Rozliczanie kierowców, brak kasy, kontrola w firmie?

Właściciel firmy zawsze ma na głowie tysiące problemów. Ciągła walka o płatności, obawa przed wypowiedzeniami od kierowców, szukanie funduszy na podwyżki, pomysły na ogłoszenia o pracę…

Potrzebujesz kogoś do pomocy? Przejmiemy na siebie część problemów – sprawdź jakie…

Zatrudnianie kierowców, wypowiedzenia

Odkąd dobrzy kierowcy są na wagę złota, zauważamy zdecydowanie wzrost świadomości, że w ogłoszeniach o pracę należy wpisać konkrety. Wpisując bezwartościowe ogólniki w stylu „atrakcyjne wynagrodzenie” lub „wypłata w terminie” firma nie przyciągnie nikogo do pracy.

Jasny komunikat – wypłacamy wynagrodzenie 5tego dnia miesiąca, całą kasa na liście płac do ZUS, ustalamy stawkę „na rękę”, bez skomplikowanych wzorów „pakietu mobilności” – zdecydowanie lepiej działa niż frazesy.

Proste komunikaty, ale skomplikowane rozliczenie?

Pomiędzy umówioną dniówką dla kierowcy, a końcową listą płac i składkami ZUS jest ogromna przestrzeń regulacji prawnych. Kierowca chce wiedzieć ile zarobi, za konkretną pracę i mieć poczucie, że nie jest oszukiwany.

Autorytet pracodawcy – łatwo jest zniszczyć. Dlaczego kierowcy szukają poważnych firm?  Bo liczą, że taka firma nie pozwoli sobie ona na „kombinacje” w imię 100 zł oszczędności na ZUS.  Jak zatem liczyć dobrze, ale nie zbankrutować na kosztach? Zdobyć wiedzę!

 

Czy brak wiedzy wpływa na renomę firmy?

Oczywiście! Ale nie tylko właściciele firm transportowych mają problem z uzyskaniem wiedzy o rozliczaniu Pakietu Mobilności. Księgowe i kadrowe też nie mają gdzie zdobyć praktycznej wiedzy nt. rozliczania płac kierowców.

Wszystkie osoby zaangażowane w proces rozliczania powinny mieć możliwość skonsultowania swoich działań. W przeciwnym razie pojawią się „zaokrąglenia w górę”, „lepiej płacić wyższy ZUS”.. Nie zyska na tym ani kierowca, ani firma.

Czy przyda Ci się partner, który zna się na rozliczaniu i doradzi dopasowane rozwiązanie dla Twojej firmy?

Opóźnienia w wypłatach kierowców

Brak wiedzy i nieznajomość metod szybkiego oszacowania kwot do przelewu powodują, że wszystkie etapy rozliczania wynagrodzeń trwają zdecydowanie zbyt długo. Robione w pośpiechu ostateczne listy płac obarczone są ryzykiem pomyłki. Warto pamiętać, że do 10-tego trzeba zrobić przelew, dokumenty można przygotować w późniejszym terminie.

Nieformalne wypłaty „z bankomatu”

Od pewnego czasu dostrzegliśmy wśród właścicieli małych firm, że powrócili do pomysłów płatności „pod stołem”. Wiemy, że brakuje na rynku wiedzy o innych sposobach – stąd niefortunne uproszczenia. Niestety ten model w rozliczeniu końcowym podatków wcale nie jest tak oszczędny jak to się wydaje. Pracownik obecnie ostatecznie płaci niższe podatki niż firma i właściciel (Polski Ład). Dobrze jest dokładnie sprawdzić swoje obliczenia, przede wszystkim w perspektywie podatku rocznego, bo tam niestety ukrywa się tykająca bomba podatkowa.

Porównanie pakietów

Usługa rozliczenia kierowców oprócz standardu, który obejmuje analizę i wyliczenie ewidencji, kwot brutto i kontrolę naruszeń, zawiera dodatkową opiekę telefoniczną (jeden opiekun koordynujący), przejęcie kontaktu z księgową, kalkulacje stawek, urlopy, chorobowe, dniówek netto do brutto, dopasowanie metod diet wirtualnych, pomoc w podejmowaniu decyzji, konsultacje prawne, wzory dokumentów, kontrolę terminów i wiele mniejszych drobnych rzeczy, które docenia się w codziennej współpracy.

Opcje w ramach pakietu
Weryfikacja danych/kontrola naruszeń
Wyjazdy służbowe (diety krajowe)
Ewidencja pracy (wynagrodzenia PL)
Płace sektorowe UE (+diety wirtualne, obniżenie ZUS)
Obliczanie dniówek netto
Interwencje prawnika podczas kontroli UE
Konsultacje z ekspertem (czas pracy, wynagrodzenia)
Aktualizacja dokumentów (zmiana przepisów)
Weryfikacja umów, regulaminów (audyt otwarcia)
Gotowe zestawienia dla księgowości
Przygotowanie dokumentów do kontroli ITD, PIP, UE
Cena pakietu za 1 kierowcę / mies (netto)
Krajowe
 
 
[99 zł]
Zagranica
 
[135 zł]
Premium UE
[159 zł]
JDG
 
 
 
 
 
[75 zł]

Skonsultuj swoje pytania z naszym ekspertem

Nikt z nas nie jest wszechwiedzący – szczególnie w dzisiejszych, dynamicznych czasach. Czy jesteś właścicielem, księgową czy osobą rozliczającą – zdobywanie wiedzy to proces i nie jest to proste zadanie.

Specjalizujemy się w trudnych tematach i dzięki kontaktom z wieloma przedsiębiorcami możemy doradzić praktyczne rozwiązania, które wdrożyliśmy już wcześniej.

    O co właściciele i osoby zarządzające często pytają…

    • Nie. Kwota minimalnego wynagrodzenia jest określona dla wszystkich pracowników i wynosi 3600 zł brutto. Kwota 6935 zł brutto jest podstawą do ZUS, gdy kierowca zarabia powyżej tej wartości i jednocześnie ma tzw. „diety wirtualne”, które obniżają te podstawę. Można taka kwotę wpisać na umowie, ale generalnie jest to parametr techniczny dla księgowości, a nie wymóg do umowy.

    • Najlepiej na wielu płaszczyznach. Koszty firmy transportowej to suma wielu elementów. Sporą część tych kosztów zajmują wynagrodzenia kierowców i obciążenia fiskalne i ZUSowskie, stąd bardzo często zapytania o metody obniżania składek. Stąd również najbardziej prymitywny pomysł na płacenie „pod stołem” – wtedy nie płaci się od tego ZUSu i podatku, co oczywiście nie jest prawdą. Dochodzi też stres wynikający z możliwości roszczeń i szantażu ze strony pomysłowych pracowników, którzy potrafią takie sytuacje wykorzystać. Zatem, aby dobrze zarządzać kosztami, trzeba ustalić priorytety oraz spróbować zamiast pieniędzy oferować inne wartości, których oczekują klienci, rynek, pracownicy – aby z jednej strony zwiększyć przychody (dostarczać usługę droższą, ale terminowo, z dodatkowymi opcjami, za które kontrahent chętnie zapłaci więcej) a z drugiej strony oferować wartości pracownikom, które nie kosztują a spowodują, że same wynagrodzenia mogą być na niższym poziomie. W dzisiejszych czasach nie wszystko jest przeliczane na pieniądze – warto zapytać czego oczekują kierowcy, kontrahenci, partnerzy. Czasem koszt 500 zł za szybszy powrót busem dla kierowców powoduje, że jest mniej dniówek do wypłaty dla 5-7 kierowców i finalnie jest taniej, a kierowcy są bardziej zadowoleni, bo mogli być w domu na weekend.

    • Dopasowane do oczekiwań kierowcy oraz specyfiki firmy. Dobrze jest stosować składniki motywacyjne, upraszczać rozliczenia stosując np. ryczałty. Ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby obliczać dokładnie wynagrodzenia na bieżąco (typowy czas rozliczania kierowcy to 2-3 dni, ale jak trzeba to da się to zrobić nawet w 15-20 minut). Stosowane zapisy mają wpływ na odczucia kierowców i tendencje do szukania innej pracy, brak chętnych na ogłoszeniach o pracę. Warto wyróżniać się jako pracodawca, również poprzez czytelne i ciekawe warunki współpracy z kierowcami.

    • Badać nastroje i reagować na trendy na rynku pracy kierowców. Aktualnie zauważamy oczekiwania do pracy w trybie 2/1 lub 2/2, tak aby czas pracy w trasie nie przekraczał 14 dni. Kierowcy mają różne oczekiwania i nie zawsze są to tylko oczekiwania finansowe. Częściej brakuje szacunku ze strony spedytorów i właścicieli, możliwości wykorzystania urlopu lub prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego, aby w razie choroby kierowca i jego rodzina nie musieli czekać w kolejkach do lekarza publicznego. Nie są to straszne wymagania, a wyróżniają takiego pracodawcę na rynku transportowym.

    • Unikać frazesów, które nic nie oznaczają, np. atrakcyjne wynagrodzenie, wypłata w terminie. Wskazać wartości, jakie są faktycznie poszukiwane przez kierowców, np. proste zasady wynagradzania 350 zł dniówki, prywatne leczenie dla kierowcy i jego rodziny, gwarantowany plan urlopowy w każdym roku, itp.

    • Elementy nieoskładkowane i nieopodatkowane wynikają z ulgi z wyjazdów zagranicznych. Każdy kierowca, który realizuje trasy zagraniczne (bilateralne oraz delegowanie) ma obniżaną podstawę ZUS o wartość diet wirtualnych. Sama nazwa składnika „nieoZUSowanego” jest technicznym elementem w kadrach lub firmie rozliczającej. Aby schemat był czytelny stosujemy np. nagrody AB(C)D, ale można też realizować to poprzez ręczną korektę ZUS w programie płacowym. Skróty myślowe, że „nagrody są zawsze oZUSowane” wynikają z niezrozumienia mechanizmu korekty ZUS o wartość takiej nagrody. Stosujemy takie składniki nagminnie i potrafimy wytłumaczyć księgowej jak je wykorzystać.

    • Różnie. Jest kilka metod. Największym problemem jest jednak nieodpasowanie programów płacowych do obsługi ulg ZUS dla kierowców. Dlatego warto zainteresować się swoim biurem rachunkowym i pomóc im w ustaleniu jakie dokumenty są dla nich czytelne i dobre do dalszego przetwarzania, bo często zauważamy, że ograniczenia techniczne powodują zaokrąglanie ZUS w górę i niepotrzebne zwiększanie obciążeń ZUS i PIT.

    • Takie, które prawidłowo odzwierciedlają wynagrodzenia i należne jego elementy. Najczęściej można znaleźć: wynagrodzenie zasadnicze, nadgodziny, praca w nocy, dyżury, wynagrodzenie urlopowe, chorobowe. Dla kierowców w związku z wyrównywaniem Pakietu Mobilności pojawiają się, np. wyrównania UE, premie, dopłaty, nagrody. Warto pamiętać, że o ile sam składnik jest wynagrodzeniem i załatwia sprawę np. dopłaty do płac zagranicznych przy delegowaniu, ale premia lub dopłaty dodatkowo powyższa stawkę godzinową do nadliczbowych a np. nagroda nie. Dlatego warto spojrzeć na składniki listy płac wielowątkowo – jaki mają wpływ np. na wynagrodzenie urlopowe, podstawę chorobowego, stawkę do nadgodzin.

    • Stosuje się różne metody wynagradzania. Najpopularniejsze to tzw. „dniówka netto”. Kierowca ma dokładnie wiedzę, ile zarobi „na rękę” pracując np. 22 dni w miesiącu. Cała reszta operacji rozliczania jest już dopasowywaniem dokumentów brutto i składników listy płac uwzględniając optymalizacje stawek za godziny nadliczbowe i urlopy. Można również określić tylko stawkę zasadniczą brutto 3010 zł, albo mniej i odpowiednio zbudować kwoty zryczałtowane. Zyskujemy wówczas czas na rozliczenie ewidencji, bo wypłata jest stała do 10-tego (zryczałtowana), a potem dopiero przy kolejnej wypłacie wyrównujemy składniki, gdy już mamy pełne odczyty i kompletne rozliczenie.

    • To zależy. Oprócz realnych kosztów i zysków finansowych warto wziąć pod uwagę zagrożenia prawne oraz ryzyko szantażu ze strony kierowców. Nieformalne układy z pracownikiem w dłuższej perspektywie powodują więcej stresu i problemów niż zyski finansowe z tym związane. Tym bardziej, że realne oszczędności po uwzględnieniu podatków od wyższego dochodu przedsiębiorcy to kilka procent. Nie są to spektakularne oszczędności. Gwarancja oficjalnych wypłat na konto jest też wartością bardzo istotną podczas rekrutacji kierowców. Dlatego wybór metody wypłacania warto analizować wielopłaszczyznowo.

    • Z Internetu lub szkoleń stacjonarnych. To jest nowa sytuacja w procesach płacowych. Nie ma „doświadczonych” kadrowych, które robią to od lat, bo przepisy weszły w życie w lutym 2022. Dlatego spotykamy wiele prowizorycznych metod radzenia sobie z tymi obowiązkami obniżenia ZUS i zaliczek na podatek, a świadomość buduje się dopiero na konkretnych przykładach w trakcie rozliczeń. Księgowe i kadrowe czują się odpowiedzialne za dokumenty, jakie przygotowują i większość stara się jak może, ale z braku dostępnej wiedzy czasem te dobre chęci to za mało. Stąd warto zapytać w swoim biurze rachunkowym, czy nie potrzebują pomocy w wyjaśnieniu specyfiki transportowej i gotowych rozważań, jak maksymalnie obniżyć ZUS uwzględniając różne metody obliczania diet wirtualnych.

    • Premie, nagrody – to takie tradycyjne elementy. Niestety często stosowane zamiennie, a przecież są to składniki wynagrodzenia o bardzo różnym wpływie na wysokość innych świadczeń (podstawa nadgodzin, podstawa urlopu, chorobowe). Dodatkowo nowoczesny pracodawca motywuje pracowników takimi wartościami na jakich realnie mu zależy. Dlatego zamiast nazywać coś premią, która podwyższa obciążenia nadgodzinowe, lepiej jest działać dwutorowo – maksymalizować diety wirtualne aby obniżyć ZUS, wprowadzić pojęcie nagród uznaniowych i mieć swobodę w ustalaniu wysokości wynagrodzenia dodatkowego oraz dodać gratyfikacje w postaci powrotów do bazy, ubezpieczenia medycznego dla kierowcy i jego bliskich – dojrzeć człowieka w pracowniku i potraktować go partnersko.