego modelu funkcjonowania branży transportowej i usług rozliczania kierowców.

Czy subskrypcja oznacza rezygnację z bezpieczeństwa wersji stacjonarnej?

Zdecydowanie nie. Słowo „subskrypcja” odnosi się wyłącznie do nowoczesnej metody płatności miesięcznej, a nie do sposobu przechowywania danych.

EwiSystem niezmiennie pozostaje zaawansowaną aplikacją stacjonarną:

• Wszystkie operacje, bazy danych oraz wrażliwe informacje o kierowcach znajdują się bezpośrednio na Twoim komputerze.

• Program nie wysyła poufnych danych do chmury, co eliminuje ryzyko wycieków lub ataków hakerskich na serwery zewnętrzne.

• Wersje czysto przeglądarkowe (WEB-owe) posiadają poważne ograniczenia technologiczne – często uniemożliwiają płynne importowanie rozbudowanych plików Excel, bezpośrednią integrację z lokalnymi bazami programów płacowych czy stabilną obsługę fizycznych czytników kart i skanerów wykresówek.

• Jedynym elementem działającym w sieci jest całkowicie opcjonalny, darmowy moduł dla kierowców, służący do zdalnego podglądu wygenerowanych naruszeń.

Masz pytania odnośnie funkcjonowania oprogramowania rozliczającego w wersji subskrypcyjnej – ZOBACZ PYTANIA I ODPOWIEDZI innych użytkowników >>>