Webinary
Podsumowanie webinaru
1. Fundamenty: skąd się biorą problemy w rozliczeniach?
Zanim zaczniemy naprawiać, warto zrozumieć, gdzie leży źródło bałaganu. Jak powiedziałem podczas webinaru: „Będziemy chodzić do pawlaczy, do piwnicy, żeby znaleźć te elementy, które spotykamy jako firma tradycyjna kierowców”. Większość problemów wcale nie wynika ze złej woli. Przeciwnie – z braku wiedzy, powielania wzorców i tzw. zaszłości. W praktyce wiele firm działa „po staremu”, według schematów ustalanych na gębę.
Jeśli chcesz się wyróżnić jako firma profesjonalna, musisz wiedzieć, skąd wypływają pieniądze, jakie masz ryzyka i jak te procesy poukładać od podstaw.
Frazy kluczowe: rozliczanie kierowców, problemy w ewidencji, prowizorki w firmach transportowych
2. Umowa o pracę: czy na pewno odzwierciedla rzeczywistość?
Większość umów, które przeglądam, zawiera jedną wartość: minimalną krajową. A przecież każdy z nas wie, że kierowcy otrzymują co miesiąc przelewy na 9, 12, czasem 14 tysięcy złotych. Dlaczego w dokumentach jest 4 666 brutto, a w rzeczywistości wypłacamy dwa razy więcej?
To nie jest błąd formalny, ale ogromne zagrożenie wizerunkowe i prawne. Kierowca nie rozumie, za co dostaje pieniądze. Inspektor PIP podczas kontroli widzi niedopasowanie. Wypadałoby to zmienić.
Zaproponujmy umowę realną: ze stawką zasadniczą np. 6 000 brutto, do tego ryczałty za dyżur, premia A, nagroda D. To wszystko może być opisane i zgodne z przepisami.
Frazy kluczowe: umowa kierowcy, stawka zasadnicza, zgodność z przepisami, realne wynagrodzenie
3. Czy kierowcy rozumieją swoje wypłaty?
To pytanie zadaj sobie szczerze. Czy każdy kierowca potrafi powiązać dniówki, ryczałty i dodatki z przelewem, który dostaje na konto? Bo jeśli nie, to mamy problem.
Jak powiedziałem na webinarze: „Kierowca dostaje 9 624 zł. Pytanie brzmi: z czego to wynika?”. Brak jasnej komunikacji to pierwszy krok do nieufności, a potem do konfliktu. Rozwiązanie? Prosty arkusz z podsumowaniem składników wypłaty lub raport do podpisania. Tę samą tabelę możemy wprowadzić do kadrowego systemu ERP.
Frazy kluczowe: struktura wypłaty kierowcy, przejrzystość wynagrodzenia, komunikacja z pracownikiem
4. Młoteczki, czyli sztuczne nadgodziny
Kierowcy, którzy „kręcą selektorem” i ustawiaja tachograf na młoteczki, tworzą sztuczne nadgodziny. „Jak dużo będzie pracował, to będzie miał dużo nadliczbowych” – takie myślenie prowadzi do dopłat rzędu 2 000 zł na koniec kwartału.
Rozwiązanie? Uczymy kierowców, kiedy używać młoteczka, a kiedy dyspozycji. Wprowadzamy protokoły. Pokazujemy im jasno: nie chodzi o to, że nie doceniamy ich pracy, ale o to, że nadliczbowe muszą mieć uzasadnienie. W przeciwnym razie – zaburzasz sobie ewidencję i budżet.
Frazy kluczowe: tachograf młoteczki, nadgodziny kierowcy, manipulacja tachografem, protokół pracy
5. Nachodzenie się dób pracowniczych
Jeśli w Twojej ewidencji doba wtorkowa zaczyna się o 6:49, a środowa o 5:23, to masz poważny problem. Programy liczyły nadgodziny z nachodzenia się dób. To błąd.
Zgodnie z Kodeksem Pracy: doba pracownicza trwa 24 godziny od rozpoczęcia pracy. Nowa doba nie może zaczynać się w trakcie starej. To podstawowy błąd, który kosztuje Cię setki złotych miesięcznie.
Zmień ustawienie w programie ewidencji: „bez nachodzenia dób”. Sprawdź to koniecznie.
Frazy kluczowe: doba pracownicza kierowcy, błędy ewidencji czasu pracy, nadliczbowe z nachodzenia się dób
6. Ryczałty – oszacuj, zanim będzie za późno
Większość firm transportowych nie zmienia ryczałtów od lat. 100 zł za nadliczbowe, 50 zł za nocne. A kierowcy robią 80 nadgodzin miesięcznie.
Policz realnie: jeśli jedna nadgodzina kosztuje 60 zł, a kierowca robi ich 20, to ryczałt powinien wynosić 1 200 zł. I tyle wpisz w umowie. Jeśli ryczałt jest zaniżony, licz się z dopłatą na koniec okresu rozliczeniowego.
Frazy kluczowe: ryczałt za nadgodziny, ryczałt nocny, oszacowanie ryczałtów, dopłaty kwartalne
7. Sanitariaty i koszty zwrotne – jak optymalizować?
Sanitariaty to nie „fanaberia”. To realny zwrot kosztów higieny, mycia kabiny, prania pościeli czy noclegu w aucie. I co najważniejsze – są nieozusowane i nieopodatkowane.
Możesz wypłacać np. 32 euro dziennie za każdy dzień zagraniczny. Warunek: opisz to w regulaminie wynagradzania lub umowie. Taki zapis pozwala Ci obniżyć ZUS i PIT. W praktyce – oszczędzasz dziesiątki tysięcy złotych rocznie.
Frazy kluczowe: sanitariaty, zwrot kosztów kierowcy, nieozusowane składniki, optymalizacja wynagrodzeń
8. Diety wirtualne i obniżanie ZUS
Zgodnie z ustawą: 60 euro dziennie za pobyt za granicą może obniżyć podstawę ZUS. Dodatkowo 20 euro może obniżyć podstawę PIT.
To nie jest „opcja” – to narzędzie optymalizacyjne. Twoim obowiązkiem jest liczenie, czy te kwoty są wystarczające, żeby zejść do poziomu 8 673 zł brutto. Poniżej nie możesz, ale te 60 euro dziennie trzeba wykorzystać maksymalnie.
Frazy kluczowe: dieta wirtualna, obniżenie ZUS, optymalizacja podatkowa, transport międzynarodowy
9. Przejrzysta umowa to przewaga konkurencyjna
Jeśli każda firma w okolicy oferuje „na gębę”, to Ty pokaż kierowcy wzór swojej umowy. Naprawdę. „Umowa z premią, dodatkami, sanitariatami, urlopem liczonym od 8 673”. To robi wrażenie.
Wizerunek firmy transportowej zaczyna się na papierze. To nie kosztuje więcej, a rekrutacja stanie się prostsza. Kierowcy się przywiązują. Trudniej odchodzą. Pytają mniej. Rozumieją więcej.
Frazy kluczowe: oferta pracy kierowca, profesjonalna umowa, wzór umowy kierowcy, employer branding
10. Pakiet mobilności: liczy się brutto brutto
W wielu kontrolach IMI pytanie brzmi: „czy wypłaciliście co najmniej X euro za godzinę?”. Ale to nie chodzi o kwotę brutto z listy płac. Chodzi o brutto brutto, czyli koszt całkowity pracodawcy.
Dlatego ważne jest, żebyś umiał pokazać: kierowca zarobił 14 000 brutto, do tego ZUS, koszty. Koszt całkowity to np. 17 000 zł, co daje 20 euro/h. Tylko taka wartość broni Cię przed karą.
Frazy kluczowe: pakiet mobilności, kontrola IMI, wynagrodzenie brutto brutto, koszty zatrudnienia kierowcy
11. Wizerunek firmy a pozyskiwanie kierowców
Zadaj sobie pytanie: czy Twoja strona internetowa, ogłoszenia o pracę, komunikacja pokazują profesjonalizm? Czy raczej „zatrudnimy kierowcę CE, 2/1, dobre warunki”?
Przemyśl przekaz: oferujemy jasny system wynagrodzenia, przelew zawsze 2 dnia miesiąca, realna umowa, pakiet benefitów, czytelna lista płac. To działa.
Frazy kluczowe: employer branding w transporcie, rekrutacja kierowcy, strona przewoźnika, komunikacja z kandydatem
12. Zbuduj system, nie prowizorkę
Wszystko, o czym mówiliśmy, sprowadza się do jednego: system. Nie da się długo działać na żuciu gumy, trytytce i kopercie. „Sprzątamy pawlacz” – to była moja metafora.
Zacznij od umowy. Potem przemyśl ryczałty. Zadbaj o ewidencję bez nachodzących dób. Wylicz premię, sanitariaty, zastosuj diety wirtualne. Sprawdź brutto brutto. Poukładaj wszystko, krok po kroku.
I wtedy masz firmę, z której kierowcy nie chcą odchodzić.
Frazy kluczowe: system wynagrodzeń kierowców, ewidencja czasu pracy, likwidacja prowizorek, rozliczenia transportowe