Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli: Praktyczny przewodnik dla właścicieli firm transportowych

W tym artykule, bazując na doświadczeniach branżowych, które w EwiCenter już od lat służą naszym klientom, przedstawiamy konkretny, merytoryczny plan działania po otrzymaniu takiego pisma. Dowiesz się, co robić, by kontrola przebiegła sprawnie, a co najważniejsze – czego unikać, by niepotrzebnie nie eskalować problemu.

Faza 1: Opanowanie chaosu – Diagnoza i przygotowanie dokumentacji

Kontrole ITD i PIP różnią się od audytów ZUS czy Urzędu Skarbowego, które zazwyczaj delegowane są do biura rachunkowego. Kontrola transportowa uderza bezpośrednio w właściciela, kierownika transportu, spedytorów i dokumentację drogową, czyli w serce operacyjne firmy.

Co wiesz po otrzymaniu zawiadomienia?

Pismo informuje o zamiarze wszczęcia kontroli i zawiera:

1. Termin planowanej kontroli.
2. Zakres kontroli (np. czas pracy kierowców w wybranym okresie, stan techniczny pojazdów, licencje).
3. Listę dokumentów, które musisz przygotować (licencje, umowy o pracę, ewidencje, zaświadczenia lekarskie, pliki cyfrowe).

Kluczowy cel: Spokój i kompletność danych

Najważniejszym zadaniem jest zebranie i uporządkowanie kompletu wymaganej dokumentacji na wyznaczony dzień. Kontrola nie polega na „przesłuchiwaniu” (przynajmniej nie na pierwszym etapie), lecz na weryfikacji papierów i plików.

Wskazówka Eksperta:

• Nie uciekaj od kontroli, zarządzaj nią: Skontaktuj się z inspektorem prowadzącym sprawę, aby precyzyjnie ustalić, jakie dokumenty będą przedmiotem kontroli (np. dot. konkretnych kierowców lub okresów). Możesz również zawnioskować o przedłużenie terminu na przygotowanie dokumentacji, jeśli zawiadomienie przyszło w nieodpowiednim momencie.
• Wybierz miejsce kontroli: Masz prawo wybrać, czy inspekcja odbędzie się w siedzibie Twojej firmy (inspektorzy przyjeżdżają) czy w inspektoracie (dokumenty dowożone). Wiele firm preferuje drugą opcję, aby nie zakłócać pracy biura i uniknąć niepotrzebnego rozgłosu.

Faza 2: Czego absolutnie unikać – Kontrola to nie „show”

Błędy popełniane na tym etapie często prowadzą do niepotrzebnej eskalacji konfliktu i utrudniają późniejsze odwołania.

Błąd 1: Wprowadzanie „Zewnętrznego showmana”

Stanowcza rada eksperta: Nie wprowadzaj niepotrzebnie osób z zewnątrz (np. ambitnych prawników, konsultantów) do siedziby firmy w trakcie „wstępnej” kontroli dokumentów.

• Dlaczego? Zadaniem inspektora jest spokojne przejrzenie dokumentacji. Osoba z zewnątrz, która rzuca paragrafami, formalnymi wnioskami i „ćwiczy” inspektora, wprowadza niepotrzebną nerwowość i wrogość. To utrudnia swobodne działanie urzędników, co może negatywnie wpłynąć na ich późniejszą postawę i zwiększyć skrupulatność audytu.
• Ważne: Reprezentacja prawna jest niezbędna na etapie odwołań i wyjaśnień (Faza 3), ale na etapie zbierania dokumentów wystarczy pracownik znający się na dokumentacji.

Błąd 2: Improwizacja i tworzenie dokumentów „na gorąco”

Nie próbuj „tworzyć” brakującej ewidencji czy opisów wydruków na ostatnią chwilę. Skup się na uporządkowaniu tego, co masz. Jeśli korzystasz z usług zewnętrznych (np. EwiCenter), poproś o przygotowanie kompletnego zestawu na pendrivie lub płycie (pliki cyfrowe, ewidencje, zestawienia). Inspekcja wie, jak te dokumenty analizować.

Faza 3: Działanie pokontrolne i naprawa błędów

Właściwa, merytoryczna walka o swoje racje zaczyna się po opuszczeniu firmy przez inspektorów.

Kontrola w Twojej firmie zajmie 2-3 godziny. Zabiorą potrzebne dokumenty, a cała dalsza procedura będzie prowadzona korespondencyjnie – poprzez pisma z zapytaniami, protokoły pokontrolne i ewentualne decyzje o karach.

W tym momencie potrzebujesz eksperta:

• Analiza Protokołu: Prawidłowo przygotowany protokół wymaga analizy – czy naruszenia są faktycznie naruszeniami, czy wynikają z błędnej interpretacji przepisów (co w polskim prawie transportowym zdarza się nagminnie).
• Odwołania i Uzupełnienia: Zawsze masz prawo do złożenia oświadczenia, uzupełnienia dokumentacji lub wyjaśnień do protokołu. To jest moment na merytoryczne argumenty i rzucanie paragrafami – ale we właściwych pismach.

Twój Plan Działania: Konkret i bezpieczeństwo

Kontrola nie ma na celu zamknięcia Twojej firmy. Ma zweryfikować dokumentację i, w najgorszym razie, nałożyć karę (która jest ograniczona prawnie, np. do 15 000 – 20 000 zł, co pozwala ograniczyć wizję likwidacji firmy).

Jeżeli otrzymałeś zawiadomienie o kontroli i czujesz się zagubiony:

1. Obejrzyj pełny odcinek: Zrozum, jak wygląda proces i jakie są realne ryzyka. WIEDZA uspokaja!
2. Skonsultuj się z EwiCenter! Nie ryzykuj, że chaos i nerwowość pogorszą sytuację.
3. Wypełnij formularz konsultacji: Wskaż, że otrzymałeś zawiadomienie. My pomożemy Ci zarządzać procesem:
   • Uspokoimy Cię, podając realny wymiar kary w najgorszym scenariuszu.
   • Wskażemy, jakie dokumenty musisz skompletować.
   • Ustalimy, jak komunikować się z inspektorem, aby nie eskalować konfliktu.
   • Jeśli zdecydujesz się na współpracę, zapewnimy Ci kompletną, gotową dokumentację, która przejdzie kontrolę.

Nie trać energii na stres. Zleć to doświadczeniu. Kliknij poniżej i zyskaj partnera, który przeprowadzi Cię przez proces kontroli krok po kroku!