Ewidencja czasu pracy kierowców w transporcie drogowym

Czym dokładnie jest ewidencja czasu pracy kierowcy?

Ewidencja to sformalizowany dokument rejestrujący pełną aktywność pracownika lub zleceniobiorcy. Od zmian przepisów z maja 2022 roku dokument ten musi być prowadzony obowiązkowo w formie papierowej lub elektronicznej.

Prawidłowo przygotowana ewidencja zawiera precyzyjny rejestr aktywności z podziałem na poszczególne dni oraz typy czynności:

• Jazda – czyli faktyczny czas prowadzenia pojazdu,

• Inna praca – czynności takie jak załadunki, rozładunki, spięcia pasów czy dbanie o czystość pojazdu,

• Dyspozycja – czas oczekiwania na stanowisku pracy,

• Przerwy i odpoczynki – ustawowe okresy regeneracji kierowcy.

Ważne: Wyjściowym materiałem do stworzenia ewidencji są pliki cyfrowe pobrane z karty kierowcy i pamięci tachografu (bądź wykresówki z urządzeń analogowych). Te surowe dane stanowią jednak dopiero punkt wyjścia do naliczenia realnego wynagrodzenia.

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji?

Obowiązek ten spoczywa na każdym przedsiębiorcy posiadającym zespół kierowców, niezależnie od formy prawnej ich zatrudnienia.

• Umowy cywilnoprawne (zlecenie / B2B): Ewidencja jest niezbędna, aby wykazać, że kierowca otrzymał ustawowo gwarantowaną minimalną stawkę godzinową (wartości z 2024 roku są już historyczne – należy stosować wskaźniki dla 2026 roku).

• Umowy o pracę: W tym przypadku ewidencja służy do wyliczenia rozbudowanego pakietu obowiązkowych składników płacowych, do których należą m.in.:

  • wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,

  • dodatki za pracę w niedziele, święta oraz w porze nocnej,

  • wynagrodzenie za czas dyżuru i dyspozycji,

  • wynagrodzenie za przymusowe przerwy oraz przestoje.

Ewidencja czasu pracy kierowcy: przygotowujemy dokumenty

Jak zatem przygotować ten kluczowy dokument, aby pozwolił on następnie łatwo wyliczyć należne składniki dla kierowcy?

Ewidencja czasu pracy podzielona jest na dni (doby). To właśnie doba jest podstawowym wycinkiem ewidencji, w którym następuje zliczanie składników płacowych. Wynika to bezpośrednio z art. 8 Ustawy o czasie pracy kierowców.

Przykład aktywności w dobie (zrzut analizy z programu EwiSystem):

Rys. 1:

Rozpoczęcie pracy o godzinie 7:14 powoduje, że doba (i składniki w niej zawarte) są rozliczane razem do godz. 7:14 następnego dnia. To w takim właśnie okresie 24 kolejnych godzin zliczana jest praca. W tym przykładzie:

• suma jazdy (7h:36m) – czyli mowa tu o czasie prowadzenia pojazdu
• innej pracy (4h08m)
• co daje razem 11h:44m rzeczywistej pracy

Oprócz jazdy i pracy mamy widoczne dwie przerwy po 45 minut, czyli razem 1h:30m. Ten okres jest pomniejszany o przerwę 15 minut (tzw. śniadaniową) udzielaną, jeśli wymiar pracy przekraczał 6 godzin.

• te 15 minut zalicza się do czasu pracy

Podsumowując przykład:

• praca:  11h:44m (jazda + inna praca) + 0:15 (śniadaniowa przerwa) = 11h:59m
• przerwy w pracy:  1h:30m – 0:15 = 1h:15m (przerwy zalicza się do dyżuru płatnego minimum 50% stawki)

Godziny nadliczbowe w czasie pracy kierowcy

Kolejnym krokiem rozliczania ewidencji jest sprawdzenie uprawnienia pracownika do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wymiar normalnej pracy wynika z przyjętego dla pracownika systemu zatrudnienia (podstawowy, równoważny, zadaniowy) oraz ustalonego wymiaru dla danego dnia. Zatem przyjmując, że w powyższym przykładzie kierowca miał pracować normalnie przez 8 godzin (system podstawowy) a przepracował faktycznie 11h:59m, to należy mu się wynagrodzenie za 3h:59m nadliczbowych.

Gdyby jednak zastosować system równoważny, z możliwością wydłużenia wymiaru normalnej pracy do 12 godzin, wówczas w powyższym przykładzie cała praca 11:59, będzie normalnym czasem pracy i nie będą przysługiwać dodatki za nadgodziny.

Bardzo istotne jest też rozróżnienie okresu jazdy dziennej liczonego od zakończenia jednego odpoczynku do rozpoczęcia kolejnego długiego odpoczynku (RYS. 2) od doby 24-godzinnej, w której to rozliczamy czas pracy (RYS. 2).

Rys. 2. Okres jazdy dziennej wg Rozp. WE 561/2006:

Kolejna doba rozpoczyna się po zakończeniu poprzedniej (24h). Nie ma podstawy prawnej pozwalającej skracać doby i rozpoczynać liczenie nowej doby przed zakończeniem poprzedniej.

Sam fakt, że kierowca po prawidłowym odpoczynku może rozpocząć kolejny okres jazdy zgodnie z przepisami WE 561/2006, nie zmienia definicji, że zliczanie czasu pracy do ewidencji należy kontynuować do końca doby, czyli okresu 24h.

Doba nie kończy się po odpoczynku, tylko po 24 godzinach. To się nie zmieni nawet jeśli zastosujemy dopuszczalny dla kierowców indywidualny rozkład czasu pracy. Definicja doby jest stała i określona w Ustawie o czasie pracy kierowców (trwa 24 godziny).

Indywidualny Rozkład Czasu Pracy

Ze względu na specyficzny rodzaj pracy kierowców w transporcie i różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy wprowadzono możliwość ustalania indywidualnego rozkładu czasu pracy (ustalania różnych początków i zakończeń pracy). Niestety mylnie jest to interpretowane, że dzięki zastosowaniu tego zapisu w regulaminie pracy można skracać doby.

Nie zmienia się w takim przypadku definicja doby, tylko identyfikuje się zdarzenia pracy po ponownym rozpoczęciu pracy i nie zaliczamy do nadgodzin. Doba nadal trwa 24 godziny.

Przykład (RYS 3):

W tym wypadku zdarzenia po godzinie 5:30 rano nie będą zaliczane do nadgodzin. Zatem suma pracy w całej dobie nadal wynosi 11h:59m, ale nadgodziny będą naliczane tylko z pierwszej części:

6h:57m jazdy + 3h:11m innej pracy + 0:15m przerwy śniadaniowej = 10h:23m pracy

Rys. 4. Przykład dla systemu podstawowego:

Nadgodziny: 10h:23m pracy – 8h normy = 2h:23m

Do ustalania nadgodzin nie uwzględnia się zdarzeń po odpoczynku. Ignoruje się je, choć nadal, jako praca wykonana, są one do zapłacenia w tej samej dobie 24-godzinnej. Na tym właśnie polega Indywidualny Rozkład Czasu Pracy, a nie na skracaniu doby i rozpoczęciu nowej (doby) tuż po zakończeniu odpoczynku.

Podsumowanie ewidencji czasu pracy kierowców

Po odpowiednim zliczeniu pracy w dobach, ustaleniu liczby nadgodzin, dyżurów i dodatków za pracę w porze nocnej przechodzimy do pieniędzy.

Poszczególne sumy należy przemnożyć przez odpowiednie wartości stawek i dodatków a tak odpowiednie kwoty przekazać kierowcy w formie wynagrodzenia.

Wiesz, że w Twojej firmie kierowcy dostają tak zwane dniówki? Może mają premię od tak zwanego frachtu albo „wydajności” czyli przejechanych kilometrów?

Słyszeliśmy już chyba o każdym możliwym sposobie wynagradzania lub liczenia tego, ile kierowca ostatecznie zarobił.

Obecnie bardzo dużo mogą za Ciebie robić programy a w nich zastosowane automatyzacje. Dobrze ustawiony program będzie powtarzalny, co zmniejszy ryzyko pomyłek i błędnych wyliczeń, zatem nie obawiaj się.

Obejrzyj odcinek na kanale YouTube naszego Eksperta i pozna dokładniej te zagadnienia!