Lista płac kierowcy – po nowemu? Nagroda AB(C)D i elementy nieoskładkowane

Sanitariaty zamiast nagród A, B, C

Wprowadzenie sanitariatów wymaga zapisów do regulaminu wynagradzania. Jest to element kosztowy, który trzeba oszacować, wpisać jego wysokość oraz ustalić, np. rozliczenie proporcjonalne do naliczania diet wirtualnych.

Zapisy warto skonsultować, gdyż definicje ustawowe są tutaj dość dwuznaczne, a składnik wpływa na wysokość zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych – lepiej to zrobić raz a porządnie i korzystać z zalet w pełnej wersji.

Na którym etapie te składniki mają wpływ na wypłatę kierowcy?

Gdy już obliczymy sobie wartości brutto, wartości obniżone do ZUS i PIT pojawia się problem – jak to przekazać do biura rachunkowego? Jak pomóc ustawić listy płac wg nowych zasad?

To w biurze rachunkowym (lub firmowym dziale płac) powstają listy płac kierowców. Na tej liście płac znajdują się elementy składowe wypłaty, które standardowo są skonfigurowane jako „wliczane (lub nie) do podstawy ubezpieczenia społecznego”  lub „wliczane (lub nie) do podstawy opodatkowania”.

Biorąc pod uwagę zasady opisane w NOWEJ USTAWIE to kwoty kosztowe nie są opodatkowane w całości, ale mogą być oZUSowane gdy nie osiągniemy wartości przeciętnego wynagrodzenia w danym miesiącu. Osobnym obliczeniom podlega obniżenie podstawy opodatkowania i oZUSowania wynikające z diet wirtualnych, które teraz wynoszą 60 EUR dla dniówki do obniżenia ZUS i 20 EUR za dniówkę do obniżenia podstawy podatku.

Warto zatem odpowiednio ustawić KOLEJNOŚĆ składników na liście płac, aby to co jest typowym wynagrodzeniem (zasadnicze, nadgodziny, dodatki) budowały kwotę przeciętnego wynagrodzenia (7824 zł) a dopiero potem pojawią się składniki kosztowe aby były one w takim układzie ZAWSZE nieoZUSowane. A na końcu do wyrównania całości zastosować można nagrodę uznaniową.

Jakie składniki dodać na liście płac?

Składnik kosztowy (sanitariaty, zwrot za noclegi czy inne udokumentowane koszty) – jest do wypłaty. Co oznacza, że może on zastąpić lub uzupełnić poprzednio dodane składniki nagrody uznaniowej.

Wartości sanitariatów będą wynikały ze stawki ustalonej w regulaminie wynagradzania lub obwieszczeniu, dodatkowo inne składniki będą nieoskładkowane po odpowiednim odliczeniu diet wirtualnych. Powyższy rysunek wskazuje jak może zachowywać się lista płac i gdzie mogą pojawić się poziomy, wg których programy płacowe (np. Optima, czy Gratyfikant, itp.) obliczają składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy dla kierowcy.

Ustawienie takie można dokonać w każdym programie płacowym – dlatego ten podział jest na tyle uniwersalny, że można zastosować w każdej firmie. Przydatne będzie podzielenie składników na odpowiednie wartości i w odpowiedniej kolejności wpisywania lub importowanie do listy płac kierowcy.

Jak obliczać diety „wirtualne”?

Sposób obliczania tych diet jest „standardowy”, zatem najlepszą drogą będzie kierowanie się logiką a także rozumieniem założeń twórcy przepisu i celowości jego wprowadzenia. Przysługujące diety powinny być naliczane rozpatrując (rozliczając, biorąc pod uwagę) dobę kierowcy a nie dobę w rozumieniu 00:00 a 23:59.

Wypłaty do 10-tego

Nerwowe obliczenia i szereg niejasności mają swoją kulminację każdego 10-tego dnia kolejnego miesiąca. Nadal występuje wiele niejasności, jak prawidłowo rozliczyć wynagrodzenia. Po zmianie ustawy w sierpniu, w przypadku kierowców uznanych za pracowników delegowanych (wykonujących operacje typu cross-trade lub operacje kabotażowe), została wprowadzona możliwość wypłaty wynagrodzenia w II ratach:

• I rata w terminie wynagrodzenia, przy czym:

– jeśli wynagrodzenie brutto ma wynieść mniej niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie – wypłata w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia krajowego,

– jeśli wynagrodzenie brutto ma wynieść więcej niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie – wypłata w wysokości co najmniej prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia;

• II rata niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później jednak niż do 21. dnia następnego miesiąca kalendarzowego

Takie rozbicie w czasie pozwala na złapanie oddechu w firmie transportowej a już szczególnie w dziale rozliczeń kierowców. Uspokojenie sytuacji pozwoli Ci lepiej przyjrzeć się wyliczeniom, popracować nad męczącymi Cię elementy w swojej pracy, tak aby stały się prostsze.

Jak obliczyć ulgę na ZUS i zaliczki na podatek?

Jeśli do tej pory znalezione w internecie materiały nie wyczerpały dla Ciebie zagadnienia, możesz więcej posłuchać i zobaczyć na naszym webinarze. Znajdziesz tam także mnóstwo odpowiedzi na pytania jakie zadawali uczestnicy. Możesz więc porównać jak to robią inni a jakie rozwiązanie Ty masz u siebie w firmie. Nagranie jest dostępne bezpłatnie tutaj: LINK DO WEBINARU Z 30 SIERPNIA.

Od sumy wszystkich składników listy płac za miesiąc poprzedni, czyli od łącznej kwoty brutto odejmujemy całą wartość diet zagranicznych (tzw. wirtualnych), które kierowca by dostał gdyby te diety mogłyby być mu naliczone. Obecnie po zmianie jest to wartość 60 EURO bez względu na kraj podróży. Jeśli pobyt za granicą będzie krótszy niż 8h, to należy uwzględnić 1/3 kwoty 60 euro, a w przypadku pobytu od 8h do 12h – 1/2 kwoty 60 euro.

Podsumowując

Wynagrodzenie kierowców będzie naliczane z zastosowaniem zasady pomniejszenia podstawy do ZUS i PIT w oparciu o liczbę dni pobytu za granicą. Przy czym pomniejszanie podstawy do ZUS, jak dotychczas, będzie możliwe, gdy kierowca otrzyma wynagrodzenie wyższe, niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie (w roku 2024: 7824zł).