Skąd czerpać wiedzę?

Spotykamy wiele osób, które zajmują się bezpośrednio rozliczaniem czasu pracy kierowców, ale niestety zostały pozostawione same sobie. Pracodawcy, nie wiedząc jak wdrożyć takich pracowników w nowe realia przepisów, zlecają im samodzielne zdobywanie wiedzy i zrzucają odpowiedzialność za cały problem.

Gdzie zatem szukać tej wiedzy – najlepiej, żeby była w jednym miejscu? Zobacz polecane portale branżowe, strony urzędowe i bogatą #BazaWiedzy

Księgowa pyta jak stworzyć listę płac dla kierowców?

Wierzymy, że każdy ma prawo nie wiedzieć – i dlatego pyta. Przez wiele lat dział księgowości i płac uważany był za nietykalny i nieomylny – stąd, gdy pojawiają się pytania wywołują one stres. Dział płac i księgowości jest naturalnym odbiorcą zestawień wyliczeń wynagrodzeń kierowców i aby dobrze zrozumieć – muszą zapytać! Natłok zmian w przepisach podatkowych oraz Pakiet Mobilności wymaga dobrej komunikacji i zrozumienia, co jest potrzebne kadrowej, żeby zrobiła listę płac, a potem księgowej, żeby dobrze rozumiała, jak to zaksięgować w kosztach firmy.

Ponad 200 różnych opcji w programie – kto za to odpowiada?

„Indywidualne podejście do klienta” wcale nie powinno oznaczać niepowtarzalnej konfiguracji dziesiątek niezrozumiałych opcji w programie rozliczającym czy w programie kadrowo-płacowym. Obserwujemy na rynku wyścig na najbardziej udziwnione zapisy w umowach, ale warto pamiętać, że ostatecznie wszyscy wspieramy się programami komputerowymi, w których jest średnio ponad 200 różnych ustawień – i pojawia się pytanie czy na pewno dobrze rozumiemy skutki działania tych opcji? Kto ostatecznie poniesie odpowiedzialność za takie a nie inne ustawienie „pstryczków”. Czy każda opcja ma swoje umocowanie w przepisach prawa? Jako producent jednego z popularniejszych programów doskonale wiemy, które opcje są tylko wytworem naszej kreatywności, a które faktycznie wynikają z przepisów. Zatem jak nie zrobić sobie krzywdy używając narzędzi?

Sam(a) zdobywasz wiedzę, ale potrzebujesz potwierdzenia?

To niesamowite jak wiele osób na szczęście potrafi już sobie radzić z poszukiwaniem wiedzy lub samodzielnym stworzeniu własnego rozwiązania na wynagrodzenia kierowców wg Pakietu Mobilności czyli po likwidacji diet zagranicznych. Zdarza się jednak czasem, że pojawia się niepewność i potrzeba, aby potwierdzić swój pomysł. Wiemy, że takie osoby nie oczekują pouczania, szkolenia – tylko po prostu zwykłego „tak, rozumiemy Pani pomysł i potwierdzamy, że jest to dobry pomysł – jesteśmy pod wrażeniem!”. Jesteśmy zafascynowani tematyką czasu pracy kierowców, dlatego też wymyślamy czasem skomplikowane teorie – więc nic nas nie dziwi. A okazuje się, że sporo pomysłów jest naprawdę unikalnych – potrafimy wskazać ewentualnie zagrożenia, które widzimy „patrząc z boku” – dzięki temu pomysł można dopracować i z powodzeniem używać.

Skorzystaj z bezpłatnego rozliczenia testowego

Sprawdź, czy możesz zoptymalizować wyniki rozliczania. Porównaj swoje dane i upewnij się w swoich przemyśleniach.

SuperTacho

    Czegoś
    brakuje?

    Skonsultuj z naszym ekspertem temat, którego nie możesz rozwiązać. Upewnij się w swoich przemyśleniach – sprawdź nas!

    O co osoby rozliczające często pytają…

    • Odbiorcami wydruków są działy płac w firmie lub kadrowa w biurze rachunkowym. Dla takich osób realizujących dalsze procesy naliczania płac wystarczą zestawienia zbiorcze, bo kwoty wprowadzane są dalej do listy płac i nie musi tutaj być zestaw 20 tabelek. Ewidencja czasu pracy kierowcy ze szczegółami każdego dnia jest potrzebna do wglądu, więc najlepiej ustalić z odbiorcami naszych zestawień, czego dokładnie i na jakim etapie potrzebują. Można dzięki temu wysłać same zestawienia z kwotami, a dopiero później uzupełnić szczegółowe wydruki do zarchiwizowania na potrzeby ewentualnej kontroli. Programy kadrowe nie potrzebują mieć wczytanej całej ewidencji, tym bardziej, że bardzo często są niedopasowane do kierowców i ta ewidencja jest niedokładna i niczemu nie służy.

    • Oszacuj kwotę jaką powinien otrzymać kierowca. Sprawdź nieobecności. Zwróć uwagę na przełom miesięcy – czy są aktywności oraz czy są obliczone wyjazdy w tym okresie. Brak odczytów na końcu miesiąca może powodować pominięcie aktywności z ostatniego dnia. Zweryfikuj poprawność naliczonej premii/nagrody – czy po korekcie została ona ponownie naliczona. Jeśli wiesz, że ustawienia programu się nie zmieniły, a sam system pokazuje logiczne wyniki (sumowanie godzin aktywności powinno dać idealnie sumę pracy w ewidencji) – po kilka takich przeliczeniach i dokładnym sprawdzeniu zbuduje się zaufanie i kontrola będzie mogła być wyrywkowa.

    • Pliki DDD z tachografu lub zestawienie aktywności oraz granice GPS dla pojazdów do 3,5t. Od lutego 2022 r. w odczytach kart kierowców są aktywności oraz przekroczenia granic. Dlatego znając specyfikę tras (np. bilateralne + kabotaże) można bez większych trudności obliczyć Pakiet Mobilności. Metoda liczenia diet wg granic z tachografu i odpowiednio ustawionego kraju docelowego spowoduje naliczenie ulgi na ZUS i PIT – zatem na podstawie odczytów z karty aktualnie można obliczyć wynagrodzenia, znając dobrze specyfikę tras. Jeśli wiedza o przewozach jest ograniczona przydaje się wówczas dodatkowo rejestr załadunków / rozładunków, aby prawidłowo określić odcinki delegowania, tranzyty oraz bilateralne i cross trade’y. Dobrze jest zatem rozumieć specyfikę pracy firmy, wtedy danych do obliczeń oraz czasu na ich analizę potrzeba znacznie mniej.

    • Żadne. Certyfikaty, ukończone szkolenia czy kursy – mają uwiarygodnić wiedzę i świadczyć usługi na podstawie wiedzy, a nie kopiowania szablonów czy metod standardowo stosowanych dla firm. Zadania osoby rozliczającej mogą ograniczyć się do wczytywania danych do programu i drukowania zestawień dla biura rachunkowego. W ślad za tym nie idzie żadne wyjaśnienie, pomoc dla kadrowej i wszyscy robią to jakoś, nie mając możliwości skonfrontowania swoich przemyśleń, bo nie ma w tym procesie miejsca na wiedzę i dyskusje. Gdy rozmawiamy o kosztach wynagrodzeń, wszyscy są zgodni co do znaczącego poziomu, ale gdy dochodzi do analizy tych danych, to realizowane jest to najtańszym, prostym szablonem. Wg powiedzenia chytry traci 2x – tutaj jest to idealny przykład niepotrzebnych uproszczeń i oszczędności. Odpowiedzialność takiej osoby rozliczającej jest bardziej mentalna niż prawna, bo jako pracownik firmy realizuje zadanie, jakie jej zleca pracodawca. Wina za pomyłki i brak szkoleń, kompetencji spadnie zawsze na pracodawcę/przedsiębiorcę. Stąd w interesie wszystkich uczestników procesu rozliczania kierowców jest posiadać wiedzę i mieć skąd ją czerpać niż potrzeba wiszących certyfikatów na ścianie.

    • W zależności od zasad realizowania takich zadań reguluje to albo Kodeks Pracy albo Kodeks Cywilny. Pracownik firmy transportowej w przypadku błędu czy pomyłki ryzykuje utratą premii albo ewentualnie utratą pracy, co w dzisiejszej rzeczywistości nie jest jakąś tragedią, bo osoba z takimi kompetencjami (doświadczenie w rozliczaniu kierowców) znajdzie pracę w ciągu miesiąca. Osoba świadcząca usługi rozliczania odpowiada za jakość swojej usługi do 100% szkody – dlatego tutaj warto mieć świadomość, że brak wiedzy i kompetencji trzeba skompensować brakiem ryzyka w doradzaniu. Takie osoby doradzają tylko bezpieczne dla siebie rozwiązania, których nie trzeba będzie wyjaśniać, bronić ani nie trzeba specjalnie rozumieć. Większym problemem jest jednak odpowiedzialność psychiczna – strach przed popełnieniem błędu, od którego zależą zarobki innych pracowników, itp. Dlatego warto pytać, badać różne metody i dowiadywać się o nowościach ze świata rozliczania kierowców.