EwiSystem - program do rozliczania czasu pracy kierowców

F.A.Q. – Frequently Asked Questions, czyli po staropolsku Pytania jakie zadają klienci.

Kluczowe zagadnienia jakie mogą pojawiać się przed i w trakcie pracy na programie EwiSystem®.

Poniżej znajdziesz odpowiedzi w kategoriach:

cennik i licencjonowanie EwiSystem®
wymagania techniczne programu do rozliczania kierowców
instalacja i testowanie bezpłatne
aktywacja płatnej licencji EwiSystem®
wdrożenie i pomoc ekspertów od rozliczeń
zasady korzystania z pomocy technicznej (serwisu)
aktualizacje oprogramowania EwiSystem®
integracje z systemami zewnętrznymi
obsługa klient i usługi dodatkowe

Oferowane wsparcie, funkcje, integracje, obsługa

Pytania, które najczęściej słyszymy od klientów

Przed rozpoczęciem samodzielnego rozliczania kierowców możesz mieć wiele pytań i wątpliwości. Niektóre z poniższych pytań mogą dotyczyć także Ciebie.

Tak! Na każdym etapie pracy z programem możliwe jest skorzystanie z wdrożenia, czyli szkolenia z obsługi i ustawień programu.

Jeśli potrzebujesz się upewnić lub skonsultować inną kwestię – możesz na nas liczyć. Wystarczy, że zadzwonisz.

Dzięki temu, że posiadamy serwis oprogramowania, który naprawdę odbiera telefony, możesz szybko rozwiązać swój problem i działać dalej.

Nie bagatelizujemy Twoich problemów i zapewniamy merytoryczne wsparcie na każdym etapie rozliczania.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy naprawdę odbieramy telefony, zadzwoń tutaj: 0 511 045 683 🙂

Tak, program może zostać indywidualnie ustawiony pod sposób wynagradzania kierowców w Twojej firmie.

Dniówki, kilometrówki, premie za brak naruszeń, dodatki za jazdę – wszystkie składniki mogą zostać dostosowane tak, aby ostatecznie wyliczyć wypłacaną kierowcy kwotę netto, przy zachowaniu poprawności dokumentów.

Dodatkowo możliwe jest wczytanie do programu zestawień z konkretnymi kwotami „do wypłaty”, co znacząco przyspiesza pracę.

Tak. W programie dostępne są gotowe szablony do wprowadzania stawki za kilometr lub dniówkę netto.

Dzięki temu program automatycznie oblicza kwotę do wypłaty na podstawie tras oraz tworzy zestawienie składników listy płac dla kadrowej.

Indywidualne metody rozliczeń z kierowcami są przeliczane na przepisowe składniki listy płac, zgodne z Kodeksem Pracy i Pakietem Mobilności.

Zdecydowanie! Nasze automaty w programie pozwalają na rozliczenie nawet 50 kierowców w 6 minut. Zobacz film instruktażowy, w którym Mateusz krok-po-kroku pokazuje, jak to zrobić w EwiSystem:

Tak – instalacja programu jest bardzo prosta i poradzisz sobie nawet, gdy jesteś osobą „nietechniczną”.

Po pobraniu programu skontaktuje się z nami nasz konsultant (w godzinach pracy biura), który pomoże Ci w aktywacji.

Użytkownicy, którzy mieli okazję pracować na konkurencyjnych programach, nie mają trudności w rozpoczęciu pracy na naszym programie.

Funkcje ułożone są intuicyjnie, a wiele czynności wykonuje się automatycznie.

Osoby bez doświadczenia, które przeszły nasze wdrożenie, mogą rozpocząć samodzielną pracę w 1-2 dni.

Tak. Na każdym etapie pracy z programem możliwe jest skorzystanie z wdrożenia, czyli szkolenia z obsługi i ustawień programu.

Po wdrożeniu użytkownik jest w stanie zaaplikować wewnętrzne zasady rozliczenia kierowców i rozpocząć samodzielną pracę z programem.

Wdrożenie dzielimy na dwa lub trzy etapy, tak aby osoba wdrażana osoba mogła komfortowo przyswoić wiedzę. Pierwsze dwie godziny wdrożenia to wstępne zapoznanie się z systemem, konfiguracja oraz pokazanie przykładowych rozliczeń.

Po 1-2 dniach samodzielnej pracy w programem, pojawiają się pytania – wtedy spotykamy się ponownie i na prawdziwych przykładach omawiamy kolejne kroki oraz odpowiadamy pytania wdrażanej osoby.

Ostatnie godziny wdrożenia najczęściej są omówieniem pierwszego, oficjalnego rozliczenia kierowców, tuż przed wysłaniem ich do działu płac.

Na tym etapie upewniamy się, że wszystko jest poprawnie rozliczone i wdrażana osoba jest gotowa do samodzielnej pracy.

Usługę wdrożenia można dokupić na każdym etapie współpracy.

Obecnie EwiSystem integruje się z większością popularnych programów płacowych, między innymi z programem Optima, Enova, R2Płatnik.

Listy płac oraz zestawienia nieobecności bez problemu mogą zostać zaimportowane do modułów kadrowych i płacowych.

EwiSystem integruje się także z indywidualnymi formatami SAP.

EwiSystem doskonale sprawdza się w dwóch grupach firm:

1. W firmach, które oferują komercyjne usługi rozliczania czasu pracy kierowców
2. W firmach z transportem (np. firmy transportowe lub produkcyjne, zatrudniające kierowców)

W przypadku firm komercyjnie rozliczających kierowców opłacalność naszego programu pojawia się już przy posiadaniu w bazie łącznie ok. 80 kierowców.

W przypadku firm z transportem posiadanie już ok. 15 kierowców sprawia, że korzystanie z naszego oprogramowania jest korzystniejsze finansowo niż zlecanie ewidencji do firmy zewnętrznej.

cennik i licencjonowanie EwiSystem®

1. Zasady rozliczania opłat za użytkowanie oprogramowania oraz licencjonowanie stanowisk

Ile to kosztuje? – najczęściej to pierwsze pytanie na etapie szukania rozwiązań. Od tego czy cena oprogramowania zmieści się w Twoim budżecie zależą dalsze kroki. Sprawdź zatem pytania i odpowiedzi w tej sekcji.

Miesięczna opłata za całość zależy od liczby aktywnych kierowców i wynosi od 300 zł netto (przy małej firmie np. 5 kierowców), do ok 1800-2250 zł netto dla większych firm (transport lub biura rozliczające do 250 kierowców). Dokładny cennik znajdziesz tutaj w górnym menu strony < CENNIK >

W zależności od zadeklarowanego pakietu miesięcznego cena za 1 kierowcę wynosi od 9 zł do 60 zł miesięcznie (netto). Typowa cena dla firmy transportowej to ok 18-25 zł netto. W tej cenie są wszystkie opcje i mechanizmy dodatkowych integracji z CEPIK, IMI oraz wsparcie i merytoryczna opieka ekspertów EwiCenter.

Nie ma opłat za stanowiska pracy / użytkowników. Liczba komputerów, stanowisk, użytkowników – jest nieograniczona w licencji. Ograniczenie może pojawić się w kwestii technicznej Twojego sprzętu komputerowego / sieci komputerowej. Dla 5 lub więcej użytkowników polecamy już konsultacje informatyczną i przygotowanie odpowiedniego sprzętu komputerowego na bazy danych oraz stabilną sieć komputerową w firmie. Wiecej szczegółów technicznych w kolejnej sekcji TECHNICZNEJ F.A.Q.

Wymagania techniczne EwiSystem®

2. Wymagania techniczne, praca na wielu stanowiskach, bazy danych, praca zdalna.

Jaki komputer do pracy jednoosobowej a jaki zestaw komputerów do pracy w zespole 10 osobowym – w tej sekcji odpowiadamy na zagadnienia techniczne, ważne dla działów IT oraz dla właścicieli planujących struktury firmy.

Minimalne parametry komputera zdecydowanie nie wystarczą do komfortowej pracy. Dlatego w tej sekcji wskażemy na minimalne-zalecane: komputer z systemem operacyjnym MS Windows 10/11/Server, min. 8 GB pamięci RAM, dysk SSD 240GB, dostęp do internetu, rozdzielczość ekranu minimum 1440×900, a najlepiej FullHD.

Warto jednak wspomnieć, że współczesne komputery, nie starsze niż 3-4 lata, ze średniej półki cenowej w pełni wypełniają te wymagania. Dla komfortu pracy zalecamy monitory 19-24 cale. Dla osób pracujących przy obsłudze wielu kierowców i firm przydaje się opcja 2 monitorów w rozmiarze 24-27 cali.

Nie. Serwer to ogólna nazwa na komputer, który pełni funkcję magazynu danych. Każdy komputer może spełnić taką rolę. Baza danych SQL, czyli potocznie nazywany serwer baz danych, to w rzeczywistości aplikacja MS SQL Server, która w wersji bezpłatnej (Express) jest dostarczana razem z programem EwiSystem. Aktualnie jest to wersja 2017, ale można korzystać również z wyższych wersji (instalowanych samodzielnie).

Serwer jako profesjonalna stacja komputerowa przydaje się do pracy w zespołach – wtedy użytkownicy pracują na swoich osobistych komputerach, a wszystkie dane są zapisywane na centralnym komputerze, zwanym serwerem. Przy jednoosobowej pracy komputer osobisty pełni rolę serwera jaki stanowiska pracy i nie jest potrzebne nic więcej.

Silnikiem do danych jest Microsoft SQL Server w wersji minimum 2017. Taką wersję z bezpłatną licencją Express dostarczamy w ramach zakupu EwiSystem. Dla większej wydajności (przy pracy w zespole lub z duża liczbą kierowców) można zainwestować samodzielnie w zakup licencji np. Standard, która jako płatna wykorzystuje więcej zasobów sprzętowych serwera. Koszt takiej zaawansowanej licencji SQL wynosi od kilkuset do kilku tysięcy złotych.

Koszty, umowa, warunki wykorzystywania programu

Ile to kosztuje i jak to dokładnie wygląda?

Wiemy, że czasem chcesz po prostu sprawdzić, czy program spełnia Twoje potrzeby, czy dasz radę go obsłużyć lub czy program ma przydatne dla Ciebie funkcje.

I nie chcesz od razu podpisywać umowy.

Dlatego EwiSystem w pełnej wersji możesz testować przez 14 dni, bez żadnych limitów.

I bez żadnej umowy.

Cena programu zależy od ilości aktywnych kierowców i wynosi od 9 zł do 60 zł za aktywnego kierowcę (netto).

Program udostępniany jest w ramach miesięcznej subskrypcji (abonamentu, który automatycznie się będzie odnawiał). Możliwe jest opłacenie subskrypcji z góry na rok, co pozwala na uzyskanie 20% rabatu.

Oferujemy także możliwość łączenia się znajomych firm w większe grupy – dzięki temu firmy (np. rozliczające kierowców) „wchodzą” na wyższy, tańszy pakiet.

Dokładny cennik jest EwiSystem jest na stronie:

Cennik dla firm transportowych

Cennik dla firm produkcyjnych

Cennik dla biur rozliczających

Cennik dla biur rachunkowych

Opłata zależy wyłącznie od liczby aktywnych kierowców przypisanych do użytkownika.

Bazą wysokości opłaty jest wybrany pakiet. Jeśli w danym miesiącu pojawią się dodatkowi, aktywni kierowcy, będą oni traktowani jako nadwyżkowi, aktywni kierowcy i zostanie naliczona dodatkowa opłata.

Jeśli wiesz, że będziesz rozliczać większą liczbę kierowców niż do tej pory, zgłoś nam ten fakt.

Od kolejnego okresu rozliczeniowego liczba kierowców w Twoim pakiecie zostanie zwiększona, dzięki czemu nie będziesz otrzymywać dodatkowych opłat.

Jeśli nie chcesz opłacać kolejnego okresu rozliczeniowego, zgłoś nam to przed końcem miesiąca, program przełączy się w tryb FREE z wyłączoną funkcją tworzenia nowych rozliczeń.

W bezpłatnym trybie FREE możesz wczytać pliki cyfrowe z kart kierowców i pojazdów, sprawdzać naruszenia i drukować archiwalne zestawienia/raporty za okres, gdy program był opłacony.

Opłacenie (ponowną aktywację) systemu można dokonać w dowolnym momencie – po zaksięgowaniu opłaty wszystkie funkcje aktywują się automatycznie.

W przypadku płatności miesięcznej możesz dowolnie zwiększać i zmniejszać pakiety, a zmiana będzie obowiązywała od następnego miesiąca.

Nie ma ograniczeń w ilości takich zmian. Możesz dowolnie zwiększać i zmniejszać pakiety (przy subskrypcji miesięcznej).

Pakiet miesięczny odnawia się automatycznie każdego miesiąca, chyba, że zgłosisz zawieszenie usługi przed rozpoczęciem nowego miesiąca. Wymagamy 2-3 dni roboczych, aby ustawić nasze systemy – program przełączy sie w tryb FREE. Zachowasz wszystkie dane, możliwość wczytywania plików i kontroli naruszeń orz wydruków archiwalnych zestawień.

Tak. Licencja programu pozwala na to, aby był wykorzystywany w firmie usługowej rozliczającej kierowców.

Opłata pobierana jest za liczbę aktywnych kierowców dodanych do programu. Ilość obsługiwanych firm nie wpływa na cenę oprogramowania. Firmy rozliczające posiadające kilka oddziałów mogą rozliczać się łącznie w ramach wspólnego pakietu kierowców. Grupujemy w takim przypadku wybrane licencje pod jedną firmę.

W trakcie testowania programu, korzystasz z pełnej wersji oprogramowania, bez żadnych ograniczeń (brak limitu aktywnych kierowców lub pojazdów).

Możesz testować nasz program i wsparcie konsultantów, aby sprawdzić, jak szybko i bezbłędnie rozliczyć 20, 50, a nawet 500 kierowców za dowolny okres!

Korzystanie z programu nie wymaga podpisywania umowy. Przy instalacji programu następuje zatwierdzenie licencji użytkownika, która zawiera ogólne zasady korzystania z aplikacji.

Zgłoszenie zawieszenia płatnej subskrypcji powoduje zablokowanie wszystkich płatnych funkcji przeliczeniowych. Należy to jednak zrobić najpóźniej 2 dni robocze przed końcem miesiąca, abyśmy zdążyli ustawić nasze systemy. W przeciwnym razie zawieszenie będzie uwzględnione dopiero od kolejnego miesiąca, a wystawiona faktura musi być uregulowana.

Program w wersji FREE (bezpłatnej) pozwala na dostęp do archiwalnych przeliczeń, wydruków oraz bieżącej analizy naruszeń (i bieżącego wczytywania plików).

Aby wznowić wszystkie funkcje programu, należy opłacić subskrypcję (np. miesięczną).

F.A.Q. – Frequently Asked Questions, czyli po staropolsku Pytania jakie zadają klienci.

Kluczowe zagadnienia jakie mogą pojawiać się przed i w trakcie pracy na programie EwiSystem®.

Rzeczy, które na pewno chcesz wiedzieć PRZED testami

Pytania, które najczęściej słyszymy od klientów

Mamy prosty i jawny cennik. I nie wiążemy umową.

1. Zasady rozliczania opłat za użytkowanie oprogramowania oraz licencjonowanie stanowisk

2. Wymagania techniczne, praca na wielu stanowiskach, bazy danych, praca zdalna.

Ile to kosztuje i jak to dokładnie wygląda?

Chcesz przetestować EwiSystem?